Gut geplant ist schon gewonnen

Gerade bei der Einführung von Business-Intelligence-Tools zahlt sich eine intensive Planungsphase aus. Ein guter Start ist die Vermeidung der zehn häufigsten Ursachen für das Scheitern entsprechender Projekte. [...]

Für die Unternehmensplanung und -steuerung ist die Analyse entscheidungsrelevanter Daten, wie sie Business Intelligence (BI) bereitstellt, inzwischen unverzichtbar. Etliche BI-Projekte der vergangenen Jahre konnten jedoch die Erwartungen nicht erfüllen. Information Builders hat die zehn häufigsten Gründe für einen Fehlschlag ermittelt.

1. Unklare Anforderungen: Dass ein Unternehmen ein Berichtswesen und eine Analyse der Geschäftsdaten braucht, darin sind sich Fachabteilungen und IT schnell einig. Der nächste Schritt besteht darin, die zentralen betrieblichen Kennziffern (KPI) für die Unternehmenssteuerung festzulegen. Statt dies zu tun, beschränken sich aber viele darauf, mit einer BI-Applikation das nachzubilden, was sie zuvor mit Excel gemacht haben. Das Berichtswesen kann dann aber kaum besser sein als zuvor.
2. Falsche oder fehlende Daten: Spätestens, wenn in einem Testlauf die benötigten Informationen aus den unterschiedlichen Datenquellen zusammengesucht werden müssen, tauchen Probleme auf: Oft sind die Daten nicht aktuell oder fehlerhaft und teilweise ist der Zugriff einfach nicht möglich. Die mangelhafte Datenqualität ist ein häufiger Grund für massive Probleme in BI-Projekten. Im schlimmsten Fall zeigen sich die Schwächen erst in der Praxis.
3. Endanwender zu spät eingebunden: Schnellstmöglich nach Projektbeginn müssen die Mitarbeiter aus den Fachabteilungen involviert werden, die künftig mit BI-Applikationen arbeiten sollen. Stellt man sie später einfach vor vollendete Tatsachen, ist mit erheblichen Widerständen zu rechnen. Zumindest ausgewählte Anwender müssen frühzeitig mit einem ersten fertigen Produkt arbeiten können. So lassen sich deren Erfahrungen in der weiteren Projektarbeit berücksichtigen.
4. Vorzeigbare Ergebnisse zu spät: Oft wollen Unternehmen alle nur denkbaren BI-Anforderungen in einem langfristigen Projekt bewältigen. Diese strategische Herangehensweise ist nicht schlecht, Probleme ergeben sich aber dann, wenn das Projektteam zunächst einmal „im Verborgenen“ arbeitet und erst nach zwei Jahren Ergebnisse präsentiert. Diese werden mit Sicherheit deutlich von den ursprünglichen Erwartungen abweichen. Mehr Erfolg verspricht es, nach zwei bis drei Monaten fertige Module vorzustellen, die dann im Praxistest ihre Tauglichkeit beweisen können.
5. Fehlendes Change-Management: In jedem BI-Projekt kommt es zu Änderungen und Anpassungen der ursprünglichen Vorgaben und Ziele. Vielfach fehlt aber ein formales Change-Management. Darin ist definitiv vorgeschrieben, wie neue Anforderungen in das laufende Projekt eingebracht werden und wer über deren Berücksichtigung oder Ablehnung entscheidet. Fehlt ein solches Change-Management, entsteht schnell zusätzlicher Aufwand, und die Fertigstellung verzögert sich.
6. Gesetzliche Anforderungen: Die Zahl an Vorschriften und Regeln nimmt zu und auch Datenschutzbestimmungen werden immer strenger. Nur selten achten Projektteams von Anfang an darauf, alle relevanten Standards, Compliance-Regeln und Security-Konzepte zu berücksichtigen und darüber hinaus Vorkehrungen für die Integration künftiger Änderungen zu treffen. Wenn zusätzlich Lieferanten oder Kunden Zugriff auf Daten erhalten sollen, ist dann plötzlich Not am Mann.
7. Schlechte Dokumentation: Oft stellt sich im Verlauf der Implementierung heraus, dass keine exakte und aktuelle Dokumentation der Applikationslandschaft existiert. Das erschwert die systemübergreifende Abstimmung und Einbeziehung aller betroffenen Systeme. Ein einfaches Beispiel sind unterschiedliche Feldbezeichnungen in verschiedenen Applikationen, die erst durch eine Matching-Tabelle konsolidiert werden müssen. Die Folge ist Mehraufwand und in der Regel eine spürbare Projektverzögerung.
8. Falsche Ressourcen-Dimensionierung: Hier lassen sich zwei unterschiedliche Arten von Fehlern unterscheiden. Im ersten Fall wird der Hardwarebedarf viel zu großzügig geschätzt – die nicht benötigten Ressourcen verursachen überflüssige Aus­gaben im laufenden Betrieb. Im zweiten Fall wird der Hardwarebedarf unterschätzt, was zu mangelnder Performance und Unzufriedenheit bei den Endanwendern führt.
9. „Excel-minded“ Mitarbeiter: Viele Fachabteilungen haben jahrelang fast ausschließlich Excel verwendet, um Berichte zu erstellen und auszuwerten. Oft wollen sich die Mitarbeiter davon nicht trennen. Zudem wird der Schulungs- und Trainingsaufwand, der notwendig ist, um einer neuen Applikation im Geschäftsalltag zum Erfolg zu verhelfen, vernachlässigt.
10. Zu geringes Budget: Ein BI-Projekt, das für mehr Transparenz in den Geschäftsprozessen sorgt und Daten für eine wirk­same Unternehmenssteuerung liefert, ist nicht aus der Portokasse zu bezahlen. Häufig verzichten Unternehmen aus falscher Sparsamkeit auf entscheidende Funktionen, etwa die Einbeziehung weiterer Datenquellen oder die Bereitstellung auf mobilen Endgeräten. (oli)