Gastkommentar: Wieviel Transparenz braucht die IT?

IT-Führungskräfte sind oftmals dem Vorwurf mangelnder Transparenz ausgesetzt. Die Meinung zu teuer, unflexibel, langsam und nicht serviceorientiert zu sein, ist häufig eine Rückmeldung an die unternehmensinterne IT-Abteilung. [...]

In vielen Unternehmen werden die IT-Organisationen als Cost Center oder Profit Center geführt. Oftmals fungieren sie als „exklusiver“ interner Dienstleister. Die Leistungen der IT werden mehr oder weniger transparent an den internen Kunden verrechnet. Häufig erfolgt eine Verrechnung der erbrachten Leistungen über ein Umlageverfahren, das jedoch hinsichtlich der Transparenz der Kostenentstehung sowie in der Beeinflussbarkeit durch den Kunden Mängel aufweist.

Zur Erhöhung der Transparenz der IT-Leistungen, einer verursachungsgerechten Abrechnung sowie der Schaffung einer Kundenakzeptanz müssen mit dem Abnehmer der Leistungen bedarfsgerechte und differenzierte Produkte entwickelt werden. Auch ein effizientes IT-Controlling als Steuerungsinstrument ist für die IT unabdingbar.
Wie kann nun sichergestellt werden, dass das Unternehmen jederzeit preiswerte, marktorientierte und benchmarkfähige IT-Leistungen erhält? Ein erster Schritt ist es, Leistungen und Ressourceneinsatz der IT nach außen für Leistungsabnehmer im Unternehmen transparent und nachvollziehbar zu machen. Ein IT-Servicekatalog kann hier Abhilfe schaffen. Neben der Transparenz der Services bietet der Katalog die Chance zur Standardisierung für Dienstleistungen sowie die Optimierung von Kosten. Ein Selfservice-Portal unterstützt die Transparenz der IT-Leistungen. Nach der „Amazon Methode“ wählt der Kunde die Services mit vergleichbarem Pricing und kann damit die IT-Kosten steuern.

Aber Transparenz kann durch die Kunden auch übertrieben werden. Der administrative Aufwand steigert sich für die IT, wenn jede Leistung hinterfragt wird und eine umfassende Erläuterung erwartet wird. Unter dem Motto „Einblick schafft Durchblick“, entsteht Vertrauen durch Transparenz. IT-Leiter sollten daher von einer reaktiven zu einer proaktiven Kommunikation in der Erläuterung der IT-Services übergehen und damit das Vertrauen im Unternehmen zu den Leistungen der IT gewinnen. Mit diesem Schritt lässt sich die ständige Kostendiskussion „die IT ist zu teuer“ präventiv managen.

* Johann Kandelsdorfer ist geschäftsführender Gesellschafter der EBA Executive Business Advice.