Mobile Datenabfrage für die Service-Flotte

Mit flexmobility haben die Techniker von KWB, Hersteller von Biomasse-Heizkesseln, vor Ort direkten Zugriff auf alle relevanten Servicedaten, können ihre Arbeit damit schneller erledigen und das Ergebnis gleich wieder ins ERP-System zurückspielen. [...]

KWB produziert und verkauft Biomasse-Heizungen inklusive Service und Wartung für Privat- und Großkunden. Rund 2.000 Serviceeinsätze wickelt KWB jedes Monat ab und ist dabei auf einen reibungslosen Informationsfluss zwischen Service-Technikern und Innendienst angewiesen. Relevant sind dabei Informationen wie Kundendaten zum Auftrag, Art des Einsatzes (Montage, Inbetriebnahme, Störeinsatz oder Wartung), welche Heizanlagen vor Ort installiert sind und ob besondere Teile benötigt werden.

Bereits seit acht Jahren nutzt die Serviceabteilung von KWB eine mobile Lösung, anfangs auf Access basierend, später dann auf Basis des ERP-Systems APplus. „Die bisherige Software war jedoch zu starr, um unsere Service-Mannschaft noch optimal zu unterstützen“, schildert David Feiner vom KWB-IT-Team die Ausgangslage. Zudem sei der Aufwand für die Administration zu groß gewesen. „Wir haben daher nach einer mobilen Lösung mit einfacher Synchronisation gesucht, die sich auch ohne Programmierung leicht anpassen lässt und auf den vorhandenen Laptops läuft.“ Die einfache Konfiguration der mobilen Software flexmobility von 3mobilty solutions über eine Weboberfläche überzeugte Feiner und knapp zwei Monate später liefen bereits die ersten beiden Laptops im Testbetrieb.

DIREKTER ERP-ZUGRIFF
Heute kommuniziert die Software über einen sicheren VPN-Kanal per Web-Services direkt mit den zentralen Servern und der ERP-Datenbank in ­APplus. Die Auftragsmaske enthält so stets aktuelle Werte und die Servicetechniker können die Daten direkt vor Ort aktualisieren sowie Berichte erfassen. Der Datenabgleich erfolgt dabei je nach Gegebenheit über LAN, WIFI oder andere mobile Datendienste. Der Clou dabei: der Servicetechniker bekommt stets nur mitarbeiterbezogen diejenigen Informationen übermittelt, die seine Region, Kunden und zu besuchenden Heizanlagen betreffen. Dadurch werden die zu übertragenden Datenmengen reduziert. Zusätzlich kann der Techniker mit flexmobility anlagenbezogen Daten aus dem Dokumentenmanagementsystem von KWB herunterladen. Somit können die Techniker auch unterwegs die abgelegten Dokumente zu einer Heizanlage wie Montagepläne oder gespeicherte Heizungseinstellungen abrufen, was besonders bei kurzfristigen Einsätzen eine enorme Erleichterung für die Techniker vor Ort und für die Innendienstmitarbeiter bedeutet.

MOBILE REPORTS
Serviceeinsätze werden vom Innendienst im ERP-System oder vom Techniker in flexmobility angelegt – somit sieht jeder KWB-Techniker auf seinem Laptop jeden Tag, welche Aufträge er in seinem Umkreis erledigen muss. Auch vor Ort bei den Kunden sieht er alle Informationen und kann seine Service-Berichte direkt im DMS- und ERP-System auf dem Notebook pflegen. „Unsere Service-Mitarbeiter haben mit flexmobility alle Informationen zu den Anlagen aktuell und extrem schnell auf ihren Laptops und können Service-Aufträge online wie offline erfassen“, sagt Feiner. Über einen eigenen Report-Designer lassen sich zudem direkt aus der mobilen Lösung heraus Reports generieren.

Da die Software von 3mobilty solutions sowohl per Web-Technologien als auch als native App arbeitet, ist KWB unabhängig von den verwendeten Geräten. Zukünftig könnten so die Techniker auch Tablets anstatt Laptops bei ihren Einsätzen verwenden. Zusätzlich zu seinem Laptop hat jeder KWB-Techniker einen Laserdrucker in seinem Servicebus dabei. Derzeit wird damit der Bericht samt Servicezeiten und verwendeten Materialien ausgedruckt, den der Kunde erhält und quittiert. Künftig wäre es auch denkbar, mittels flexmobility gleich die zugehörige Rechnung mit zu erstellen, auszudrucken und dem Kunden direkt auszuhändigen.

„Auch der Wartungsaufwand für die mobile Flotte hat sich mit flexmobility stark verringert“, sagt Feiner. Bisher bedeutete ein Update der ERP-Software oder eine Formularanpassung für die IT-Mitarbeiter, dass sie immer auch alle Laptops in den Service-Fahrzeugen mit der neuen Version versorgen und anpassen mussten. Das wiederum setzte voraus, dass alle Laptops der rund 100 Service-Techniker für das Update ins Haus geholt wurden. Durch die Infrastrukur von flexmobility erfolgen solche Anpassungen nun zentral auf dem Server. Die Geräte der Service-Mitarbeiter laden beim nächsten Aufruf der Software automatisch alle Änderungen und die aktuellen Formulare vom Server. (pi/oli)