Moderne Universitätsverwaltung

An die 100.000 Studierende und knapp 10.000 Mitarbeiter bedeuten eine Menge Verwaltungsarbeit. Um den Aufwand möglichst gering zu halten, hat sich die Universität Wien entschlossen, die Digitalisierung mit Doxis4 von SER voranzutreiben. [...]

Die Universität Wien ist eine der ältesten und größten höheren Bildungsanstalten Europas. An den 19 Fakultäten und Zentren arbeiten rund 9.700 Mitarbeiter, zirka 93.000 Studierende nutzen das vielfältige Bildungsangebot von über 180 Studien. 
„Exzellente Forschung und forschungsgeleitete Lehre brauchen eine zeitgemäße Administration und moderne Services“, sagt Petra Oberhuemer vom Studienservice und Lehrwesen der Universität Wien. Daher wurde im Rahmen einer Ausschreibung in den Jahren 2011 und 2012 Doxis4 von SER ausgewählt: Alles, was Business Process Management und Dokumentenmanagement an der Uni Wien für die Bereiche Studierende und Lehrende, aber auch im Verwaltungsbereich betrifft, wird mit Doxis4 abgewickelt. 
Drei-Komponenten-System
Die Verwaltung besteht im Prinzip aus drei großen Komponenten, wofür ZID – der Zentrale Informatikdienst der Universität Wien – die IKT-Basis liefert. „i3v“, bestehend aus Client und Datenbank, dient als datenführendes System. „u:space“ ist das zentrale Serviceportal für Studierende und Lehrende. Hier kann etwa die Studienzulassung beantragt sowie Studien- und ÖH-Beiträge bezahlt werden. Studenten melden sich hier auch zu Lehrveranstaltungen und Prüfungen an. Lehrende können hier Detailansichten für Lehrveranstaltungen und Prüfungen abrufen. Die dritte Komponente ist Doxis4, die Plattform sowohl für Dokumentenmanagement als auch für Business Process Management. Einer der großen Vorteile des Uni Wien-Systems ist, dass alle drei Komponenten direkt miteinander kommunizieren. Registriert sich ein Studierender via u:space, wird in i3v automatisch ein Studierendendatensatz erzeugt und gleichzeitig in Doxis4 ein virtueller Studierendenakt angelegt. 
Schlanke Prozesse
Ein typischer Geschäftsprozess ist jener der Studienzulassung. Sobald ein Student sich in u:space für eine Studienrichtung entschieden hat, werden all jene Dokumente aufgelistet, die für die Zulassung notwendig sind, etwa das Reifezeugnis. Liegt dieses nicht in Deutsch oder Englisch vor, wird zudem automatisch eine Übersetzung angefordert. Der Studierende kann nun die entsprechenden Unterlagen hochladen. Via Doxis4 webCube begutachten die Sachbearbeiter die eingelangten Dokumente. Fehlen Unterlagen oder entsprechen die vorhandenen nicht den formalen Erfordernissen, gehen diese Infos zurück an den Studierenden. 
Die Vorteile, die sich durch die modernen Verwaltungstools ergeben, sind mannigfaltig. „Für den Studierenden ist es viel bequemer, die Unterlagen hochladen zu können – insbesondere für jene Personen, die ihre Anträge früher per Post schicken mussten. Außerdem ersparen wir uns die Postgebühren, weil wir die Originaldokumente nicht zurückschicken müssen“, sagt Ruth Grabner-Heinzl, ebenfalls vom Studienservice und Lehrwesen der Universität Wien, gegenüber der COMPUTERWELT und ergänzt: „Für die Sachbearbeiter bedeutete die Einführung von Doxis4 eine große Umstellung. Früher gab es gab einen Berg von Akten, der nach und nach abgearbeitet werden musste. Jetzt ist es so, dass der Berg fehlt und damit die Orientierung eine ganz andere ist. Daher gibt es zahlreiche Reihungs- und Filtermöglichkeiten. Mittlerweile funktioniert das System sehr gut.“ Neben der Studienzulassung sollen demnächst weitere Prozesse über Doxis4 abgebildet werden.