Gastkommentar: IT-Projektrettung in wenigen Schritten

Hand aufs Herz! Könnte Ihr Projekt einem unabhängigen Blick standhalten? Eines von sechs IT-Projekten sprengt alle Grenzen, was bedeutet, dass diese im günstigsten Fall mit 70 Prozent Verspätung und 200 Prozent über dem Budget abgeschlossen werden. Das sind Zahlen, welche die Universität Oxford anhand von fast 1.500 IT-Projekten erhoben hat. [...]

Natürlich ist vorbeugen besser als heilen, aber was tun wir, wenn wir schon mitten im Sturm stehen? Zuerst muss entschieden werden, ob das Projekt eine Rettung rechtfertigt, bzw. überhaupt gerettet werden kann. Daher muss der erste Schritt die Analyse sein. Um die Grundlagen für eine tragfähige Entscheidung zu erarbeiten, sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:
1. Das Management muss eine solche Analyse ausdrücklich wünschen, weil sie mit Kosten verbunden ist und der Auditor Zugriff auf projektrelevante Unterlagen braucht.
2. Das Projektteam muss vom Management über diese Maßnahme informiert werden, weil dessen Mitarbeit unabdingbar ist.
3. Die Analyse sollte von einem Experten geleitet werden, der bisher nichts mit dem Projekt zu tun hatte.
Erfahrungsgemäß ist der dritte Punkt wichtig, weil eine externe Person, die nicht vorbelastet ist, andere Fragen stellt und sowohl die Antworten als auch das ganze Projekt mit etwas mehr Distanz beurteilt. Eine Analyse muss folgende drei Schritte umfassen:
1. Studium aller projektrelevanten Unterlagen. Meist findet man dort schon Hinweise auf Probleme und sieht häufig, dass die Projektlösung nicht mit ausreichender Genauigkeit beschrieben worden ist, was eine ganze Reihe weiterer Hürden zur Folge hat, die aufzuzählen den Rahmen dieses Kommentars sprengen würde.
2. Interview der Personen, die mit dem Projekt zu tun haben. (Projektleiter, Benutzervertreter, Lieferant, Auftraggeber)
3. Empfehlung des Auditors an das Management, ob das Projekt gerettet werden soll.
Zu diesem Zeitpunkt ist es möglich, den Aufwand einer Rettung abzuschätzen. Sollte das Management grünes Licht geben, können jetzt neue Pläne ausgearbeitet und verhandelt werden. Wenn wir es schaffen, die Grundprobleme zu finden und zu lösen, wird sich das auf zukünftige Projekte positiv auswirken.

* Brigitte Kobi ist Geschäftsführerin des Schweizer Unternehmens Pilum.