Mit dem Verschwinden der Papierberge ist die Reise in die digitale Ära noch nicht beendet. Die Anforderungen an das Output-Management werden komplexer und bieten gleichzeitig viele praktikable Möglichkeiten, Kunden individualisiert anzusprechen. [...]
Auf Seite der Endkunden steigen die Anforderungen an den erhaltenen Output enorm. Ein Beispiel: Ruft ein Kunde auf einem Versicherungsportal ein Angebot für seine individuellen Anforderungen ab, erwartet er schnellstmöglich per Knopfdruck ein fertiges Dokument – am besten direkt in der nächsten Sekunde sowie inhaltlich vollständig und in ansprechender Gestaltung. Gleichzeitig muss für die Versicherung aber die Möglichkeit einer „traditionellen“ Angebotserstellung via Post weiterhin gegeben bleiben, um alle Kundengruppen zu bedienen.
Das heißt, ein Dokument muss jederzeit in jeder Ausgabeform (Papier, PDF, E-Mail, HTML im Kundenportal etc.) einheitlich verfügbar sein. Dass dabei keine diffusen oder fehlerhaften Dokumente entstehen, klingt selbstverständlich, ist aber technisch tatsächlich nicht immer einfach umsetzbar. Um den Output eines Unternehmens auf unterschiedliche Ausgabekanäle korrekt ausgeben zu können, bedarf es technischer Meisterleistungen, die aus Kundensicht kaum wahrgenommen werden.
Das heißt, ein Dokument muss jederzeit in jeder Ausgabeform (Papier, PDF, E-Mail, HTML im Kundenportal etc.) einheitlich verfügbar sein. Dass dabei keine diffusen oder fehlerhaften Dokumente entstehen, klingt selbstverständlich, ist aber technisch tatsächlich nicht immer einfach umsetzbar. Um den Output eines Unternehmens auf unterschiedliche Ausgabekanäle korrekt ausgeben zu können, bedarf es technischer Meisterleistungen, die aus Kundensicht kaum wahrgenommen werden.
Anbieter intelligenter Outputmanagement-Lösungen sind in der Lage, diese Herausforderungen zu meistern und individualisierbare Möglichkeiten für ihre Kunden zu realisieren. So können Dokumente je nach Endverbraucher beispielsweise nicht nur textlich sondern auch grafisch ansprechend gestaltet werden. Mit dem richtigen Outputmanagement kann dadurch ein Dokument, wie etwa ein Angebot, direkt an den jeweiligen Nutzer angepasst werden: Ein und dasselbe Offert wird für eine junge Frau anders aufbereitet als für einen Pensionisten.
Mehrsprachigkeit
Individualisieren heißt auch, Output in mehreren Sprachen auszugeben – oft genug noch ein unterschätzter Faktor. Der Bedarf für mehrsprachige Dokumentenausgabe wäre in Österreich durchaus bereits gegeben, doch hier fehlt es oft an Vorstellungskraft, das umzusetzen. Andere Länder leben mehrsprachigen Output hingegen schon, oft bedingt durch mehrere Landessprachen oder durch Unternehmen, die aus einem Headquarter mehrere Märkte bedienen. Spätestens wenn die bisher einsprachige Dokumentenausgabe für Endkunden zum Problem wird, wird das Thema auch im Bewusstsein heimischer Betriebe ankommen. Doch so weit muss es nicht kommen – schon jetzt ist dieser Bedarf absehbar und die Lösungen dafür sind verfügbar sowie technisch umsetzbar.
Individualisieren heißt auch, Output in mehreren Sprachen auszugeben – oft genug noch ein unterschätzter Faktor. Der Bedarf für mehrsprachige Dokumentenausgabe wäre in Österreich durchaus bereits gegeben, doch hier fehlt es oft an Vorstellungskraft, das umzusetzen. Andere Länder leben mehrsprachigen Output hingegen schon, oft bedingt durch mehrere Landessprachen oder durch Unternehmen, die aus einem Headquarter mehrere Märkte bedienen. Spätestens wenn die bisher einsprachige Dokumentenausgabe für Endkunden zum Problem wird, wird das Thema auch im Bewusstsein heimischer Betriebe ankommen. Doch so weit muss es nicht kommen – schon jetzt ist dieser Bedarf absehbar und die Lösungen dafür sind verfügbar sowie technisch umsetzbar.
Professionelle Anbieter von Output-Management sind vorausschauend mit der Digitalisierung mitgegangen und haben in Zusammenarbeit mit Kunden intelligente Lösungen für die neuen Anforderungen erstellt. Mit einem qualifizierten Team aus Experten, wie es bei DocuMatrix der Fall ist, können diese nicht nur angepasst, sondern gänzlich für das jeweilige Unternehmen entwickelt werden. Schließlich sieht Output nicht in jedem Betrieb gleich aus. Output-Management ist weit mehr als nur Korrespondenz – es umfasst die Erstellung und den Austausch von Dokumenten, die Protokollierung sämtlicher Prozesse und reicht damit in zahleiche Abläufe des Unternehmens hinein.
Gleichzeitig besteht für Anbieter eine Kernaufgabe darin, das entsprechende Bewusstsein für Output zu schaffen und zu zeigen, dass sich selbst die komplexesten Herausforderungen durch professionelles Output-Management einfach lösen lassen.
* Markus Gruber ist COO von DocuMatrix.
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