In Krisenfällen kann man sich auf die Feuerwehr verlassen. Soweit nichts Neues. Im ganzen Land stehen 4.487 Freiwillige Feuerwehren mit rund 341.000 Mitgliedern für den Einsatz im Notfall bereit. [...]
Um bereits etablierte Prozesse noch weiter auszubauen, setzt der Oberösterreichische Landesfeuerwehrverband (Oö. LFV) in der Kommunikation auf Microsoft Teams, unterstützt vom IT-Unternehmen ACP IT Solutions. Der Ausbruch von Covid-19 stellte die Feuerwehr vor völlig neue Herausforderungen. Das Pilotprojekt in Schärding wurde dadurch zum Paradebeispiel und zeigt, was möglich ist, wenn alle an einem Strang ziehen.
Die Feuerwehr ist eine Organisation, die sich stets mit Werkzeugen und Lösungen auseinandersetzt, um für jede Situation gerüstet zu sein. Dazu gehören auch effiziente Kommunikationsmittel, die leicht in der Handhabung sind. Im Rahmen ihrer Digitalisierungsmaßnahmen hat der Oö. LFV sich in Abstimmung mit seinem langjährigen IT-Partner ACP IT-Solutions für Microsoft Teams entschieden. Ausschlaggebend dafür war die unkomplizierte Implementierung.
Pilotprojekt in Schärding
»Die Mitglieder und Mitarbeiter unserer Organisation haben sehr unterschiedliche IT-Kenntnisse, was unter anderem auf die verschiedenen Berufsfelder zurückzuführen ist« so Markus Voglhuber, Leiter des Geschäftsbereichs Verbandsorganisation im Oö. LFV über die Voraussetzungen. »Die Vorerfahrung mit den Office-Produkten von Microsoft, die bei vielen vorhanden ist, erleichterte aber auf jeden Fall die Umsetzung.«
Als Pilotprojekt wurde Microsoft Teams im oberösterreichischen Bezirk Schärding eingeführt. Federführend dabei war Martin Pils als Hauptamtswalter für Funk-Lotsen- und Nachrichtenwesen. Derzeit ist er als Kommunikationsoffizier im Katastrophenabwehrstab des Bezirks tätig. Er ist hauptberuflich als Solution Architect bei ACP IT Solutions in Oberösterreich tätig und verfügt dadurch über das nötige Knowhow für eine effiziente Umsetzung. Im Zusammenspiel mit seinen Kameraden bei den Funkern des Bezirks Schärding wurde der Einführungsprozess in die Wege geleitet. Ziel war es, Microsoft Teams im Einsatz zu evaluieren und die Kommunikation rund um die Einführung des neuen Digitalfunk zu implementieren. Die Kenntnisse, die in Schärding gewonnen wurden, sollten anschließend auf Landesebene genutzt werden.
Gewohnte Abläufe neu erfinden
Dann kam Corona. Durch den Ausbruch von Covid-19 standen die Einsatzleitungen und gebietsübergreifenden Katastrophenschutzeinheiten schlagartig vor einer vollkommen neuen Situation. Die üblichen Stabssitzungen waren nicht mehr möglich. Die gewohnten Abläufe und Werkzeuge, wie das Einrichten einer Stabstelle als Treffpunkt, Lagepläne sowie die physische Abwicklung der Kommunikation, konnten nicht mehr angewendet werden. Es stellte sich die Frage, wie effizient gearbeitet wird, sodass trotz räumlicher Trennung und Ausgangsbeschränkungen jeder etwas beitragen kann.
Einfacher Wechsel
Die Vorbereitungen von Microsoft Teams als neue Plattform waren im Rahmen des Pilotprojektes soweit abgeschlossen, jetzt galt es den gewohnten Stabsbetrieb virtuell abzubilden. Kurz gesagt: es mussten knapp 50 Personen mit unterschiedlichem technischen Vorwissen in wenigen Tagen an Bord geholt werden. Etwaige Sorgen, dass die durch die Ausnahmesituation bedingte überraschende Nutzung von Microsoft Teams auf breiter Ebene schwierig werden könnte, haben sich schnell als unbegründet erwiesen. Die Schulterschluss-Mentalität und grundlegende Motivation der Freiwilligen Feuerwehr machte den Wechsel in die virtuelle Welt einfacher als gedacht.
Homeoffice der anderen Art
Statt wie gewohnt nach üblicher Vorgehensweise zur Sitzung zu gehen, hieß es von zu Hause aus virtuell teilzunehmen. Obwohl erste Informationen zum neuen Ablauf erst am Freitag versendet wurden, haben sich zur ersten Videokonferenz bereits 80 Prozent des Stabes zugeschaltet. Manche zu Beginn nur per Audio, da der lokale Fachhandel von dem Ansturm auf Webcams überrascht wurde. Dank der taktischen Aufbereitung, Leitfäden und erklärenden Unterlagen, konnte die Einschulung schrittweise erfolgen – ohne auf das Tempo aufgrund der Ausnahmesituation zu verzichten.
An den Stabssitzungen, die im Rahmen der Katastrophenlage nun jeden Abend virtuell stattfinden, sind zwischen 30 und 50 Personen eingewählt. Üblicherweise sind die Führungsebene, der Katastropheneinsatzstab oder der Feuerwehrmedizinische Dienst stets bei den Sitzungen vor Ort. Dadurch, dass die Sitzung jetzt digital stattfindet, hat sich die Zahl der Mitglieder vergrößert. Die Anzahl der Einsatzkräfte, die zur selben Zeit am gleichen Wissenstand sind, hat sich erhöht. Um die gewohnte Effizienz bei der Einsatzarbeit zu sichern, waren neue Kommunikationsrichtlinien wichtig. Klare Strukturen während der Sitzung sind das Um und Auf: Wenn einer das Wort hat, schalten alle anderen auf stumm. Power Point-Vorträge werden auf dem Bildschirm geteilt, die Sitzung wird zum Nachhören aufgenommen, das manuelle Protokoll fällt weg, um einige Vorteile zu nennen.
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