In der Realität angekommen

Einer aktuellen Umfrage zufolge halten sich heuer nur mehr halb so viele Unternehmen für Vorreiter im Bereich Arbeitsplatz der Zukunft wie im vergangenen Jahr. Die IT-Infrastruktur und die Akzeptanz der Mitarbeiter sind die größten Herausforderungen. [...]

In Partnerschaft mit dem Umfrageinstitut IDG Research Services hat sipgate gemeinsam mit weiteren Unternehmen aus der Digitalbranche die zweite Studie zum Arbeitsplatz der Zukunft entwickelt. In Ergänzung zur Studie zum Arbeitsplatz der Zukunft aus dem vergangenen Jahr ist es nun möglich, aufzuzeigen, wie sehr sich Unternehmen und Mitarbeiter im Bereich New Work weiterentwickelt haben. Dazu wurden im Juni 2018 Top-Manager, IT-Manager, Führungskräfte anderer Abteilungen und weitere Mitarbeiter von 628 Unternehmen aus der DACH-Region zu ihren Vorstellungen über den Arbeitsplatz der Zukunft befragt und dazu, wo sie Herausforderungen und Lösungsansätze sehen.

Unternehmen weniger selbstbewusst

Rund 28 Prozent der befragten Unternehmen sehen sich heute als »relativ weit fortgeschritten« bei der Entwicklung zum Arbeitsplatz der Zukunft. Dies sind weitaus weniger Unternehmen als noch im vergangenen Jahr: 2017 gaben rund 40 Prozent der Unternehmen an, »relativ weit fortgeschritten« zu sein. Nur noch etwa 10 Prozent der Unternehmen sehen sich aktuell als Vorreiter im Bereich New Work. Im vergangenen Jahr waren es noch 20,6 Prozent.

Betrachtet man nur die Antwort der Top-Manager, zeigt sich diese Berufsgruppe weiterhin optimistisch. Von ihnen gaben rund 44 Prozent an, ihr Unternehmen sei auf dem Weg zum Arbeitsplatz der Zukunft weit fortgeschritten. Sie sind auch diejenigen, bei denen größtenteils die Verantwortung für die Entwicklung und Umsetzung der Konzepte liegen: In jedem dritten Unternehmen sind die Top-Manager federführend beim Thema New Work.

Der Arbeitsplatz der Zukunft steht bei vielen Unternehmen nach wie vor ganz weit oben auf der Agenda. Das Thema ist den Unternehmen auch dieses Jahr weitaus wichtiger als Themen wie z. B. Internet of Things. Im Schnitt ist New Work demnach direkt nach der IT-Sicherheit die wichtigste Herausforderung der befragten Unternehmen. Auf Platz drei der wichtigsten Herausforderungen steht die Personalentwicklung. Auch in der vergangenen Studie kursierte der Arbeitsplatz der Zukunft zwischen der IT-Sicherheit und der Personalentwicklung auf Platz zwei. Dies zeigt eindeutig: Die Relevanz rund um das Thema New Work ist nach wie vor deutlich gegeben. Interessant ist aber, wer dem Thema mehr Relevanz zuspricht: Für jüngere Mitarbeiter bis 29 Jahre hat das Thema New Work eine höhere Bedeutung als für Mitarbeiter ab 50. Für sie ist die IT-Sicherheit wichtiger, die wiederum für jüngere Mitarbeiter nur eine zweitrangige Rolle spielt.

Keine einheitliche Strategie

Befragt man Unternehmen nachdem Vorhandensein einer dezidierten Strategie zur Umsetzung der neuen Arbeits- und Mobilitätskonzepte, so ergibt sich eine starke Diskrepanz zwischen den Antworten der Top-Manager, der IT-Manager und den Führungskräften anderer Fachbereiche. So sagen – ähnlich wie im vergangenen Jahr – knapp 60 Prozent der Top-Manager, dass es eine Strategie für den Arbeitsplatz der Zukunft gibt. Heute sagen das jedoch nur jeder fünfte IT-Manager (23 Prozent) und jede fünfte Führungskraft aus den Fachabteilungen (21 Prozent).

Befragt man Führungskräfte zu den Herausforderungen auf dem Weg zum Arbeitsplatz der Zukunft, so ergeben sich zwei Schwerpunkte: Als größte technologische Herausforderung sehen die Befragten die IT-Infrastruktur (51 Prozent). Als größte organisatorische Herausforderung sehen die Befragten die Akzeptanz des Modernisierungsprozesses bei den Mitarbeitern – dies gaben rund 43 Prozent der Befragten an.

Die technologischen Herausforderungen haben sich nicht verändert. Auch in dieser Studie sind nach der IT-Infrastruktur die Punkte Datensicherheit (rund 49 Prozent) und Security (rund 45 Prozent) die wichtigsten Herausforderungen. Bei den organisatorischen Herausforderungen hingegen hat sich einiges getan: Waren im vergangenen Jahr noch die wichtigsten Aufgaben das Entwickeln und Einführen neuer Arbeitszeitmodelle und die Veränderung der Unternehmenskultur, so steht heute die Akzeptanz bei den Mitarbeitern an erster und deren Weiterbildung an zweiter Stelle.

Starke Diskrepanzen bei der Mitarbeiterbeteiligung

Da die Akzeptanz der Mitarbeiter für Veränderungen wichtiger denn je geworden ist, sollte klar sein, dass sie in den Prozess der Transformation eingebunden werden müssen. Schaut man sich an, wie regelmäßig Mitarbeiter über die Transformation zum Arbeitsplatz der Zukunft informiert werden, wird schnell deutlich, dass sich hier im vergangenen Jahr etwas getan hat: Nur rund 31 Prozent der Unternehmen gaben damals an, dass sie ihre Mitarbeiter regelmäßig und fortlaufend über den Transformationsprozess zum Arbeitsplatz der Zukunft informieren. Heute sind es bereits knapp 38 Prozent der befragten Unternehmen. Betrachtet man die Mitarbeiterbeteiligung bei der Entwicklung zum Arbeitsplatz der Zukunft, ergibt sich eine spannende Diskrepanz in den aktuellen Studienergebnissen: Es zeigen sich starke Unterschiede in den Antworten der jeweiligen Hierarchieebenen. 40 Prozent der Führungskräfte gaben an, Bedarfsanalysen bei den Mitarbeitern durchgeführt zu haben. Sogar knapp die Hälfte habe die Mitarbeiter zumindest befragt. Die Mitarbeiter sehen das aber anders: Nur jeder fünfte gab an, befragt worden zu sein – und fast genauso viele sagten, dass sie gar nicht zu Rate gezogen wurden.

Für rund 55 Prozent der befragten Mitarbeiter überwiegen die Vorteile und Chancen gegenüber den Risiken, die mit dem Wandel zum Arbeitsplatz der Zukunft einhergehen. Nur 27 Prozent sehen mehr Risiken als Vorteile in der Entwicklung. Die wichtigsten Chancen sind eine bessere Work-Life-Balance und mehr Freiheit, das gaben rund 47 Prozent der befragten Mitarbeiter an, gefolgt von zeitlich ungebundenem Arbeiten mit rund 43 Prozent und dem einfachen Zugriff auf alle Informationen mit rund 41 Prozent.

Das größte Risiko sehen die Befragten nach wie vor mit rund 46 Prozent in der Abhängigkeit von IT und Internetverbindung, gefolgt von der Angst vor permanenter Verfügbarkeit als Erwartungshaltung der Kunden. Auch hier gab es seit der letzten Erhebung keine Veränderung.

Mitarbeiter wollen Work-Life-Balance und mehr Freiheit

Ganz generell gilt: Die Work-Life-Balance und die zeitliche Flexibilität stehen nach wie vor ganz oben auf der Wunschliste der Mitarbeiter. Nine-to-five ist kaum noch reizvoll. Vor allem Ältere sind an mehr Flexibilität interessiert. Knapp 60 Prozent der über 40-jährigen ordnen das Thema auf den obersten zwei von acht Prioritätsstufen ein. Bei den Mitarbeitern unter 40 sinkt der Wert auf 50 Prozent. Jüngere wünschen sich eher eine exzellente IT-Ausstattung und schnellere Netzanbindung.

Korrekte Selbsteinschätzung

»Mit der zweiten Studie zum Arbeitsplatz der Zukunft haben wir einen guten Überblick darüber, was sich im letzten Jahr getan oder auch nicht getan hat. Letztes Jahr sahen sich noch 20 Prozent der Unternehmen als Vorreiter im Bereich New Work – heute sind es nur noch 10 Prozent. Der Dialog über das Thema scheint vielen bewusst gemacht zu haben, dass es um komplexe Prozesse geht. Hier stehen die meisten noch ganz am Anfang. Mit einer korrekten Selbsteinschätzung ist der erste Schritt in Richtung New Work bereits getan. Die Entwicklung neuer Arbeitskonzepte geschieht rasant, hier mitzuhalten ist weder einfach noch unbedingt nötig. Auffallend ist, dass die Akzeptanz des Modernisierungsprozesses seitens der Mitarbeiter für Unternehmen immer wichtiger wird. Ein weitere positive Tendenz, die zeigt, dass beim Wandel zum Arbeitsplatz der Zukunft die richtigen Punkte im Fokus stehen«, erklärt Tim Mois, CEO und Gründer von sipgate.