Erfolgsfaktoren für die ECM-Einführung

Nicht selten erwarten Unternehmen, ECM mit der technischen Installation eines Produkts bereits erfolgreich etabliert zu haben. Allzu oft richtet sich der Blick nur auf die Technik und das Gefühl, ein leistungsfähiges Produkt erworben zu haben. [...]

Aus kaufmännischer Sicht macht sich ein erfolgreich eingeführtes ECM dadurch bemerkbar, dass die Kosten nachhaltig sinken und sich Prozesse in dokumentenzentrischen Abläufen, die zumeist die Kernprozesse des Unternehmens umfassen, schneller abwickeln lassen. Die mit der Ablage im Dokumenten Management System (DMS) verbundenen Kosten liegen im Erfolgsfall trotz der zusätzlich notwendigen Scan- und Indexiertätigkeit häufig niedriger als die Kosten der Papierablage, denn diese findet für jede Kopie immer wieder neu und somit mehrfach statt. Aber nicht nur die Archivierung, sondern auch die Aufbewahrung der bereits archivierten Dokumente fällt mit geordneter Datenhaltung günstiger aus als papiergebunden. Teure Stellflächen und Archiv-Verwaltungseinheiten gehören der Vergangenheit an. Vorgaben zur Aufbewahrung und zeitgerechten Vernichtung von Unterlagen erfüllen sich in ECM-Lösungen durch definierbare Regeln quasi nebenbei, und die vollständige Aktenführung ist dank der Integration aller Medien (Papier, Fax, Datei, E-Mail) gelebte Praxis.

Bei den Zugriffen werden die Vorteile eines ECM am deutlichsten, denn für alle im System abgelegten Unterlagen dauert der Abruf nur Sekunden, egal wie alt das Dokument ist. Das Suchen nach der Akte, das Warten auf die Belieferung aus dem Zentralarchiv oder der Mikrofilmstelle hat damit ein Ende. Auch finden sich die Unterlagen in aller Regel dort, wo sie zu erwarten sind. Die Suchmöglichkeiten im ECM sind klar vorgegeben und entsprechen den Ablage- und Suchanforderungen der Anwender. Einmal abgelegte Dokumente sind verlässlich an der zugewiesenen Stelle innerhalb der Akte auffindbar – ein versehentliches Löschen oder Umhängen ist praktisch ausgeschlossen.

EFFIZIENTERE PROZESSE
Die damit zusammenhängenden Prozesse lassen sich somit deutlich schneller und effizienter abwickeln. Durch die elektronische Aktenbereitstellung lassen sich Vorgänge gleichzeitig parallel bearbeiten, was die Prozess-Durchlaufzeiten in der Regel deutlich reduziert. Zusätzlich ist gewährleistet, dass Entscheidungen auf Basis der aktuellen Sachlage erfolgen. Da Akteninhalte teils vollautomatisch (sämtliche Ausgangspost), teils durch eigens hierfür betriebene Servicestellen (Scanstelle, sämtliche Eingangspost) oder für die restlichen Unterlagen durch den Anwender selbst (E-Mail- und Dateiablage) abgelegt werden – und zwar kurz nach dem Dokumenteneingang, spätestens unmittelbar nach Bearbeitung des Vorgangs – liegen die benötigten Informationen vollständig vor.

INTENSIVE PLANUNG
Für den ECM-Erfolg ist ein sauber geplantes Einführungsprojekt nötig. Auf der fachlichen Ebene müssen die dokumentenbezogenen Anforderungen analysiert werden. Neben reinen Mengenangaben müssen die Verantwortlichen Bescheid wissen über die fachlichen Anforderungen an die Dokumentenhandhabung innerhalb der Fachprozesse. Dabei sind alle Regeln und Besonderheiten aufzunehmen, etwa spezielle Papierformate oder -beschaffenheiten, die Bedeutung von Farb­informationen für die Sachbearbeitung, Aufbewahrungs- und Vernichtungspflichten und nicht zuletzt die Organisation der Papierverwahrung und -verteilung inklusive Kopien. Auch müssen sämtliche Ausgangsdokumentarten und deren Quellen ermittelt werden, wobei spezielles Augenmerk auf Rückläufer zu richten ist, also Dokumente, die selbst an Partner versendet und von diesen anschließend zurückgesendet werden, denn diese bieten häufig ein hohes Automatisierungspotenzial. Außerdem sind die Prozessanforderungen zu analysieren, und es ist festzulegen, wie ECM in die Prozesse eingebunden werden soll. Hier handelt es sich meist um Auskunftsfunktionen (Dokumentensuche und Aktenfunktion). In vielen Projekten gibt es aber auch E-Mail-ähnliche Kommunikation über elektronische Postkörbe oder Prozesssteuerungen mittels Workflow.

Aus den gewonnenen Informationen über Prozesse, Dokumente und Ablagen lassen sich die notwendigen ECM-Strukturen und -Funktionen ableiten. Dieser Schritt ist besonders wichtig für die Auswahl einer passenden Systemlösung. Dabei ist vor allem darauf zu achten, dass die wesentlichen Anwendungsfunktionen zur Suche und Ablage von Dokumenten und deren Organisation in Akten die gewünschten Prozessverbesserungen auch ermöglichen. Auf der technischen Ebene ist es wichtig, die passende Systembasis auszuwählen beziehungsweise die Komponenten und Verfahren zu ermitteln, die sich besonders gut in die bestehenden IT-Anwendungen und -Prozesse einbinden lassen. Denn das ECM wird im Lauf der Nutzung zu einer immer zentraleren Informationsquelle im Unternehmen. (idg/oli)