Nach wie vor werden bei der Einführung einer ERP-Software die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft miteinander verwechselt. [...]
Die Begriffe des Lasten- und Pflichtenhefts sind detailliert in der DIN 69901-5 beschrieben. Im ERP-Lastenheft (LH) wird laut DIN »die Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers«, sprich die Anforderungen, die das Unternehmen an seine ERP-Software stellt, festgehalten. Im Pflichtenheft (PH) geht es darum, wie die Anforderungen des Lastenhefts möglichst genau umgesetzt werden können.
Das LH wird üblicherweise von externen Beratern bzw. der Firma, die mit der Implementierung des ERP-Systems beauftragt wird, erstellt.
Das LH kann auch vom Unternehmen selbst erstellt werden. Das ist aber nicht empfehlenswert, denn die Anforderungen müssen exakt und mit Sicht auf das gesamte Unternehmen formuliert werden – insbesondere bei komplexen Anforderungen eine große Herausforderung. Dieser im LH erstellte Anforderungskatalog wird dann durch den ERP-Anbieter in Absprache mit dem Unternehmen implementiert. Daraus entwickelt sich das vom ERP-Anbieter erstellte Pflichtenheft. Es beschreibt die einzelnen Schritte, wie der Anbieter die geforderten Merkmale und Eigenschaften zu implementieren plant.
Das LH kann auch vom Unternehmen selbst erstellt werden. Das ist aber nicht empfehlenswert, denn die Anforderungen müssen exakt und mit Sicht auf das gesamte Unternehmen formuliert werden – insbesondere bei komplexen Anforderungen eine große Herausforderung. Dieser im LH erstellte Anforderungskatalog wird dann durch den ERP-Anbieter in Absprache mit dem Unternehmen implementiert. Daraus entwickelt sich das vom ERP-Anbieter erstellte Pflichtenheft. Es beschreibt die einzelnen Schritte, wie der Anbieter die geforderten Merkmale und Eigenschaften zu implementieren plant.
Anhand des PH kann das Unternehmen überprüfen, wie die im LH festgehaltenen Anforderungen umgesetzt werden und ob sie funktionieren. Stetiges Feedback und Kommunikation ist wesentlich. Das abgezeichnete PH bildet die Grundlage des Entwicklungsvertrages zwischen Unternehmen und Softwareanbieter. Das PH sollte genauestens geprüft werden. In der Praxis wird dies oft vernachlässigt und das PH einfach abgezeichnet. Doch hier können noch Missverständnisse beseitigt oder als selbstverständlich wahrgenommene und folglich bisher unerwähnte Abläufe hineinreklamiert werden.
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