Eigenes ECM-System oder ERP-Modul?

Wer eine Lösung für Enterprise Content Management beziehungsweise Dokumenten-Management sucht, muss sich vorher genau überlegen, ob er ein Spezialsystem benötigt, oder ob nicht auch im ERP-System integrierte Funktionen ausreichen. [...]

ERP-Systeme erfüllen heute eine Vielzahl von Aufgaben. Um diese Aufgaben zu erledigen, stehen den Anwendern verschiedene Module zur Verfügung. Auch ein Modul mit Dokumenten-Funktionen gehört meist zu einem ERP-System. Daten in Unternehmen werden abteilungs- beziehungsweise funktionsübergreifend benötigt. Diese sind miteinander verknüpft und können im jeweiligen Kontext zusammen verwendet werden. Beispielsweise werden die Adressdaten des Kunden im CRM-Modul und die Daten des Auftragsabwicklungs-Moduls zusammen auf einer Ausgangsrechnung im Versand-Modul benötigt. Genauso wie mit den Daten des ERP-Systems verhält es sich auch mit Dokumenten: Die Dokumente aller Applikationen müssen unternehmensweit verfügbar sein. Enterprise Content Management (ECM) und Dokumenten-Management-Systeme (DMS) haben demnach wie ERP einen unternehmensweiten Charakter.

ECM-MEHRWERT
Die Prozesse rund um die Verarbeitung von Geschäftsdaten und Dokumenten aus beiden Systemen laufen somit parallel und ergänzen sich gegenseitig. Nicht selten ­bieten Hersteller von ERP-Lösungen inzwischen DMS-Module als integrierte Lösung in ihren ERP-Systemen an und können damit Funktionen wie beispielsweise das Archivieren von oder das Suchen in Dokumenten ERP-seitig abdecken. Damit stellt sich für IT-Manager die Frage, ob eine zusätzliche ECM/DMS-Lösung einen Mehrwert bietet. Folgende Aspekte sollten bei einer Entscheidung berücksichtigt werden:

1.) DMS-Module von ERP-Systemen bieten oft einen geringeren Funktionsumfang als spezialisierte ECM/DMS-Lösungen.
2.) ECM/DMS-Systeme sind technisch auf die Verwaltung von und die Suche in ­umfangreichen Dokumentenmengen hin optimiert. Bei ERP-Systemen ist das nicht notwendigerweise der Fall, was bei der ­Indexierung und Suche auch zu deutlichen Einbußen in der Performance führen kann.
3.) Funktionen des Input- und Output-Managements werden in ERP-Systemen noch recht selten angeboten. Umfassende ECM/DMS-Lösungen hingegen bieten diese Funktionen meist integriert an.
4.) Wie für alle Daten ist auch für Dokumente eine zentrale und redundanzfreie Haltung erstrebenswert. ECM/DMS-Systeme sind von Grund auf darauf ausgelegt, dies zu ermöglichen. Ein einzelnes Dokument lässt sich somit gleichzeitig verschiedenen Ordnern, zum Beispiel Vertrieb, Entwicklung, Planung, zuordnen, ohne mehrfach abgelegt werden zu müssen.
5.) ECM/DMS-Lösungen können in der Regel unterschiedlichste Dokumenten­formate handhaben und konvertieren, so dass beispielsweise auch CAD-Zeichnungen in Bereichen außerhalb der Entwicklung weiter genutzt werden können. Damit haben ERP-Lösungen oft Schwierigkeiten.
6.) Obwohl mit dem Einsatz eines ECM/DMS-Systems neben der gegebenenfalls bestehenden ERP-Lösung zunächst eine neue Schnittstelle entsteht, lässt sich in vielen Fällen die gesamte IT-Landschaft überschaubarer gestalten. Die Schnitt­stellen zwischen ERP- und ECM/DMS-Lösungen sind meist standardisiert und sehr leistungsfähig. Darüber hinaus können viele weitere Schnittstellen zum Beispiel zu E-Mail, CAD, File-Ablage eingespart oder deutlich einfacher dargestellt werden.

Ist nun das entsprechende Modul im ERP-System ausreichend oder sollte ein separates ECM/DMS-System angeschafft werden? Eine pauschale Antwort auf diese Frage lässt sich nicht geben. Letztlich hängt es von den zu unterstützenden Dokumentationsaufgaben, deren Häufigkeit, Umfang und Vernetzung ab. Eine individuelle Analyse der Geschäfts- und Dokumentenprozesse kann Klarheit in dieser Frage bringen. Allgemein lässt sich jedoch festhalten, dass mit der Unternehmensgröße das Dokumentenvolumen und die Komplexität der Prozesse steigen. Damit erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass eine spezifische ECM/DMS-Lösung sinnvoll für ein Unternehmen ist. (idg/oli)