Entlastung der Mitarbeiter

Wien-Süd, Wohnbaugenossenschaft sowie eines der ältesten und traditionsreichsten Wohnbauunternehmen in Österreich, hat aufgrund steigender Kundenanforderungen, immer komplexerer Strukturen und sich laufend ändernden gesetzlichen Bestimmungen gemeinsam mit adesso Austria eine Digitalisierungsinitiative gestartet. [...]

Das 20 Menschen starke Finanzbuchhaltungsteam der Wien-Süd bearbeitet pro Jahr über 50.000 Eingangsrechnungen von unterschiedlichen Lieferanten und Partnern. Die Eingangsrechnungen müssen auf formelle und materielle Korrektheit geprüft werden. Bis Anfang 2018 wurden diese Aufgaben noch vollständig händisch erledigt. Die Umstellung auf einen Scanprozess und die Vergabe von Barcodes zur Verknüpfung der Rechnungen mit dem jeweiligen Vorgang im ERP-System brachten erste Erleichterungen.

Wien-Süd wächst stetig: während es vor zwanzig Jahren etwa 40 Unternehmen zu managen galt, sind es heute 140 und jedes Jahr kommen weitere hinzu. Die Finanzabteilung ist mit einer steigenden Komplexität der Strukturen konfrontiert. Es braucht eine digitale Lösung. Die Fehlerquoten im bisherigen Barcode-Prozess mussten reduziert, die Effizienz im gesamten Rechnungsverarbeitungsablauf gesteigert und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlastet werden.

Mit adesso als Digitalisierungspartner an Bord wurde auf Basis von Ephesoft Transact die gesamte formale Rechnungsprüfung automatisiert. Dies führt zu einer erheblichen Entlastung des gesamten Teams und zur Steigerung der Produktivität, denn viele Eingangsrechnungen mussten an verschiedenen Stellen korrigiert werden – sei es aufgrund geänderter Bankverbindungen, inkorrekter Adressinformationen oder weiterer relevanter Details. Eine solide, fehlerfreie Stammdatenpflege ist dabei der Schlüssel zum Erfolg.

Mit der neuen digitalen Lösung konnte Wien-Süd auch während der Hochphase der Corona-Pandemie den Rechnungseingangsprozess am Laufen halten. Dank des ortsunabhängigen Ablaufs brauchte lediglich ein Mitarbeiter der Finanzabteilung in die Zentrale von Wien-Süd fahren, um einmal täglich sämtliche Dokumente einzuscannen. Der gesamte weitere Prozess wurde aus den Home Offices mittels Webzugriff erledigt. Wien-Süd konnte in den ersten sechs Monaten die Fehlerquote mittels Ephesoft Transact auf 7,12 Prozent reduzieren – bereits 85,81 Prozent aller Rechnungen laufen über den neuen Prozess. Nur ein paar wenige Ausnahmen müssen aktuell noch händisch verarbeitet werden.

Zukünftig sollen Lieferanten ihre Rechnungen als PDF-Dokumente digital einreichen, sodass auch das Scannen wegfällt und mittelfristig werden sämtliche Eingangsrechnungen über das neue System automatisiert abgewickelt.

Im nächsten Schritt arbeitet adesso an der Ausrollung auf die Bereiche Baudokumente und Posteingang– mit dem Ziel, die Effizienz der Finanzabteilung von Wien-Süd weiter zu steigern, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu entlasten, und die Bearbeitungszeiten entscheidend zu senken.

„Unternehmen und Organisationen sollten sich zum Wohle aller Beteiligten in die Digitalisierung führen lassen und dabei nicht nur an Automatisierung denken, sondern stets einen Blick auf die gesamte Organisation, auf alle Beteiligten, Prozesse und Themenstellungen haben“, kommentiert Reto Pazderka, Geschäftsführer der adesso Austria. „Diesen digitalen Weg einzuschlagen, heißt mutig und offen für die Modernisierung der Unternehmensprozesse zu sein und auch Veränderungen zuzulassen.“

KI-Studie 2020

Welche Bedeutung KI in den Digitalisierungssstrategien von österreichischen Unternehmen generell spielt, hat adesso in einer vor kurzem erschienenen Studie herausgefunden. Grundlegend sind sich österreichische Führungskräfte der Bedeutung von KI bewusst: So sind über 80 Prozent der Befragten davon überzeugt, dass Unternehmen, die in den nächsten fünf Jahren in KI investieren, einen Wettbewerbsvorteil haben. Gleichzeitig sind sich 75 Prozent der Entscheider darüber einig, dass es mit KI gerade erst losgeht. Konkrete Projekte wie etwa KI-gestütztes Lead Scoring oder Produktentwicklung auf Basis von Nutzerdaten werden von Unternehmen noch zögerlich realisiert.

Überraschend ist die abweichende Einstellung des Top-Managements zum Thema KI, so die adesso-Studie. Ein Beispiel: Insgesamt 29 Prozent der befragten Führungskräfte gaben an, Text-Chats bereits einzusetzen beziehungsweise den Einsatz gerade zu planen. Aber nur acht Prozent der Vorstände und Geschäftsführer wissen davon. Und während zehn Prozent aller Führungskräfte sagen, dass in ihrem Unternehmen Weiterbildungsmaßnahmen rund um KI und maschinelles Lernen aktuell laufen, weiß niemand aus dem Top-Management von diesen Aktivitäten. „Für eine erfolgreiche Umsetzung einer KI-Strategie ist die Unterstützung aus der Führungsebene essentiell. Denn ein rein punktueller KI-Ansatz ist zum Scheitern verurteilt“, so Reto Pazderka.