Frischeis, österreichischer Großhändler in Sachen Holz und Holzwerkstoffe, hat sein Rechnungsarchiv auf Vordermann gebracht und innerhalb von zwei Monaten vier Millionen Belege aus der AS/400-Welt migriert. Mit Infoshare von Kendox alles kein Problem. [...]
J. u. A. Frischeis bietet als Großhandelsunternehmen in 14 Ländern und an knapp 50 Standorten Schnittholz, Furniere, Platten, Bauelemente und Dienstleistungen an. In Österreich, Tschechien, der Slowakei und Ungarn sowie in Kroatien ist Frischeis Marktführer.
Im Geschäftsbetrieb fallen jährlich über eine Million Belege an, die sicher verwahrt werden müssen. Das bisherige Archiv-System von Frischeis umfasste die elektronisch gespeicherten Rechnungen für den österreichischen und deutschen Markt, während die anderen Auslandsniederlassungen nur Papierbelege verwahrten. »Unser altes IBM AS/400 Spool-File-basiertes System war zwar eine sehr schlanke Lösung, aber nicht mehr zeitgemäß. Es unterstützte weder die neuesten Releases der Server-Plattform, noch ließ es das Speichern zusätzlicher Dokumente zu, wie PDF von Angeboten, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheinen. Daher suchten wir nach einem modernen System, das den revisionssicheren Archivbetrieb nahtlos fortsetzen kann«, beschreibt Markus Schlaghuber, IT-Services J.u.A. Frischeis, die Ausgangslage.
»Im Zuge der Evaluierung einer passenden Lösung gelangten wir über einen unserer IT-Lieferanten zu Kendox. Nach einem ausgiebigen Vergleich mit drei anderen Produkten und einer überzeugenden Praxisdemo bei einem Referenzkunden entschieden wir uns schließlich für die Info-share-Software von Kendox«, erklärt Schlaghuber. »Maßgebend war die Möglichkeit, die bisherige AS/400-Plattform und auch das bestehende ERP-System zu integrieren. Außerdem ist die Lösung einfach konfigurierbar, mehrsprachig, beliebig erweiterbar und benötigt keine Client-Installation bei den Anwendern. Darüber hinaus konnte eine einfache Lösung zur Migration des Alt-Archivs bereitgestellt werden. Schließlich waren uns auch der Support vor Ort und die hohe Flexibilität des Anbieters wichtig«, so der IT-Experte.
IN KURZER ZEIT ZUM ECHTBETRIEB
Die zentrale Installation der neuen Archivierungs-Software, die Umstellung vom Alt- auf das neue System und die Einrichtung der Schnittstellen zum ERP-System gingen sehr schnell über die Bühne. »Der Gesamtprozess hat drei Monate in Anspruch genommen. Beginnend bei der Lieferung der Schnittstelle, dem Testen und dem Ausrollen in allen Ländern. Die Migration der Belege selbst hat zwei Monate gedauert«, so Schlaghuber. Das Ganze ging fast völlig reibunsglos von der Hand, wie der Projektverantwortliche gegenüber der COMPUTERWELT betont: »Es konnte passieren, dass im Altarchiv eine Rechnung mehrmals abgelegt war. Beim Respoolen haben wir versucht, alle Versionen zusammenzufassen. Es ist möglich, dass die Zusammenlegung nicht funktionierte und eine Rechnung auch jetzt mehrmals im Archiv zu finden ist. Als Projektleiter sind mir sonst keine Probleme bekannt.«
Mit Jahresbeginn 2012 ging die neue Lösung in den Echtbetrieb. »Im Umsetzungsprozess konnten wir gleich kleinere Bugs beseitigen und Funktionen wie die Rearchivierung selbst einrichten. Denn es war auch Ziel, das System verstehen, bedienen und selbst konfigurieren zu können«, so Schlaghuber. Über die Single-sign-on-Anmeldung ist es nun allen Mitarbeitern möglich, direkt aus dem ERP-System auf die archivierten Daten zu gelangen.
RASCHER ZUGRIFF AUF BELEGE
Die Frischeis-Mitarbeiter in Österreich und in den ausländischen Niederlassungen können nun über die Suche nach Indexnummern (Kunden- oder Belegnummer) rasch und einfach auf die entsprechenden Belege aus dem zentralen Archiv zugreifen und damit schneller als bisher Kundenaufträge nachvollziehen. »Bei den Altbelegen haben wir keinen umfassenden Index generiert, sondern einen groben: Rechnungsnummer, Kundennummer und eventuell der Name. Bei den neuen Belegen lassen sich wesentlich mehr Informationen verarbeiten. Wir können jetzt zum Beispiel Dokumente nach Steuerschlüssel, Postleitzahl u.v.m. filtern. Wenn neue Anforderungen kommen, sind wir in der Lage, die Indexinformationen diesen Anforderungen anzupassen«, so Schlaghuber.
Dabei unterstützt das Kendox-System dank Unicode die unterschiedlichen Anwendersprachen und garantiert hohe Datensicherheit. Denn die Belege sind bis zu einer gesetzten Frist nicht löschbar, zudem sind die Server im Rechenzentrum geschützt untergebracht. Auch die SQL-Datenbanken werden regelmäßig gesichert. »Wir sind mit der Kendox-Lösung hoch zufrieden, denn das offene und klar strukturierte System funktioniert zuverlässig, ist skalierbar und bietet viele funktionelle und technische Möglichkeiten. So planen wir, eine eigene Anbindung herzustellen, um Liefer- und Gegenscheine zu archivieren«, beschreibt Schlaghuber den Nutzen. »Dann ist es beispielsweise auch möglich, alle gegengezeichneten Lieferscheine einer Tour zu importieren und systematisch abzulegen. So kann der gesamte Lieferprozess rasch und einfach nachvollzogen werden.«
SYSTEMERWEITERUNG GEPLANT
Im nächsten Schritt soll der manuelle Dokumentenimport freigeschaltet werden, um sämtliche relevanten Dokumente zu einem kundenbezogenen Auftrag verwahren zu können. »Zusätzlich wird das neue Kendox-Release in Kürze weitere nützliche Features, wie die Outlook-Integration oder Druckfunktion direkt aus dem Rich Internet Web Client zur Verfügung stellen. Damit wollen wir das System Schritt für Schritt ausbauen. Die neue Plattform bietet langfristig großes Einsparungspotenzial und sollte sich in relativ kurzer Zeit amortisiert haben«, resümiert Schlaghuber. Die Wahl für die Rich Internet Appliaktion (RIA) fiel aus einem einfachen Grund: »Wir haben über 1.000 PC im Unternehmen. Wir wollten keine Software auf jeden PC installieren, und haben uns daher für die Web-Browser-Lösung entschieden. Man muss sie nur einmal zentral am Server konfigurieren«, sagt der Projektleiter. Neben Infoshare und dem RIA-System kommen die Kendox-Module Cold und Batch zum Einsatz. (su)
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