Machen Managed Print Services für KMUs Sinn oder sind sie schlichtweg zu teuer bei zu geringem Druckaufkommen? Eines steht fest: Die Digitalisierung macht auch vor KMU nicht halt und eine optimierte Druckerlandschaft bietet einige Vorteile. [...]
Mit dem digitalen Wandel steht auch das Thema Drucken in den letzten Jahren wieder zunehmend im Fokus. Nicht nur was technologische Neuheiten im Druckerangebot anbelangt, sondern vor allem auch bezüglich Kosteneffizienz. In der Praxis zögern jedoch viele Unternehmen bei der Modernisierung ihrer Druckerflotte. Die Anzahl der Drucker und die Aufstellung der Druckerlandschaft bieten in den meisten Betrieben Optimierungspotenzial. Oft lassen sich die vielen ursprünglich angeschafften Arbeitsplatzdrucker durch einen netzwerkfähigen Abteilungsdrucker in Form eines Multifunktionsgerätes ersetzen. Auch eine genaue Analyse dessen, wie viel tatsächlich gedruckt wird, lohnt sich häufig.
Bei der Bestandsaufnahme können Mittelständler auch auf die Expertise eines fachkundigen Partners vertrauen. Dieser kennt die gängigen Indizien für ungünstig aufgestellte Druckerflotten und kann auf Basis ihrer Analyse Einsparungspotenziale durch ein neu aufgesetztes Managed-Print-Services-Konzept (MPS) berechnen. Erfahrungsgemäß lässt sich durch eine professionelle und langfristige MPS-Strategie eine Einsparung von 20 bis 30 Prozent erzielen.
Prozesse und Services optimieren
MPS hört nicht nach der Inbetriebnahme der neuen Drucker beziehungsweise der Neuaufstellung der Druckerlandschaft auf. Im Gegenteil, das Dienstleistungsportfolio geht dann in das „Daily Business“ über: von der Überwachung der Geräte-Warnmeldungen und Zählerständen bis zur Wartung, Service und Reparatur der Geräte als Remote- oder Vor-Ort-Unterstützung. Die automatische Supplies-Belieferung ist oftmals das entscheidende Argument, das Kunden von MPS überzeugt. Die systemische Anbindung der Druckergeräte stellt die automatische und proaktive Lieferung von Verbrauchsmaterialien sicher, denn das Gerät gibt die Bestellung selbst auf. MPS-Tools ermöglichen eine kontinuierliche Transparenz darüber, welche Geräte wie viele Seiten drucken und wieviel sie die Ausgabe tatsächlich kostet, und das standortübergreifend.
MPS hört nicht nach der Inbetriebnahme der neuen Drucker beziehungsweise der Neuaufstellung der Druckerlandschaft auf. Im Gegenteil, das Dienstleistungsportfolio geht dann in das „Daily Business“ über: von der Überwachung der Geräte-Warnmeldungen und Zählerständen bis zur Wartung, Service und Reparatur der Geräte als Remote- oder Vor-Ort-Unterstützung. Die automatische Supplies-Belieferung ist oftmals das entscheidende Argument, das Kunden von MPS überzeugt. Die systemische Anbindung der Druckergeräte stellt die automatische und proaktive Lieferung von Verbrauchsmaterialien sicher, denn das Gerät gibt die Bestellung selbst auf. MPS-Tools ermöglichen eine kontinuierliche Transparenz darüber, welche Geräte wie viele Seiten drucken und wieviel sie die Ausgabe tatsächlich kostet, und das standortübergreifend.
Viele Unternehmen sehen die Optimierung ihrer Druckerflotte auch als Chance, die Digitalisierung voranzutreiben. Das ist im Druckerbereich beispielsweise durch die Verwaltung von Dokumenten mit digitalen Dokumenten Management Services (DMS) möglich. DMS werden zunehmend zu einem wichtigen Bestandteil des größeren, umfassenden MPS-Ökosystems, das als Basis für die digitale Geschäftstransformation dient. Dies beflügelt das Vorantreiben neuer Technologien wie Cloud und Mobile – etwa das Drucken direkt von mobilen Endgeräten aus. Auch „vorausschauende (= predictive) Services“ mit präventiver Wartung werden für den Mittelstand immer wichtiger, um mögliche Störungen in der Druckerflotte schon im Vorfeld zu vermeiden und eine stabile und leistungsfähige Umgebung zu gewährleisten.
Der Wandel durch MPS betrifft nicht nur die Hardware und mögliche Services – die Mitarbeiter müssen ebenso Teil der Optimierungsstrategie sein. Denn noch immer wird die Bedeutung der Akzeptanz seitens der Mitarbeiter bei der Einführung von MPS unterschätzt. Deshalb gilt es, entsprechende Veränderungen behutsam aber konsequent anzugehen.
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