IT Financial Management als Service

In vielen Unternehmen sind die Kosten der Informatik-Dienstleistung nicht oder nur teilweise bekannt, da die Betriebsbuchhaltung des Unternehmens auf die Unternehmenserzeugnisse und nicht auf die Dienstleistungen der Informatik ausgelegt ist. [...]

Die Folgen sind vielfältig: Auf der einen Seite bemängeln Fachbereiche die fehlende Kostentransparenz der Informatik und haben wenig Möglichkeiten, ihre IT-Servicekosten zu steuern. Auf der anderen Seite hat die IT keine Benchmarking-Möglichkeit und somit auch keine Grundlage für ihre Sourcing- oder Optimierungs-Entscheidungen. Der Aufbau eines IT Financial Managements kann diese Probleme lösen. Dieser Artikel ist ein Auszug aus einem Whitepaper, das der Berater und Buchautor Fritz Kleiner für den Geschäftsbereich Valuemation der USU Software AG geschrieben hat. Er beschreibt die wichtigsten Grundlagen und Erfolgsfaktoren für den Aufbau eines IT Financial Managements.

Grundlagen für den Aufbau des ITFM

Für den Aufbau eines serviceorientierten IT Financial Managements (ITFM) sind Grundlagen essentiell. Das IT Financial Management besteht in der Regel aus drei verschiedenen Disziplinen. Planrechnung: In der Planrechnung geht es um die Erstellung einer Vorhersage über die Service-Konsumation, die möglichen Veränderungen inkl. der Auswirkung auf den Kostenbedarf und die zu erwartenden Erlöse. Kostenrechnung: Bei der Kostenrechnung geht es um die Ermittlung der tatsächlichen Kosten für die Erbringung der Services als Grundlage für die Bestimmung der Servicepreise. Verrechnung: Bei der Verrechnung wird sichergestellt, dass die erbrachten Informatik-Services, Kleinaufträge und Projekte dem Leistungsbezieher korrekt in Rechnung gestellt werden. Jedes Unternehmen muss für sich festlegen, welche Aufgaben von dem geplanten ITFM übernommen werden sollen.

Zusammenarbeit zwischen Finanz- und IT-Abteilung

Für die Etablierung des IT Financial Managements ist die Zusammenarbeit der Finanza bteilung und der IT-Abteilung ein sehr wichtiger Aspekt. Das spezifische Wissen aus beiden Bereichen ist erforderlich, denn häufig haben die Finanzspezialisten kein Wissen über die Informatik-Services und deren Zusammensetzung, und die IT-Spezialisten sind keine Finanzfachleute und kennen die Finanzströme im Unternehmen nicht.

Servicestruktur definieren

Für das IT Financial Management ist die Unterscheidung von zwei Service-Arten aus Sicht der IT sehr wichtig: Auf der einen Seite gibt es Services, die das Fertigerzeugnis beschreiben, die sogenannten Business IT Services (BITS) oder auch Customer-facing IT Service. Dies sind zum Beispiel Desktop-Arbeitsplatz-BITS, E-Mail and Collaboration-BITS oder auch Services, die auf den Geschäftsanwendungen basieren, zum Beispiel Produktionsplanung-BITS oder Logistik-BITS. Auf der anderen Seite gibt es Komponenten, die Halbfertigerzeugnisse beschreiben, aus denen die Business IT Services zusammengebaut werden – die sogenannten IT Services (ITS) oder auch supporting IT Services.

Serviceabhängigkeiten in der CMDB abbilden

Die Configuration Management Database (CMDB) wird zu einem wichtigen Datenlieferanten. Neben den technischen Configuration Items (CIs), zum Beispiel Server-Boxen, Datenbanken oder RZ-Switches, werden auch die IT Services und Business IT Services in der CMDB abgebildet. Zusätzlich ist es notwendig, spezielle finanzorientierte Attribute auf Stufe der technischen CIs in der CMDB einzuführen. Diese bilden ab, welche Mengenanteile eines IT Services für eine bestimmten Business IT Service notwendig sind.

Bei der Etablierung des ITFM empfiehlt es sich, drei Kosten-/Verrechnungsgruppen zu unterscheiden. Die Unterscheidung ist nicht nur in der Kostenrechnung, sondern auch bei der Verrechnung der IT-Leistung hilfreich, da mit diesen die Komplexität vereinfacht wird.
Change the Business (CtB): Unter diese Gruppe fallen alle großen und mittleren Veränderungen oder der Aufbau von neuen Services im Rahmen von Projekten beziehungsweise Releases. Maintain the Business (MtB): Damit nicht für jede kleine Änderung ein Budget erstellt werden muss, wird vielfach ein MtB-Budget als Sammeltopf für kleine Veränderungen pro Business IT Service festgelegt. Run the Business (RtB): Diese Gruppe repräsentiert alle Aufwendungen, die in Verbindung mit der Betriebsleistung, basierend auf den im SLA vereinbarten Service Levels für die entsprechenden Business IT Services, stehen.

Detailtiefe begrenzen

Die Ermittlung der Kosten für die Servicekonsumation ist immer nur ein Annäherungsverfahren. Insbesondere bei Shared Services ist es extrem aufwendig, eine genaue Erhebung der effektiven Konsumation vorzunehmen. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, die Kosten von Shared Services, die keine hohen Kosten verursachen, über ein einfaches Umlageverfahren zu verteilen.

Ermittlung der IT Kosten basierend auf den IT Services

Im Bereich der RtB-Kostengruppe werden die Kosten, wo immer möglich, auf die IT Services (im ITFM-Modell nach Kleiner sind dies «Vorkostenträger») verbucht. Dazu werden Arbeitszeiten der IT-Mitarbeitenden direkt auf die entsprechenden IT-Services gebucht. Auch Lieferantenrechnungen werden, wo immer möglich, den IT-Services zugewiesen. So werden die Kosten für den Betrieb der IT-Services (Vorkostenträger) ermittelt.

Zur Ermittlung der Kosten für die Business IT-Services (Endkostenträger) werden nun die Kostenanteile der IT-Services summiert, die zur Erbringung des Business IT-Service notwendig sind. Die entsprechenden Informationen, das heißt welche IT-Services mit welchen Mengenanteilen berücksichtigt werden müssen, werden aus der CMDB gelesen. Neben der RtB-Kosten werden im ITFM auch die Kosten für einzelne Projekte (CtB) und die Kosten für Kleinaufträge (MtB) mit einem entsprechenden Budget ermittelt und ausgewiesen.

Verrechnung der Business IT Services

Bei der Verrechnung müssen zwei Fälle unterschieden werden. Ist die Informatik ein reines Cost Center, soll also keine Gewinne erwirtschaften, werden die reinen Servicekosten verrechnet. Ist die Informatik ein Profit Center, werden Servicepreise verrechnet, die eine Marge beinhalten. Letztlich werden die zu verrechnenden Kosten durch Multiplikation der Servicekosten- beziehungsweise Preise mit den tatsächlichen abgerufenen Servicemengen ermittelt.

Die Etablierung des ITFM im Unternehmen ist ein Projekt mit einer nicht zu unterschätzenden Komplexität. Deshalb empfiehlt sich, zu Beginn das Wissen eines erfahrenen Beraters und ein funktional gutes ITFM-Tool, wie zum Beispiel USU Valuemation, zu nutzen.

Dieser Artikel ist ein Auszug aus einem umfangreichen Whitepaper, das hier heruntergeladen werden kann.

*Martin Landis ist Business Unit Manager bei USU AG