Großes Sparpotenzial mit digitalen Dokumenten

Ein typisches Büro produziert pro Jahr und Mitarbeiter rund 160 Kilogramm Papiermüll. Fast die Hälfte aller Ausdrucke landet nach einem Tag im Abfall, obwohl bereits 80 Prozent der arbeitsrelevanten Dokumente auf einem Computer gespeichert sind. [...]

Erfolgt die Bearbeitung elektronisch, kann in vielen Fällen komplett auf einen Ausdruck verzichtet werden. Davon profitiert nicht nur die Umwelt: Das Digitalisieren von Dokumenten wirkt sich auch auf der Kostenseite positiv aus. Die digitale Revolution hat Papier keineswegs überflüssig gemacht. Zwar steigt der globale Papierverbrauch nicht mehr dramatisch an, ist aber immer noch relativ hoch. Jedes Jahr werden 768 Millionen Bäume gefällt, um den weltweiten Bedarf zu decken.

Doch auch die Unternehmen kommt das papierintensive Büro teuer zu stehen, wie die nachfolgenden Zahlen zeigen: Laut Futurelawoffice.com kostet das Befüllen eines Aktenschranks mit vier Schubladen 20.000 Euro und weitere 1.600 Euro pro Jahr für dessen Verwaltung. Laut AIIM betragen die Kosten für die Ablage eines Dokuments 16, für die Suche nach einem falsch abgelegten Dokument 98 Euro. Laut dem amerikanischen Inc Magazine belaufen sich die Kosten für die Wiederherstellung eines verloren gegangenen Dokuments auf 204 Euro. Betrachtet man darüber hinaus die Kosten für das Kopieren, Drucken, Faxen, Transportieren, Aufbewahren und Entsorgen von Papier, wird das nachhaltige Senken des Papierverbrauchs auch eine Frage der Wirtschaftlichkeit.

NICHT PAPIERLOS, ABER PAPIERARM
Unternehmen können vor allem mit zwei Maßnahmen den Papierverbrauch senken. Zum einen durch eine veränderte Arbeitsweise der Mitarbeiter. Dazu gehört es beispielsweise, dass sie digital erzeugte Informationen wie Internet-Inhalte, E-Mails oder elektronische Dokumente nicht mehr ausdrucken. Laut Cap Venture sind 80 Prozent aller Informationen immer noch in Papierform vorhanden. Und das, obwohl bereits 80 Prozent der Dokumente, mit denen wir arbeiten, irgendwo auf einem Computer liegen. Elektronische Prozesse können den Weg zum papierarmen Büro ebnen.

Durch Document Imaging als zentraler Bestandteil des Enterprise Content Management (ECM) lässt sich Papier in digitale Dokumente umwandeln. So wird nur ein einziges Exemplar gespeichert, verwaltet und elektronisch verteilt. Das rechnet sich: Laut den Analysten des Verbands AIIM International kann ein Zehn-Personen-Unternehmen durch das Einscannen von Dokumenten schon nach nur vier Monaten die Investitionskosten mehr als kompensieren. Zusätzlich bringen der Betrieb eines Scanners und leicht modifizierte Prozesse innerhalb eines Jahres weitere Einsparungen von 940 Euro.

Basis für digitalisierte Prozesse sind leistungsfähige Scan-Lösungen, mit denen die Anwender ohne Erklärungs- und Schulungsaufwand ihre Dokumente auf Knopfdruck einscannen können. Die Scan-Lösung der Wahl sollte die Option bieten, gescannte Dokumente wahlweise an Faxsysteme, E-Mail-Empfänger, im Netzwerk verfügbare Drucksysteme oder einfach an Dateisysteme, nachgelagerte IT-Anwendungen sowie Sharepoint-Portale leiten zu können. Das schließt auch die Möglichkeit ein, gleich mehrere Systeme zu adressieren, etwa ein Archiv und einen spezifischen Workflow. Verfügt die Lösung zudem über eine Zeichenerkennungssoftware wie beispielsweise Abbyy FineReader, lassen sich Dokumente in durchsuchbare PDF-Dateien oder sogar in editierbare Word-, Excel- und Powerpoint-Dateien konvertieren.

Moderne Scan-Lösungen unterstützen auch mobile Mitarbeiter. Liegen die Dokumente elektronisch vor, haben sie jederzeit und von überall Zugriff auf benötigte Informationen. Zum anderen entfällt das manuelle Übertragen von Daten, etwa aus handschriftlich ausgefüllten Anträgen – und somit auch eine Fehlerquelle. Im Durchschnitt werden aus einem Baum etwa 12.500 Blatt Papier erzeugt. Mit Document-Imaging-Prozessen können Unternehmen den einen oder anderen Baum retten. Sie tragen so außerdem zum Schutz von natürlichen Rohstoffen bei, zur Müllvermeidung, Senkung von Wasser- und Luftverschmutzung sowie zur Verbesserung ihrer CO²-Bilanz und Nachhaltigkeit. Und nicht zuletzt winkt ihnen ein wirtschaftlicher Vorteil. (aw/pi)