Dank der wachsenden Beliebtheit von FSS-Lösungen (File Sync & Share) im Privatbereich werden diese auch am Arbeitsplatz zum Standard. Doch wie bei den meisten Technologien, die für Verbraucher entwickelt wurden, bieten FSS-Lösungen nicht die Sicherheit, die Unternehmen für den Schutz ihrer sensiblen Daten benötigen. [...]
Wie können Sie also sicherstellen, dass Daten, die über FSS-Lösungen ausgetauscht werden, für die IT sichtbar und für Endnutzer sowie für rechtliche Zwecke vollständig durchsuchbar bleiben? Hier einige Empfehlungen:
•Gehen Sie von einer Schatten-IT aus: Laut einer Studie von Osterman Research speicherten 68 Prozent der Anwender Unternehmensdaten in einer privat gemanagten FSS-Lösung – ohne Zugriffsmöglichkeit und ohne Genehmigung der IT. Gehen Sie proaktiv darauf ein.
•Hören Sie auf Ihre Kollegen: Bringen Sie in Erfahrung, wie und warum Mitarbeiter FSS am Arbeitsplatz verwenden. So können Sie die Nutzung dieser Plattform durch entsprechende Sicherheitsmaßnahmen unterstützen, z.B. durch Verschlüsselung, Back-up und eDiscovery.
•Fördern Sie Alternativen: Finden Sie ein Tool, das die für ein Unternehmen erforderliche Funktionalität, Sicherheit und Skalierbarkeit mit der Bedienfreundlichkeit einer verbraucherorientierten FSS-Lösung verbindet. Lösungen wie Edge Drive von Commvault bieten einen virtuellen Ordner, der wie eine persönliche Cloud funktioniert. Mitarbeiter können Daten genauso austauschen wie in FSS-Lösungen – jedoch ohne das Sicherheitsrisiko.
•Übernehmen Sie Verantwortung: Die Integration von FSS in Endpunkt-Datenschutzlösungen ist Aufgabe der IT. Durch Einführung entsprechender Richtlinien und Genehmigungsprozesse wird die IT die bevorzugte Anlaufstelle für Mitarbeiter, die auf der Suche nach passenden Tools sind.
•Halten Sie sich Ihre Optionen offen: Nutzer setzen auf FSS, um produktiver arbeiten zu können. Sorgen Sie dafür, dass Sie eine große Bandbreite verschiedener Geräte und Drittanwendungen unterstützen können, wenn Sie diese zusätzliche Sicherheitsebene einziehen.
* Gerhard Raffling ist Country Manager Österreich bei Commvault.
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