Mehr Zeit, weniger Fehler

Mit der Einführung des DMS von ELO hat Röchling LERIPA Papertech etliche Prozesse automatisiert. Mitarbeiter müssen sich nun nicht mehr mit manuellen Tätigkeiten herumschlagen und die Fehlerquote geht gegen Null. [...]

Röchling LERIPA Papertech GmbH & Co. KG mit Sitz in Oepping in Oberösterreich ist Hersteller und Verarbeiter von Kunststoffen. Die Stärke liegt dabei in der Fertigung von hochwertigen Verschleißteilen für Papiermaschinen, dem Allgemeinen Maschinen- und Anlagenbau sowie der Agrartechnik und Alpinindustrie. Da die Produkte auf Kundenwunsch bzw. auf Basis von technischen Zeichnungen der Kunden gefertigt werden, ist das Geschäft von vielen individuellen Prozessen geprägt. Um diese Prozesse soweit wie möglich zu vereinheitlichen und eine zukunftsichere IT-Basis zu schaffen, hat das Unternehmen mit Microsoft Dynamics Navision ein neues ERP-System eingeführt und zeitgleich mit dem DMS von ELO auch das Dokumentenmanagement modernisiert.

„Die wichtigsten Anforderungen an das neue DMS waren eine einfache manuelle Ablage von Dokumenten, die automatische Übernahme von Dokumenten aus dem ERP-System und das automatische Scannen und Ablegen von Einkaufsrechnungen sowie Qualitätsprotokollen aus der Fertigung“, erklärt IT-Leiter Mario Engleder im Gespräch mit der COMPUTERWELT. Gemeinsam mit dem ELO-Partner ACTIWARE wurden diese Anforderungen realisiert: 80 Prozent der Dokumente werden nun ohne Zusatztätigkeit der Sachbearbeiter mit dem Business Logic Provider (BLP) automatisch in ELO abgelegt und nur mehr Dokumente, die von Kunden kommen, bzw. relevanter E-Mail-Verkehr müssen manuell gespeichert werden.

Auch die manuelle Ablage läuft nun wesentlich einfacher: „ACTIWARE hat uns mit ELO BLP einen individuell anpassbaren Ablageclient zur Verfügung gestellt, mit dem der Ablageprozess sehr einfach funktioniert“, sagt Engleder. Die Felder, die die User manuell befüllen müssen, sind selbsterklärend, wodurch sich Dokumente „in zehn bis 15 Sekunden“ ablegen lassen. In Kombination mit einer modernen Oberfläche führt das zu einer hohen Akzeptanz bei den Anwendern, sodass sich Engleder zufolge „selbst die anfänglichen Skeptiker inzwischen nicht mehr vorstellen können, ohne das ELO-DMS zu arbeiten.“

Ein weiterer großer Vorteil ist die Erfassung aller Einkaufsrechnungen, die automatisch gescannt und auf ihre Richtigkeit geprüft werden. „Alles, was auf einer offiziellen Rechnung notwendig ist, wird mit dem ELO DocXtractor digital verifiziert“, erklärt Engleder. „Das Modul prüft beispielsweise, ob Datum und Rechnungsnummer stimmen, ob die Beträge zusammenpassen oder ob die Mehrwertsteuer angeführt ist.“ Der Großteil davon läuft automatisiert über das Einscannen sowie die Texterkennung und abschließend kontrolliert noch ein Mitarbeiter die Rechnungen. „Dazu werden die Dokumente automatisch im DMS abgelegt, das zugleich einen Prüfungsworkflow auslöst, der dann dazu führt, dass die Rechnungen freigegeben werden.“

AUTOMATISIERTE WORKFLOWS
So ähnlich funktioniert dieser Prozess auch in der Qualitätskontrolle. „Damit die Produkte, die unser Haus verlassen, von der Qualitätssicherung abgenommen werden können, legen wir die Qualitätsprotokolle in ELO ab“, erklärt Engleder. Dieser Prozess läuft vollautomatisch, da die Aufträge, die durch die Produktion gehen, mit einem Barcode mit der Fertigungsauftragsnummer versehen sind. Durch das Einscannen wird dieser Barcode vom ELO BLP erkannt und gleich richtig im DMS abgelegt.

Solche automatisierten Abläufe sparen Röchling LERIPA Papertech viel Zeit. „In Summe sind wir wesentlich schneller als vorher“, sagt Engleder. „Den Sachbearbeitern selbst spart das DMS vielleicht nicht so viel Zeit, aber alle anderen Mitarbeiter, die danach mit den Dokumenten weiterarbeiten müssen, haben es einfacher.“

Einen wesentlichen Beitrag zur Zeitersparnis liefert auch die enge Integration von ELO in das ERP-System durch das Modul Business Connect: „Öffnet jemand eine Artikelkarte über Business Connect, sieht er automatisch alle zu diesem Artikel abgelegten Dokumente.“ Das gleiche gilt für Kundenakten, in denen alle zu diesem Kunden abgelegten Dokumente angezeigt werden, oder in der Fertigung: Macht ein Mitarbeiter einen Fertigungsauftrag auf, dann sieht er sofort alle Zeichnungen und muss diese nicht mehr manuell in einer Zeichnungsablage suchen oder ausdrucken.

Auch die Fehlerwahrscheinlichkeit ist auf diese Weise laut Engleder deutlich gesunken, „weil die Dokumente dort liegen, wo sie auch hingehören“. Manuelle Tätigkeiten fallen dank ELO weg und „durch die automatische Ablage geht die Fehlerquote gegen Null, was ein Riesenvorteil ist“. (oli)