Kein Mehlstaub mehr im Prozess

Dank der automatischen Verarbeitung von Lieferdokumenten durch Scanpoint stehen der Bäckerei Haubi’s relevante Dokumente bereits am nächsten Tag zur Verfügung, statt erst Tage später. [...]

Die Anton Haubenberger Gmbh, kurz  Haubi’s, hat sich auf tiefgefrorene vorgegarte Teiglinge wie Semmeln, Kleingebäck, Snacks, Brot, Jourgebäck, etc. spezialisiert und ist in diesem Bereich Mitteleuropas Nummer Eins. Rund 5.000 Kunden werden täglich beliefert und die Produkte der österreichischen Traditions­bäckerei sind sogar in Dubai und China gefragt. Neben den Standorten in Österreich betreibt Haubi’s Tochterunternehmen in Italien und Kroatien und verfügt über eine eigene Logistik samt Fuhrpark sowie eine ernährungswissenschaftliche Abteilung und Produktentwicklung.

Die Erfolgskurve der Bäckerei zeigt steil nach oben. 2011 wurde begonnen, ein Filialnetz am österreichischen Markt zu etablieren und auch die Exportquote steigt. Aufgrund des Wachstums hat es in der Vergangenheit oft Tage gedauert, bis die mehr als 1.800 täglich anfallenden Lieferdokumente, die von den Fahrern und Spediteuren entgegengenommen werden, den zuständigen Mitarbeitern zur Bearbeitung übergeben werden konnten. „Die Abteilung, die sich vorher um das Einscannen der Lieferdokumente gekümmert hat, hat das eigentlich nur so nebenbei gemacht, wenn gerade Zeit war“, erklärt Thomas Handl, Leiter Organisation & IT bei der Anton Haubenberger GmbH, im Gespräch mit der COMPUTERWELT. Eine unbefriedigende Lösung, da die Dokumente eigentlich am nächsten Tag schon gescannt, archiviert und nachbearbeitet sein sollten.

Auf der Suche nach einer besseren Lösung gab es zwar die Überlegung, eigenes Personal aufzubauen, „aber es ist nicht gerade ein sexy Job dazusitzen und Dokumente einzuscannen, und außerdem ist das nicht unsere Kernkompetenz“, begründet Handl die Entscheidung, diesen Prozess auszulagern. Die Entscheidung fiel auf die Post-Tochter Scanpoint, die sich inzwischen seit Mitte 2010 um die Digitalisierung der Transitpapiere – das sind Lieferscheine, Retour- und Warenbewegungsscheine sowie Rücksendeformulare – sowie die anschließende Bereitstellung der Dokumente kümmert.

Zu diesem Zweck wurde von Scanpoint eine Business-Center-Adresse eingerichtet, über die der Eingang sämtlicher Dokumente erfolgt. Dabei handelt es sich um ein Postfach, das sich direkt in einem der Briefverteilzentren der Post befindet. Die Transitpapiere werden von den Haubenberger-Fahrern in einem Sammelkuvert oder Kleinstpaket über den Postweg aus ganz Österreich verschickt. Bereits in der Nacht werden diese Sendungen aussortiert und um sechs Uhr in der Früh von Scanpoint geöffnet, aufbereitet, nach Inhalten klassifiziert und digitalisiert. Die Dokumente, inklusive der extrahierten Daten, werden nach der Digitalisierung auf einem FTP-Server als PDF zum Download zur Verfügung gestellt. Dementsprechend können die Haubenberger-Mitarbeiter nun bereits am Vormittag auf alle relevanten Lieferdokumente des Vortages zugreifen.

SPÜRBARE ENTLASTUNG
„Wir haben nun einen einfachen, schlanken Prozess“, erklärt Handl die Vorteile der Zusammenarbeit mit Scanpoint. „Unsere Fahrer müssen die Dokumente nur in ein Postkuvert geben und in irgendeinen Postkasten werfen. Damit ist das Thema erledigt. Wenn alles richtig geliefert wurde, brauchen sie sonst gar nichts tun.“ Gibt es eine Falschlieferung, dann muss der Fahrer  ein eigenes Feld am Lieferschein ausfüllen und eine eventuelle Rücknahme von Leergut wird ebenfalls vom Fahrer am Lieferschein erfasst. Das Zurückbringen der Dokumente ins Büro und die Verteilung der Dokumente dagegen entfällt. „Zudem müssen wir uns nicht mehr um die Hardware kümmern. Als Produktionsunternehmen ist bei uns der Mehlstaub allgegenwärtig und die Aufgabe Scanner zu reinigen, fällt nun weg“, sagt Handl.

Auch im Backoffice sorgt das Service von Scanpoint für Entlastung. Abgesehen vom Scannen an sich muss sich niemand mehr Gedanken über die Sortierung von Formularen, Klammern oder Schmierflecken auf den Dokumenten machen. „Das macht alles Scanpoint und wir bekommen statt Papier Daten“, erklärt Handl. Für die Auftragsbearbeitung bedeutet das, nicht mehr Tausende Belege durchschauen zu müssen, um die fünf bis zehn herauszufiltern, die nachbearbeitet werden müssen, weil die Lieferung falsch war. Die Dokumente werden nun automatisch beschlagwortet, sowie in das Navision-ERP-System verschoben. „Die Auftragsbearbeitung hat damit aus Navision heraus Zugriff auf die fehlerhaften Belege und kann sich statt zu suchen auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren“, sagt Handl. (oli)