Als KMU hat die Kanzlei Karabece & Partner weder die Zeit noch das Knowhow, sich im Eigenbetrieb konsequent um die IT zu kümmern. Mit Cloud-Services verfügt das Unternehmen trotzdem über eine professionelle und wesentlich sicherere IT-Umgebung. [...]
Die Karabece & Partner Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft, eine klassische Kanzlei mit 20 Mitarbeitern, hat Cloud-Services in die IT-Strategie inkludiert. Selim Karabece, Haupteigentümer und Gesellschafter der Kanzlei, spricht im Rahmen der Initiative Trust in Cloud über das Los, „Mädchen für alles“ zu sein, über die Umsetzung von Bauchgefühlen als unternehmerische Strategie und über neue Technologien wie Cloud Computing als Akt der Befreiung.
In welcher Form beschäftigen Sie sich mit Cloud-Computing?
Selim Karabece: Auf Grund unserer Unternehmensgröße blieb die IT immer an mir hängen. Sozusagen als Mädchen für alles bin ich zudem auch für unsere Website oder für unseren werblichen Auftritt zuständig. Aus dieser Konstellation heraus ist auch der IT-Betrieb gewachsen. Historisch gesehen fängt man klein an und erreicht irgendwann eine Größe, wo dann auch die Kopfschmerzen größer werden.
Wie ist diese Entwicklung technologisch passiert?
In den letzten zwanzig Jahren hat sich unsere EDV entsprechend angereichert. Ich hatte allein sieben bis acht Server – vom Haupt- über einen Mail- bis hin zum Telefon-Server – und es gab keinen Überblick mehr. Daraus resultierte der Wunsch nach Veränderung.
Wie sollte die neue IT ausschauen, welche Zielvorstellung gab es?
Nach eingehender Analyse war klar, dass ich was Neues brauche – mit dem Ziel, möglichst viel von mir wegzubekommen. Ich wollte eine Befreiung, sprich einen Partner, der mir das alles abnimmt, auch hardwareseitig, und zudem wollte ich hier in der Kanzlei nichts damit zu tun haben. Ziel war eine möglichst flache Infrastruktur, die sich auf die Clients, auf die Leitungen und vielleicht einen Router beschränkt. Ein wichtiger Punkt war zudem das Thema Flexibilität: Wenn wir wachsen, möchte ich nicht jedes Mal daran denken müssen, ob wir neue Kapazitäten brauchen.
Welche Cloud-Services kommen in Ihrem Unternehmen bereits zum Einsatz?
Mein primärer Zugang war hier eher eine Art Bauchgefühl. Mir hat das von der Idee her sehr gut gefallen und ich bin der Meinung, dass das auch ein zukunftsweisender Weg sein wird. Ich wollte hier möglichst früh auf diesen Zug aufspringen. In der Umsetzung haben wir dann eine Mischform gefunden und einerseits die eigenen Server in das externe Rechenzentrum verlegt. Alles, was die Kommunikation betrifft, läuft bereits über die Cloud. Bedingt durch die parallel wichtige Beratung habe ich dann aber auch Dinge wie die Telefonie in die Cloud gegeben.
Ist es für Sie wichtig, Arbeitsplätze hier, aber auch an anderen Standorten zu haben, Stichwort Flexibilität?
Natürlich ist es wichtig, nicht nur ortsgebunden zu sein. Ich wollte etwa auch meinen Mitarbeitern Flexibilität ermöglichen, indem sie beispielsweise auch von zu Hause aus arbeiten können. Mit der neuen Cloud-Lösung lässt sich das nun leicht realisieren, auch für mich. Der zweite Bereich betrifft meine Klienten: Die sind daran interessiert, bei mir auch Daten anzuschauen oder bei mir mit meiner Infrastruktur zu arbeiten.
Gibt es noch weitere Erkenntnisse nach der Umstellung auf Cloud-Services?
Die Kombination von professionell outgesourcter IT-Infrastruktur und Cloud-Services ist ein Wettbewerbsvorteil meinen Klienten gegenüber: Wenn Bedarf da ist, brauch ich nicht lange nachzudenken, sondern kann sofort liefern. Generell ist die IT unser Hauptwerkzeug. Ohne IT können wir nicht mehr arbeiten. Entsprechend wichtig ist mir in diesem Zusammenhang auch der Faktor Qualität, ob das jetzt meine Server betrifft oder nun meine Cloud-Lösung. Meine Sicherheit ist zudem entsprechend groß, da ich nun immer am letzten Stand bin.
Was ist Ihnen beim Thema Sicherheit wichtig?
Für mich heißt Sicherheit, dass die Systeme nicht stehen. Ob das jetzt ein Update betrifft oder die Bereitschaft eines Servers, ich muss weitermachen können. Das ist für mich ein Hauptaspekt.
Und im Bezug auf Datensicherheit?
Persönlich bin ich da nicht so streng, aber was das Berufliche angeht, muss ich sogar sehr streng sein. Die Daten liegen jetzt auch auf einem Server in einem Rechenzentrum in einer Qualität, die ich im eigenen Haus nie, nie haben konnte. Das fängt schon bei den räumlichen Voraussetzungen an, bei Themen wie Temperatur oder eben bei Sicherheits-Updates. Ich kann nun ruhigen Gewissens sagen: Wir sind weitaus besser dran als vorher.
Betrifft das alle Bereiche?
Das betrifft auch unsere Kommunikationslösungen, unser vorher hier befindlicher Mail-Server war sicher viel angreifbarer. Es findet hier überall eine Spezialisierung, eine Professionalisierung statt, für die wir selbst nie das Fachwissen und die Zeit hätten.
Welche Entwicklungen erwarten Sie bei Cloud Computing, sowohl technisch als auch organisatorisch?
Mir fehlt da die Vorstellung, wohin es noch gehen kann. Wenn ich die Arbeitsabläufe in den frühen 1980er-Jahren mit heute vergleiche und die immense Beschleunigung sehe, dann muss ich jedoch sagen: Es wäre mir Recht, wenn auf die Bremse gestiegen würde. Wenn wir dieses Tempo weitermachen, dann wird es uns zerreißen.
Kommen wir zum Thema Integration, auch in Bezug auf die Anbindung zu den Finanzbehörden oder zu Banksystemen.
Hier wird mittlerweile vieles Online gemacht, was eine unglaubliche Arbeitserleichterung ist. Ich drücke auf den Knopf und die Steuererklärung ist weg. Aber auch da denke ich, man stößt an die Grenzen bezüglich Effizienz und Produktivität.
Sie haben aber auch ein sehr klassisches Erwerbsmodell, bekommen Zahlenmaterial von Kunden, das Sie nach einem ganz strikt gesetzlich geregelten Schema behandeln und geben das dann ab.
Wir sind zwar Steuerberater, aber was Buchhaltung und Lohnverrechnung betrifft, sind zwei Drittel unserer Tätigkeit Datenverarbeitung. Da gibt es noch einige Optimierungsmöglichkeiten, etwa beim Thema Schnittstellen oder Banken in die Buchhaltung zu integrieren. Oder auch das Thema Belegerfassung, damit man Dokumente nicht doppelt oder dreifach erfasst, jedes Mal mit den gleichen Handgriffen. Das muss sich sicher noch entwickeln, und das ist ein Software-Thema. Vieles ist wahrscheinlich schon vorhanden, man muss sich die Zeit nehmen und das einrichten.
Selim Karabece
Selim Karabece ist Haupteigentümer und -Gesellschafter der Karabece & Partner Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft. Die Hauptleistung ist die gesamte Buchhaltungsübernahme, das geht von Teilsegmenten wie Lohnverrechnung oder der rein steuerlichen Beratung über die Erstellung von Jahresabschlüssen oder Steuererklärungen bis zu Einnahmen- und Ausgabenrechnungen.
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