„Jenseits von Excel und Bauchgefühl“

Projekte werden immer komplexer, Anforderungen ändern sich schnell. Gefragt ist professionelles Projektmanagement. [...]

Projektmanagement gilt in Unternehmen als der große Wettbewerbsvorteil der Zukunft. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie der InLoox zusammen mit der Ludwig-Maximilians-Universität München. Befragt wurden 135 Projektleiter, Führungskräfte und Personen mit Projekterfahrung, hauptsächlich aus der Informations- und Kommunikationsbranche, dem Dienstleistungssektor und dem verarbeitenden Gewerbe.

Die Projektlandschaft verändert sich. Das gibt ein Großteil der Befragten an. Projekte werden immer komplexer, weil Kunden ihre Anforderungen schneller ändern und ihre Ansprüche steigen. Auf diese Herausforderung müssen Unternehmen reagieren, um im Wettbewerb bestehen zu können. Für 81 Prozent der Befragten führte die Schwierigkeit im Projektalltag den Überblick zu behalten, zur Suche nach einer Projektsoftware. 73 Prozent gaben die steigende Bedeutung der Projektarbeit im Unternehmen als ausschlaggebenden Grund für die Beschäftigung mit dem Thema an und für 58 Prozent war die fehlende Effizienz innerhalb der Projektarbeit ein wichtiges Motiv.

Neben dem Optimierungsgedanken führen aber auch akute Probleme in Projekten zur Auseinandersetzung mit dem Thema Projektmanagement-Software: Bei 52 Prozent der Teilnehmer waren schon einmal Informationen im Projektalltag untergegangen, bei 45 Prozent war eine ungleiche Ressourcenauslastung und bei 44 Prozent Probleme durch die fehlende Projektdokumentation die Ursache für die Beschäftigung mit dem Thema. Die Befragten konnten jeweils mehrere Gründe angeben.

Auch die Experten in den qualitativen Interviews sahen den Optimierungsgedanken als hauptsächlichen Bedarfsauslöser, weil, so einer der Befragten, „man sich nicht mehr in der Lage gesehen hat, eben diese Größe von Projekten mit Excel oder Bauchgefühl zu steuern.“

Während der Optimierungsgedanke dazu führt, dass eine Projektmanagementlösung im Unternehmen eingeführt wird, steht und fällt die Kundentreue mit der Anwenderfreundlichkeit und der Flexibilität. Bei 70 Prozent der Befragten führte eine unternehmensinterne Veränderung zum Produktwechsel, weil das bisherige Produkt sich nicht an die neuen Gegebenheiten anpassen ließ. Fehlende Usability war für 58 Prozent der Befragten der Grund für einen Produktwechsel.

MEHR MITSPRACHE BEI KLEINEREN UNTERNEHMEN
Die Einführung einer PM-Lösung ist laut Studienergebnissen Chefsache – das Top-Management ist in allen Phasen der Auswahl entscheidend beteiligt. Der Impuls für die Suche nach einer PM-Software geht in 27 Prozent der Fälle vom Projektmanager aus, doch in immerhin 22 Prozent der Fälle auch von der Geschäftsführung. Die Entscheidung für ein Produkt liegt dann letztlich in 37 Prozent der Fälle wiederum bei der Geschäftsführung, gefolgt von der Abteilungsleitung mit 25 Prozent.

Dabei wurde die Entscheidung für ein bestimmtes Produkt in Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern demokratischer gefällt als in Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern. In kleinen Unternehmen wurde den Mitarbeitern dabei signifikant mehr Mitspracherecht eingeräumt. (pi/wf)