Man könnte meinen, das Drucken von Dokumenten sei ein alter Hut und in Zeiten von Smartphones und Tablets eine Funktion, die »einfach da ist«. Doch das Gegenteil ist der Fall: [...]
Man könnte meinen, das Drucken von Dokumenten sei ein alter Hut und in Zeiten von Smartphones und Tablets eine Funktion, die »einfach da ist«. Doch das Gegenteil ist der Fall: Dokulife fand in einer Umfrage zum Thema Drucken unter rund 8.400 Nutzern, IT-Managern und Einkäufern heraus, dass gerade das mobiler werdende Arbeitsleben das Thema Drucken wieder auf die Agenda der IT-Abteilungen setzt. Ein Drittel der Befragten gab an, dass sie bereits von ihren Smartphones und Tablets drucken; knapp die Hälfte der Befragten würde dies zwar gerne tun, kann es aber nicht. Als Haupthindernis wurde das Fehlen der passenden Hardware genannt.
Die Mobilisierung des Arbeitnehmers ist eine Entwicklung, die viele IT-Trends angestoßen und angetrieben hat, beispielsweise BYOD oder verschiedene Aspekte der Cloud. Das Thema Drucken kann sich dem Einfluss des Mobilen ebenfalls nicht entziehen. Ist das private oder Geschäfts-iPhone an die IT-Infrastruktur des Unternehmens erst einmal angeschlossen, folgen Fragen nach den gewohnten Funktionen wie Zugriff auf Unternehmensdateien oder die Möglichkeit, Dokumente vom Smartphone oder Tablet aus zu drucken. Was im ersten Moment banal klingt, ist schwieriger als gedacht. Nur die wenigsten Drucker und Mobilgeräte sind in der Lage, direkt miteinander zu kommunizieren. Die immense Vielfalt an Geräten, Betriebssystemen und Systemversionen erschwert die Anbindung zusätzlich. Das heißt, die Hardware mag das Ausgangsproblem sein, die Lösung dafür aber ist eine geschickte Softwarelösung.
EINFACH IN DER ANWENDUNG
Diese Software-Lösung muss dabei den Bedürfnissen der Endanwender und der IT-Abteilungen gerecht werden und gleichzeitig das zahlengetriebene Management überzeugen. Für den Endanwender heißt das: Die Lösung muss in der Alltagsnutzung so einfach und praktisch wie möglich sein. Je nach Art des mobilen Endgeräts ergeben sich daraus verschiedene Möglichkeiten. Die Basisvariante funktioniert über eine E-Mail-Druck-Funktion, das heißt der Nutzer schickt eine E-Mail an das Drucksystem, das System bereitet das Dokument im Hintergrund für den ausgewählten Drucker auf und druckt es.
Apple bietet für seine Geräte eine weitere Möglichkeit über die WLAN-Druckschnittstelle AirPrint. Die Drucklösung simuliert in diesem Fall einen AirPrint-fähigen Drucker im Unternehmens-WLAN, auf den der Nutzer bequem zugreifen kann. Mit Blick auf den großen Marktanteil von Android-Geräten und der Tatsache, dass AirPrint Apple-exklusiv ist und nur begrenzt Funktionen zur Verfügung stellt, ist eine eigene Drucker-App unseres Erachtens der Königsweg. Diese stellt unter iOS, Android oder Blackberry10 dieselben umfangreichen Funktionen zur Verfügung wie aus der Windows-Welt bekannt und lässt sich quasi aus jeder anderen App heraus öffnen, um die Daten zu übergeben.
KOMFORTABEL IN DER VERWALTUNG
Die Ansprüche der IT-Abteilung gehen über die einfache Nutzbarkeit deutlich hinaus: Verwaltung und Sicherheit sind hier ausschlaggebend. Bei der Verwaltung der Druckerlösung geht es darum, dass sich die Lösung ohne großen Aufwand in bestehende Systeme integriert. Das heißt, sie muss kompatibel mit verschiedenen Betriebssystemen sein, seien es mobile Systeme oder klassisches Windows, MacOS oder Linux; sie muss außerdem mit Nutzerverzeichnissen, wie beispielsweise Active Directory oder eDirectory, kompatibel sein und gleichzeitig alle Drucker unterstützen, egal wie alt diese sind. Des Weiteren sollte die Lösung in Abgrenzung zur Standard-Windows-Druckumgebung Funktionen zur Nutzerauthentifizierung bieten, z.B. für Spezialdrucker und Plotter, sowie die Möglichkeit der Zuteilung von Druckkontingenten.
MEHR SICHERHEIT
Ein zentraler Aspekt ist die Sicherheit. Es gibt bereits eine Vielzahl von Cloud-basierenden Diensten, die die oben genannten Funktionen bieten, teils von den Druckerherstellern selbst, teils von Drittanbietern wie Google. Sie alle haben jedoch ein gemeinsames Problem. Alle Daten, die gedruckt werden sollen, verlassen das Unternehmensnetzwerk und lassen sich dann recht einfach ‚abfischen‘. Allumfassende Sicherheitsmaßnahmen eines Unternehmens würden in diesem Fall durch eine laxe Handhabung – sprich: dem vermeintlich banalen Ausdrucken eines Dokuments – konterkariert werden. Behält man im Hinterkopf, dass Papier heute und in Zukunft vor allem dann ins Spiel kommt, wenn es um delikate und verbindliche Dinge wie Vertragsabschlüsse geht, erscheint es fahrlässig, ausgerechnet hier andere Sicherheitsstandards anzulegen.
Am Ende gilt es immer, die zahlengetriebenen Kollegen im Unternehmen von der Einführung eines solchen Systems zu überzeugen. Das fällt in diesem Fall jedoch leicht. Durch die nahtlose Integration wird die komplette Druckerinfrastruktur zukunftsfähig gemacht. Hohe Investitionen in neue Geräte fallen nicht an. Noch dazu werden die Betriebskosten gesenkt, da die IT durch den vereinfachten Verwaltungsaufwand weniger Zeit mit dem Druckermanagement verbringen muss. Zu guter Letzt wird die Produktivität und auch die Zufriedenheit aller mobilen Mitarbeiter erhöht – und das sollte einem Arbeitgeber auch etwas wert sein.
* Der Autor Michael Kleist ist Managing Director Central Europe bei Novell.
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