ERP im Dienste der Wohlfahrt

Das Wohl der Kinder in der Obhut von SOS-Kinderdorf hängt unter anderem von Geldgeschenken ab. Um diese und andere Aspekte professionell zu verwalten, führte die Hilfsorganisation Microsoft Dynamics NAV ein. [...]

Die in 133 Ländern aktive SOS-Kinderdorf-Organisation hat sich zur Führung der Finanzbuchhaltung für die weltweite Einführung von Microsoft Dynamics NAV entschieden. Die standardmäßige Mehrsprachigkeit, das flexible Berichtswesen und die moderne Systemarchitektur haben die unabhängige, nichtstaatliche soziale Entwicklungsorganisation von der Software überzeugt. NAVAX gewann als österreichischer Anbieter mit internationalem Knowhow die Projektleitung.

Seit der Gründung des ersten SOS-Kinderdorfs im Jahre 1949 wuchsen bis zum Jahr 2005 rund 90.000 Kinder und Jugendliche in SOS-Kinderdörfern und Jugendwohngemeinschaften auf. Die Vielfalt dieser internationalen Arbeit ist in der Dachorganisation SOS-Kinderdorf International vereint, in der alle autonomen nationalen Vereine miteinander verbunden sind. SOS-Kinderdorf beschäftigt weltweit etwa 20.000 Mitarbeiter.

DIE AUSGANGSSITUATION
Die Buchhaltung von SOS-Kinderdorf arbeitete mit einer individualisierten Softwarelösung. Kennzahlen sowie das Anlagevermögen konnten jedoch damit nicht abgebildet werden und der Funktionsumfang der individualisierten Softwareversion erlaubte auch keine Kostenstellen. Um die zahlreichen Geldgeschenke der Kinderdorfpaten korrekt abzurechnen, bedurfte es eines großen Zeitaufwands. Als aus technischen Gründen ein Update der Software dringend notwendig wurde, wurde der Umstieg auf eine modernere Software überlegt, mit der alle notwendigen Einsatzbereiche des SOS-Kinderdorfs abgedeckt werden können. Features wie standardmäßige Mehrsprachigkeit, eine integrierte Budgetierung oder internationaler Support gehörten zur Ausschreibung. Ein bereits eingeführtes Produkt, mit dem internationale Daten zusammengeführt und Controlling betrieben wird, erschien für das Vorhaben zu komplex und technisch schwer möglich. „Vor Ort wollten wir etwas Kleines, Feines, das leicht installierbar und bedienbar ist“, erzählt Stefan Blassnig, Projektleiter bei SOS-Kinderdorf International.

Gemeinsam mit Kollegen aus dem Finanzbereich, der EDV und regionalen Büros bildete Stefan Blassnig ein internationales Projektteam, in dem das Pflichtenheft definiert wurde, und über das die Ausschreibung an mehrere Anbieter stattfand. Die Erwartungen an das neue System reichten von einer weltweiten Ein- und Ausgabenrechnung, das Buchen auf spezielle Dimensionen, eine integrierte Budgetierung bis hin zu einem flexiblen Berichtswesen.

„NAVAX überzeugte mit Microsoft NAV im Gesamtpaket. Der Funktionsumfang war sehr gut und auch der finanzielle Aufwand traf unser Budget“, erklärt Blassnig  die Entscheidung. Großteils konnte Microsoft NAV im Standard bleiben. Anpassungen wurden primär beim Berichtswesen vorgenommen oder beim Datenaustausch, da durch die dezentrale Organisation große Datenmengen transferiert werden.

POSITIVES FEEDBACK
Auch ein zweiter Kontenplan zur Führung eines lokalen und eines globalen Kontenplans wurde installiert, und die Eingabe von statistischen Werten wurde ermöglicht. Die Systemumstellung im Pilotprojekt ging ohne großes Aufsehen über die Bühne. Das Projektteam von SOS-Kinderdorf ließ sich von NAVAX ausbilden und übernahm selbst die Einschulung aller Mitarbeiter. „Das Feedback war sofort positiv. Intern wird das neue System als intuitiv bedienbar gehandelt“, zeigt sich Projektleiter Stefan Blassnig über die Akzeptanz zufrieden. „Über die vereinfachte Verwaltung der Patengeldgeschenke freuen wir uns besonders“, berichtet er. Bei Patengeldgeschenken handelt es sich um finanzielle Zuwendungen an Patenkinder außerhalb der vereinbarten Patenschaftsbeiträge. Mussten bisher sämtliche Beträge einzeln für jedes Kind in einem SOS-Kinderdorf gebucht werden, so erfolgt dies nun durch eine individuelle Anpassung im System in einem einzigen Arbeitsschritt.

Die Möglichkeiten von Microsoft NAV nutzte das Projektteam während der Systemumstellung auch für Änderungen der internen Abläufe. Der Wunsch nach eigener Verwaltung des Anlagevermögens ist erfüllt, und das Arbeiten mit Kennzahlen erleichtert den Arbeitsalltag. Durch die Einführung der neuen Dimensionen wurde der Kontenplan vereinfacht. Die Planung der Finanzabteilung wird mit der integrierten Budgetierung unterstützt.

„Die Zusammenarbeit mit NAVAX hat sehr gut funktioniert. Wir haben vor allem die Vorgehensweise der Projektleitung in Bezug auf unsere Wünsche sehr geschätzt“, ist Stefan Blassnig mit der Entscheidung des Projektteams zufrieden. Zurzeit arbeiten 47 Mitarbeiter mit Microsoft NAV. Bald sollen 300 Mitarbeiter in allen SOS-Kinderdorf-Ländern Microsoft NAV nutzen. (pi/wf)