Steigende Erwartungen der Mitarbeitenden und eine rasch wachsende Vielfalt in Sachen Technologie sind nur zwei jener Herausforderungen, die mit einem modernen Arbeitsplatz verbunden sind. Die Antwort darauf lautet: smarte, integrierte Lösungen. [...]
Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, bestehende Technologien effektiver zu nutzen. Laut der 2025-Ausgabe des »Workplace Index« von Eptura setzen 50 Prozent der Firmen durchschnittlich siebzehn verschiedene Softwarelösungen für ihre Arbeitsumgebung ein, was die Wertschöpfung erheblich beeinträchtigen kann. Zudem fehlt es oft an qualifiziertem Personal, um künstliche Intelligenz sinnvoll zu implementieren. Die größten Hindernisse sind unzureichende Integration, hohe Kosten und Datensilos, die den Zugang zu wertvollen Erkenntnissen erschweren.
Unternehmen können erhebliche Vorteile aus einer einzigen, integrierten Plattform ziehen, die Daten über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg konsolidiert. Dies ermöglicht eine nahtlose Nutzung von künstlicher Intelligenz, um Arbeitsprozesse zu optimieren. Und tatsächlich: Die Eptura-Studie hebt hervor, dass Firmen, die proaktiv digitale Transformation betreiben, einen um 50 Prozent höheren Return on Investment erzielen als solche, die reaktiv handeln.
KI-Bremser
Über die Hälfte der Unternehmen berichtet, dass fehlende Fachkenntnisse und mangelnde Integration die größten Hürden für KI-Implementierungen darstellen. 37 Prozent der Unternehmen beschäftigen elf oder mehr Vollzeitkräfte nur für die Analyse und Berichterstattung von Arbeitsdaten. Ein weiteres Ergebnis ist, dass 34 Prozent der Firmen planen, die Anwesenheit im Büro zu erhöhen, was den Druck auf Raum- und Arbeitsplatzmanagement verstärkt. Ein besonders wichtiger Aspekt ist die Automatisierung der Besucherverwaltung, die für 68 Prozent der Gebäudemanager im Fokus der nächsten zwölf Monate steht.
Die Studie zeigt, dass Unternehmen, die ihre Technologie verbinden, nicht nur Kosten für Software und Management senken, sondern auch Synergien zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen nutzen können. Beispielsweise lässt sich eine Plattform für Mitarbeitererfahrungen direkt mit Asset-Management-Lösungen verknüpfen, um Wartungsanforderungen effizienter zu verwalten.
Beschränkte Budgets
Eines der größten Hindernisse für eine umfassende Integration sind Budgetbeschränkungen. Auch bestehende Verträge mit Anbietern älterer Softwarelösungen erschweren die Umstellung. Zudem fehlt es an Modellen, die den finanziellen Mehrwert einer Integration überzeugend belegen. Die Studie empfiehlt daher detaillierte ROI-Modelle, um Entscheidungsträger für die Notwendigkeit der digitalen Transformation zu gewinnen.
Silodenken
Viele Unternehmen kämpfen mit fragmentierten Datenquellen, was die Analyse erschwert. Besonders herausfordernd ist die Nutzung mehrerer Dashboards, was 58 Prozent der Befragten als Problem identifizieren. Darüber hinaus berichten 55 Prozent von langen Datenaufbereitungszeiten, während 32 Prozent hohe Analyse- und Integrationskosten als Hindernis nennen.
Eine vereinheitlichte Plattform ist in der Lage, diesen Herausforderungen zu begegnen, indem sie ein zentrales Dashboard bereitstellt, das Echtzeitdaten für fundierte Geschäftsentscheidungen liefert. Der Zugang zu vernetzten, konsolidierten Daten kann Unternehmen dabei unterstützen, effizienter auf Veränderungen zu reagieren und strategische Maßnahmen schneller zu ergreifen.
Fokus auf automatisierte Arbeitsplatzlösungen
Eine weitere Erkenntnis der Eptura-Studie ist, dass sich die Büroauslastung über bestimmte Wochentage hinweg stark konzentriert – insbesondere Dienstag bis Donnerstag. Dies führt zu ineffizienter Raumnutzung. Unternehmen versuchen, dem mit digitalen Arbeitsplatzstrategien entgegenzuwirken. Besonders im Finanz- und Dienstleistungssektor gibt es bereits Entwicklungen in diese Richtung. 67 Prozent der Unternehmen in dieser Branche haben einen »Digital Workplace Leader« eingestellt, um hybride Arbeitsmodelle besser zu steuern.
Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes wird zunehmend von der Generation Z geprägt. Sie macht bereits 18 Prozent der Belegschaft aus und wird in den kommenden Jahren naturgegeben weiter wachsen. Als digitale Natives erwarten diese Mitarbeitenden automatisierte, datengetriebene Prozesse, die papierbasierte Abläufe ersetzen und flexible Arbeitsumgebungen schaffen.
Hybride Arbeitswelten
In seinem Beitrag »Where Is the Workplace Headed in 2025?« beschäftigt sich Roman Pelzel, Principal Consultant bei ISG, unter anderem mit hybriden und remote Arbeitsmodellen. Während einige Führungskräfte eine Rückkehr ins Büro als essenziell für Zusammenarbeit sehen, würden Studien zeigen, dass hybride Beschäftigte oft engagierter und produktiver arbeiten als ihre Kollegen vor Ort. Gleichzeitig kämpfen viele Unternehmen mit steigenden Immobilienkosten und der Frage, wie sich Machtstrukturen in dieser neuen Arbeitswelt verändern, so Pelzel.
Vorgaben zur Rückkehr ins Büro hätten sich dabei nicht als das erhoffte Allheilmittel erwiesen. Statt die Zusammenarbeit zu verbessern, stehen sie in Verdacht, stillschweigende Personalabbauprozesse zu unterstützen. Parallel dazu rücken unternehmensstrategische Themen wie Sinnstiftung und Werteorientierung immer stärker in den Fokus – insbesondere, da jüngere Generationen wie die Gen Z gezielt nach sinnstiftender Arbeit suchen. Initiativen zu Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion (DEI) sind heute fester Bestandteil vieler Unternehmensstrategien, geraten jedoch in Konflikt mit verpflichtenden Büroanwesenheiten, die laut Studien vor allem Frauen benachteiligen und höhere Fluktuationsraten nach sich ziehen. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Arbeitskräfte zu binden, die Flexibilität einfordern, und gleichzeitig ihre Reputation zu schützen.
Unternehmen, die in den kommenden Jahren erfolgreich sein wollen, müssen neue Wege in der Arbeitsgestaltung einschlagen, so Pelzel. Zusammenarbeit wird sich nicht mehr allein über physische Präsenz definieren, sondern durch den intelligenten Einsatz von KI und digitalen Tools. KI sollte dabei nicht als Ersatz für menschliche Arbeitskraft verstanden werden, sondern als Unterstützung, um Produktivität, Kreativität und Inklusion zu fördern.
Technologie wird nur dann einen nachhaltigen Mehrwert schaffen, wenn sie verantwortungsvoll eingesetzt wird. Unternehmen, die Transparenz und ethische KI-Prinzipien in den Mittelpunkt stellen, können langfristig Vertrauen aufbauen und eine stärkere Mitarbeiter- und Kundenbindung erreichen. Gleichzeitig müssen Führungskräfte überdenken, wie durch KI gewonnene Zeit sinnvoll genutzt werden kann – eine bloße Verdichtung von Aufgaben wird weder die Zufriedenheit der Mitarbeitenden noch die Innovationsfähigkeit des Unternehmens fördern.
Anwendungen bleiben zentral
Bharath Rangarajan, Senior VP of Product bei Omnissa, beschreibt in dem Artikel »Key digital workspace trends for 2025«, wie Unternehmen Cyberbedrohungen, steigende Erwartungen der Mitarbeitenden und eine wachsende technologische Vielfalt meistern können. Eine ganzheitliche Strategie, die Endpoint-Sicherheit, das Nutzererlebnis und das Management von Endgeräten verbindet, könnte daher eine entscheidende Rolle spielen. Durch die Verknüpfung von Sicherheitsmaßnahmen mit Arbeitsabläufen lassen sich Bedrohungen frühzeitig erkennen und abwehren, ohne den Betrieb unnötig zu stören. Gleichzeitig ermöglicht eine engere Verzahnung von Endpoint-Management und Nutzererlebnis-Tools eine proaktive Problemlösung, wodurch Ausfallzeiten reduziert und die Produktivität verbessert werden. Zudem lassen sich durch ein integriertes Management redundante Prozesse vermeiden, was zu geringeren Kosten und einer effizienteren IT-Verwaltung führen kann.
Unabhängig von technologischen Entwicklungen bleibt eines unverändert, so Bharath Rangarajan: Anwendungen sind der zentrale Bestandteil jeder IT-Strategie. Während mobile und cloudbasierte Lösungen mittlerweile weitgehend optimiert sind, stellt das Management klassischer Windows-Anwendungen nach wie vor eine Herausforderung dar. Die fehlende Standardisierung sorgt dafür, dass Unternehmen viel Zeit und Ressourcen in die Verwaltung, Kompatibilitätstests und Updates investieren müssen. Besonders in hybriden Infrastrukturen mit physischen PCs, virtuellen Desktops und verschiedenen Bereitstellungsmodellen kann dies zu hohem Aufwand führen. Eine moderne, einheitliche Lösung für das Anwendungsmanagement könnte hier Abhilfe schaffen, ist der Omnissa-Experte überzeugt.
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