Elektronischer Datenaustausch

EDI, also der automatisierte elektronische Austausch von Geschäftsdaten und Dokumenten, ist die logische Konsequenz der Verwendung von modernen Informations- und Kommunikationstechnologien in Unternehmen. [...]

Aus vielen Branchen ist EDI nicht mehr wegzudenken bzw. in manchen Bereichen sogar ein „Muss“ für das Entstehen von Geschäftsbeziehungen (z.B. Handel oder Automotive). Die Vorteile liegen dabei auch klar auf der Hand: „EDI ersetzt den Austausch von Bestellungen, Lieferscheinen, Rechnungen etc. per Fax, Post oder Telefon durch einen automatisierten Austausch zwischen ERP-Systemen. Dies führt zu erheblichen Kosteneinsparungen, schont Personalressourcen und minimiert die Fehlerquote.“ erklärt Christoph Rachlinger, Inhaber des auf EDI spezialisierten Welser Unternehmens map7 Consulting.  Insbesondere im Zusammenhang mit dem oft verwendetet Schlagwort „Industrie 4.0“, also der fortschreitenden Automation in der Industrie, ist die Anbindung aller an der Wertschöpfung Beteiligten notwendig. „Der digitale Austausch von Daten ist notwendig, um Informationen in Echtzeit zu verarbeiten und somit die unterschiedlichen Prozesse bedarfsgerecht und ressourceneffizient zu planen. Dies wird im Hinblick auf die globale Wettbewerbsfähigkeit immer bedeutender.“ sagt EDI-Experte Rachlinger. Bei internationalen Geschäftsbeziehungen bietet EDI eine weitere Erleichterung im Geschäftsalltag: Die Ausgabe von Informationen erfolgt im ERP System nicht nur im richtigen Format, sondern auch in der vorgegeben Sprache und Währung.
 
So viel versprechend die Vorteile des Einsatzes von EDI sind, stellt dies jedoch viele Unternehmen vor neue Herausforderungen. Je nach Anzahl der Geschäftspartner und deren Anforderungen kann eine EDI inhouse Installation mitunter sehr komplex, ressourcenintensiv und somit auf Dauer auch kostspielig werden.

EDI: INHOUSE ODER OUTSOURCING?

Muss ein Unternehmen Anforderungen im EDI Bereich von verschiedenen Partnern erfüllen, ist die Konsolidierung der eigenen IT Infrastruktur und den unterschiedlichen EDI-Anforderungen mit hohem technischem Aufwand verbunden. Eine Alternative dazu bieten EDI-Lösungen aus der Cloud. Diese Outsourcing Lösungen ermöglichen es von sämtlichen Vorteilen des Einsatzes von EDI zu profitieren, ohne dabei in Hardware, Infrastruktur oder Personal investieren zu müssen. Unternehmen können sich somit verstärkt auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und je nach Vertrag übernimmt der EDI-Anbieter sämtliche technische Konfigurationen, die Anbindung von Partnern, Monitoring, Helpdesk-Dienste und den Support. Zudem müssen sich Unternehmen auch nicht mehr selbst um die Verwaltung von Schnittstellen oder um länder- und branchenspezifische Standards kümmern.
 
Christoph Rachlinger dazu: „Die Frage welche Variante gewählt werden sollte, kann man nicht generell beantworten. EDI Lösungen müssen auf die individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens und auf die branchenspezifischen Anforderungen abgestimmt sein.  Momentan ist ein Trend in Richtung Outsourcing erkennbar, da durch die zunehmende Automatisierung natürlich auch die Komplexität im Bereich Datenaustausch steigt und sich viele Unternehmer dann eher auf das Know How von Experten verlassen, als dieses intern aufzubauen.“

PROZESSOPTIMIERUNG

Unabhängig davon ob eine interne oder externe Lösung eingesetzt werden soll, sollten sich Unternehmen im Vorfeld intensiv mit ihren Prozessen beschäftigten. Technisch ist natürlich sehr viel machbar, aber damit der automatisierte Datenaustausch bzw. die daraus resultierenden Prozessschritte reibungslos funktionieren, ist die genaue Betrachtung der Prozesse unerlässlich. „Je durchdachter und detaillierter Prozesse definiert sind, desto höher ist die Planungssicherheit und desto geringer sind Fehlerquoten. Die Analyse und Optimierung der Prozesse erleichtern aber nicht nur die technische Umsetzung von EDI-Lösungen, sondern legen meist auch Einsparungspotenziale offen.“ berichtet Christoph Rachlinger aus seinem „EDI-Alltag“. Um Prozesse optimal an die Anforderungen der Automatisierung sowie an die individuellen Gegebenheiten der Unternehmen anzupassen, ist das Zusammenspiel der internen Fachabteilungen mit externen Experten am zielführendsten. Letztere unterstützen nämlich nicht nur durch Fachwissen, sondern beugen u.a. auch der Betriebsblindheit oder einer „Das haben wir schon immer so gemacht“-Mentalität vor. (aw)