Gastkommentar: Drum prüfe wer sich bindet

Outsourcing ist wie eine Ehe. Im Idealfall gelingt eine stabile Partnerschaft, die das Leben erleichtert und Kosten senkt. Erwischt man aber den falschen Partner, steht man früher oder später vor einer teuren Trennung. [...]

Tatsächlich kann ein Outsourcer durch die Einführung standardisierter Prozesse Betriebskosten senken, etwa durch die Einführung eines standardisierten Störungsmanagements mit automatisiertem Workflow und entsprechender Dokumentation. Aber auch Unternehmen, die die Qualität ihrer IT steigern oder Standards einführen wollen, können das durch einen Outsourcing-Partner erreichen. Externe Experten stellen spezielles Know-how zur Verfügung und verstärken die Manpower bei großen Projekten. Dadurch freigespielte interne Ressourcen können sich verstärkt auf Kernaufgaben konzentrieren. Damit Outsourcing das leisten kann, sind entscheidende Fragen zu klären: Wo stehe ich mit meiner IT? Wo will ich hin? Welche Teile meiner IT eignen sich für Outsourcing? Die folgenden Grundsätze sollten eine Entscheidung erleichtern:
Nur klar definierte Aufgaben eines Unternehmens können an externe Partner gegeben werden! Die Entscheidung fällt zwingend Top-down.
Es ist wichtig, den zukünftigen Partner im Vorfeld genau zu analysieren. Ist der Deal abgeschlossen, wird der Outsourcer zum Teil des Unternehmens und erhält Einblicke in alle relevanten Abläufe und Entscheidungen.
Interne Probleme können niemals outgesourct werden. Vielmehr müssen Prozesse, Abläufe und Tasks im Unternehmen für den Outsourcing-Partner eindeutig definiert sein. Unstimmigkeiten haben immer negativen Einfluss auf die Kooperation.
Wenn die Kommunikation nicht funktioniert, ist Outsourcing zum Scheitern verurteilt. Deswegen ist es äußerst wichtig, projektrelevante Inhalte intern und extern zeitgerecht und verständlich zu kommunizieren.
Es muss sowohl beim Kunden als auch beim Outsourcer eine qualifizierte Kontaktperson zur Verfügung stehen, die rasch wichtige Entscheidungen treffen kann.
Werden diese Anforderungen erfüllt, ermöglicht Outsourcing langfristige Vorteile. Vor allem das Vertrauensverhältnis muss stimmen, geht es doch oftmals um sensible Unternehmensprozesse und -bereiche. Gleichzeitig kann der Outsourcing-Dienstleister nicht ohne das hundertprozentige Commitment des Unternehmens erfolgreich agieren.
* Harald Kilian ist Geschäftsführer von Itsdone.