Auch der Einsatz von Informationstechnologie bringt uns nicht zwangsläufig dem papierlosen Büro näher – aber zumindest haben wir in jedem Fall einen besseren Überblick und im Idealfall eine Effizienzsteigerung. [...]
Wer in den 90er-Jahren noch gedacht hat, dass der elektronische Datenaustausch dafür sorgen wird, dass das papierlose Büro zur Realität wird, lag wohl (knapp) daneben. In der IT gibt es ja genug Vorhersagen, die sich bald als unhaltbar herausgestellt haben, also warum nicht auch in diesem Bereich. Aber worin liegt speziell hier die Ursache?
Wir Menschen sind eine tolle „Sache“, doch nur begrenzt in der Lage Information innerhalb einer vernünftigen Zeit zu speichern bzw. abzurufen und damit evident zu halten. Auch müssen Informationen aufbereitet werden, um ohne größeren Aufwand verarbeitbar zu sein. Dies gilt sowohl für das menschliche Gehirn als auch für Dokumentenmanagement-Systeme. Die gesammelten Informationen werden mit Schlagwörtern und sogenannten Meta-Informationen qualifiziert. Die so angereicherte Information lässt sich leichter verwalten und später einfacher finden.
Daher ist es wenig verwunderlich, dass solche Systeme im Zeitalter von Industrie X.0 und Internet of Things weiter an Stellenwert gewinnen. Gekoppelt mit weiteren intelligenten Systemen, die der Prozessintegration dienen, sorgen sie dafür, dass jede Endstelle und jeder Empfänger – egal ob Mensch oder Maschine – die benötigten Informationen im benötigten Format und innerhalb einer vertretbaren Zeit erhält.
Daher ist es wenig verwunderlich, dass solche Systeme im Zeitalter von Industrie X.0 und Internet of Things weiter an Stellenwert gewinnen. Gekoppelt mit weiteren intelligenten Systemen, die der Prozessintegration dienen, sorgen sie dafür, dass jede Endstelle und jeder Empfänger – egal ob Mensch oder Maschine – die benötigten Informationen im benötigten Format und innerhalb einer vertretbaren Zeit erhält.
Für Unternehmen bedeutet das mittel- bis langfristig weitere Ersparnisse auf Kostenseite. Denn diverse Berechnungsmodelle verdeutlichen, dass sich das papierlose Büro durchaus rentiert: Jede Papierrechnung kostet ein Unternehmen mindestens zehn Euro. Falls es notwendig wird, eine Mahnung auszustellen, sogar um die 26 Euro. Wie wir alle wissen, kostet eine E-Mail einen Bruchteil davon.
Jedoch zeigt auch dieses einfach Beispiel bereits: je mehr Daten oder Information verwaltet werden müssen, umso größer und intelligenter muss die Infrastruktur im Hintergrund sein beziehungsweise arbeiten. Zudem sollte man sich auch vor Augen halten, dass nicht jeder Input zu einem Output führt. Auch der Einsatz von Informationstechnologie bringt uns nicht zwangsläufig dem papierlosen Büro näher – aber zumindest haben wir in jedem Fall einen besseren Überblick und im Idealfall eine Effizienzsteigerung.
Es muss es sich auch nicht zwangsläufig um geschäftliche Dokumente im B2B-Bereich handeln. Gerade der Endkonsument ist mittlerweile an eine „just in time“-Reaktion gewöhnt. Denkt man zum Beispiel an die Freischaltung der Nutzungsrechte eines Medien-Streams eines bekannten amerikanischen Versandhandels, dann sieht man, dass hier viele Prozesse vollautomatisiert ablaufen. Da es für den verwöhnten Konsumenten vermutlich wohl nichts Nervigeres gibt als zu warten, ist jedes Unternehmen gut beraten, Informationstechnologie so effizient wie möglich einzusetzen – ob papierlos oder nicht.
* Christoph Rachlinger arbeitet für map7.
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