Vor allem KMU weisen nach wie vor Mängel bei der Dokumentensicherheit auf. Freier Zugriff auf Netzwerkordner oder vergessene Dokumente im Drucker erhöhen das Risiko, dass unternehmenssensible Informationen in falsche Hände geraten. [...]
Die Gewährleistung der IT-Sicherheit steht ganz oben auf der Agenda der Unternehmen. Trotzdem besteht im Mittelstand nach wie vor Optimierungspotenzial, wenn es bei sensiblen Dokumenten wie Verträgen oder Korrespondenzen um den Schutz vor unberechtigtem Zugriff geht. Zu diesem Ergebnis kommt eine Umfrage des Statistikportals statista. Mehr als 70 Prozent der Büroangestellten kommt demnach oft bzw. täglich mit sensiblen Dokumenten in Berührung.
53 Prozent gaben dabei an, mindestens einmal pro Woche Zugriff auf nicht für sie bestimmte Dokumente zu haben. „Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen liegen Dokumente häufig in Netzwerk-Ordnern, auf die jeder Zugriff hat. Diese Informationen können dann nicht nur sehr leicht eingesehen, sondern auch kopiert oder weitergeleitet werden. Dies ist natürlich ein Risiko – insbesondere bei unzufriedenen oder unvorsichtigen Mitarbeitern“, sagt dazu David Pütz, Produktmarketing Manager bei Kyocera Document Solutions.
Drucker als Sicherheitsrisiko
Neben Netzwerkordnern entpuppen sich aber auch Bürodrucker bzw. Multifunktionssystem als Sicherheitsrisiko: So hat jeder fünfte Befragte (18 Prozent) schon einmal Ausdrucke von Kollegen im Ausgabefach des Druckers gefunden, die dort vergessen wurden. 28 Prozent gaben sogar an, dass sie hier oft bzw. regelmäßig auf sensible Dokumente stoßen, die nicht für ihre Augen bestimmt sind. Die Umfrage zeigt, dass vor allem KMU Nachholbedarf beim Thema Dokumentensicherheit haben. So gaben 40 Prozent der Beschäftigten in Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern an, dass ihr Unternehmen keinerlei Maßnahmen zur Verbesserung der Dokumentensicherheit ergriffen hat. In Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern sind es hingegen nur neun Prozent.
Neben Netzwerkordnern entpuppen sich aber auch Bürodrucker bzw. Multifunktionssystem als Sicherheitsrisiko: So hat jeder fünfte Befragte (18 Prozent) schon einmal Ausdrucke von Kollegen im Ausgabefach des Druckers gefunden, die dort vergessen wurden. 28 Prozent gaben sogar an, dass sie hier oft bzw. regelmäßig auf sensible Dokumente stoßen, die nicht für ihre Augen bestimmt sind. Die Umfrage zeigt, dass vor allem KMU Nachholbedarf beim Thema Dokumentensicherheit haben. So gaben 40 Prozent der Beschäftigten in Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern an, dass ihr Unternehmen keinerlei Maßnahmen zur Verbesserung der Dokumentensicherheit ergriffen hat. In Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern sind es hingegen nur neun Prozent.
„Obwohl die Verbesserung der IT-Security zu den wesentlichen Herausforderungen in Unternehmen gehört, zeigt die Umfrage, dass gerade beim Umgang mit sensiblen Dokumenten Nachholbedarf besteht. Dabei lassen sich beispielsweise mit Print-&-Follow-Lösungen oder Dokumentenmanagement-Systemen Prozesse nicht nur effizienter, sondern auch sicherer gestalten“, so Pütz.
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