Meilenstein in Sachen E-Government

GeOrg, der "Gemeinde-Organisator", soll nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern auch die tägliche Verwaltungsarbeit enorm erleichtern. Der Entwickler Comm-Unity EDV hat als Partner SAP und OpenText an Bord geholt. [...]

Die anstehenden Reformen im Bereich der öffentlichen Verwaltung haben die Anforderungen an den Umgang mit strukturierten und unstrukturierten Daten maßgeblich verändert. Um den Anforderungen etwa hinsichtlich Bürgerintegration, E-Government, durchgängiger Prozesse und elektronischer Zustellung gerecht zu werden, bedarf es integrierter Lösungen, die ein optimales Zusammenspiel zwischen Fachdaten und elektronischen Dokumenten garantieren.

Der Prozess vom Posteingang bzw. der Dokumenterstellung, der Bearbeitung in den unterschiedlichen Abteilungen bis hin zur Zustellung soll elektronisch und damit auch ortsunabhängig erfolgen können. In Bezug auf die Effizienz in der Abwicklung und die Unterstützung des Verwaltungspersonals bei der Abarbeitung soll aufgrund eines integrierten Ansatzes ein neuer Reifegrad erreicht werden, der den bevorstehenden Anforderungen gerecht wird. So soll jederzeit von den Sachdaten auf die Dokumente und umgekehrt von den Dokumenten auf die Sachdaten zugegriffen werden können.

Das Zusammenspiel zahlreicher Systeme birgt Komplexität, den Gemeinden wird GeOrg daher als Cloud-Service angeboten – ohne aufwendige Implementierungsprozesse oder kostenintensive Betriebsumgebungen. So können Gemeinden auf Funktionen und Leistungen zurückgreifen, die bislang großen Organisationen vorbehalten waren, und dies zu äußerst attraktiven Konditionen. Beispiel: Einer Gemeinde mit 1.000 Einwohnern kostet GeOrg rund 200 Euro pro Monat.

Dieser Betrag inkludiert Betrieb, Wartung, Support und die SAP-Module wie Buchhaltung, Steuern/Abgaben, OpenText-Technologien für Dokumentenmanagement, Archivierung und elektronische Zusammenarbeit von OpenText sowie Duale Zustellung und Registeranbindung. Die Auswahl der Lösung für Dokumentenmanagement, Zusammenarbeit und Archivierung war eine Herausforderung für die Entwicklung, die durch die vorhandenen Standard-Tools aber gut lösbar war. Zusätzlich sollte dieses Zusammenspiel für die Entwickler von Comm-Unity über offene Schnittstellen beeinflussbar sein, um jene Integration zu erreichen, die Zielsetzung für das Neuprodukt war. Daneben bietet GeOrg vielfältige Lösungsansätze für die Zusammenarbeit unterschiedlicher Organisationseinheiten, wie etwa gemeinsame Dokumentablage, Projektpläne und Volltextsuche, was sich insbesondere bei der Strukturreform in der Steiermark als sehr hilfreich erweist.

PERFEKTES ZUSAMMENSPIEL
Wesentlicher Meilenstein des Projekts war die richtige Auswahl der Module und Komponenten und das Zusammenspiel zwischen SAP und OpenText. Der Anwender verwendet GeOrg, die kommunale Lösung auf Basis SAP schlechthin. Er wird durch die Prozesse geleitet und muss sich nicht um technische Details kümmern. Der Abbildung von Prozessen wurde besonderes Augenmerk geschenkt. Hohe Benutzerfreundlichkeit und einfaches Zusammenspiel von SAP, OpenText und Microsoft Office waren Herausforderungen für die Entwicklung.

So können auch Benutzern kleinerer Einheiten Funktionen geboten werden, die sonst nur im Enterprise-Umfeld umgesetzt sind, ohne dabei aber die Leistungsfähigkeit des Systems einzuschränken. Die dahinterliegende Komplexität bleibt dem Anwender verborgen, was hohe Attraktivität für den User bedeutet. Die ersten Piloten wurden in Q3 2013 gestartet, bis Jahresende werden weitere 70 Gemeinden auf GeOrg umsteigen.

Die Zielsetzung, die Verwaltung in Gemeinden „medienbruchfrei“ abwickeln zu können, zeigt sich in den ersten Gemeinden als erfüllt. Die elektronische Willensbekundung ersetzt die Unterschrift, die Freigabeprozesse können elektronisch erledigt werden – dies bei gleichzeitig höherer Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Alle entstehenden Dokumente landen automatisch, ohne weiterer Bearbeitungsschritte, im Content Management und sind ohne weiteres Zutun mit den Sachdaten verbunden. Das Wiederauffinden ist somit garantiert. Die Prozesskette reicht bis zur Zustellung, selbst die Rückscheine werden automatisch im System beim zugehörigen Geschäftsfall abgelegt. Michael Stark, Projektverantwortlicher und Geschäftsführer des Lösungspartners Comm-Unity, resümiert:  „Die Architektur und das Betriebsmodell von GeOrg sind richtungsweisend: Überlegene Leistungsfähigkeit durch die Technologien der Weltmarktführer, überall und jederzeit verfügbar bei gleichzeitig geringen Kostenbelastungen. Effizienzgewinne für die Gemeinden sind damit garantiert.“ (wf)