EDI (Electronic Data Interchange), also der automatisierte und sichere Datenaustausch, kann bei der Einsparung unnötigen Papierkonsums helfen. Wie das genau funktioniert, erklärt Thomas Lepuschitz, Leitung IT Services Hub bei A1, im Interview mit ITWelt.at. [...]
Wie kann Automatisierung dazu beitragen, Geschäftsprozesse effizienter und kostengünstiger zu gestalten?
Automatisierung kann dazu beitragen, Geschäftsprozesse effizienter und kostengünstiger zu gestalten, in dem sie manuelle Arbeitsablaufe automatisch ausgeführt und dadurch Zeit und Ressourcen spart. Ein aktuelles Beispiel dafür ist EDI (Electronic Data Interchange), das die Übertragung von Daten und Dokumenten zwischen Unternehmen und ihren Geschäftspartnern automatisiert. Dabei werden Daten über vereinbarte Übertragungswege transportiert, auf semantische und syntaktische Richtigkeit überprüft und in das richtige Format konvertiert. Eine manuelle Datenerfassung fällt dadurch weg, was zu einer Reduktion von Eingabe-, Tipp- oder Flüchtigkeitsfehlern führt. Das wiederum hilft, langwierige Fehleranalysen zu vermeiden.
Welche konkreten Arten von Geschäftsprozessen können durch EDI automatisiert werden, um die Produktivität und Qualität zu verbessern?
Es gibt eine Vielzahl von Geschäftsprozessen, die von Automatisierung profitieren können, um die Effizienz und Qualität zu steigern. Ein konkretes Beispiel ist die Automatisierung des Beschaffungsprozesses, bei dem sämtliche Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferavisos, Lieferscheine, Rechnungen und Zahlungserinnerungen mithilfe von EDI nahtlos und ohne Fehler automatisiert werden können. Es können aber auch andere Informationen, wie z. B. Maschinen- oder Messdaten, einfach verarbeitet und übertragen werden.
Welche Einsatzmöglichkeiten sehen Sie hier?
Die Einsatzmöglichkeiten der Automatisierung sind vielfältig und können Unternehmen jeder Größe zugutekommen. Ich habe bereits den Bestell-, Rechnungslegungs- und Versandprozess erwähnt, aber auch das Warenlager und der Kundendienst können von der schnelleren Aktualisierung verfügbarer Materialien profitieren. Automatisierte Meldungen an Behörden helfen Unternehmen, gesetzliche Vorschriften einzuhalten und rechtzeitig zu reagieren. Selbst die Abfallwirtschaft kann von einer speziell entwickelten Branchenlösung profitieren, die den Prozess rund um Entsorgung und Wiederverwertung optimiert.
In welchen Bereichen kann man hier mit Einsparungspotenzial rechnen?
Die Reduktion von administrativen Aufgaben ermöglicht es Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren. Denn die manuelle Erfassung der Daten bzw. Erstellung von Dokumenten ist nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig. EDI prüft auf Wunsch ausgehende oder einlangende Dokumente auf Vollständigkeit und Plausibilität und verhindert dadurch, dass fehlerhafte Dokumente oder Datensätze in das System gelangen. So werden nicht nur Druck- und Portokosten, sondern auch Zeit für etwaige Fehlersuche und Korrekturen eingespart. Ein hervorragendes Beispiel ist hier das Rechnungslegungs- und Mahnwesen, bei dem jeder Tag Verzögerung im Zahlungsverkehr die Liquidität beeinträchtigt. Auch Lagerkosten können durch die zeitnahe Datenübertragung optimiert werden.
Was sind die größten Herausforderungen bei der Implementierung?
Die Implementierung eines EDI-Systems kann eine Herausforderung darstellen, auch durch die technische Komplexität und das notwendige Know-how über die verschiedenen Datenformate deren Einsatz und Konvertierung. Experten unterstützen dabei, diese technischen Aspekte zu meistern, einschließlich der Datensicherheit während des Transports und der Aufbewahrung. Eine weitere Herausforderung ist die Anbindung neuer Geschäftspartner. Dabei ist es wichtig die entsprechenden Prozesse und Formate gut zu analysieren und entsprechend abzubilden.
Muss jeder meiner Geschäftspartner die Lösung verwenden, um die Vorteile von EDI zu nutzen?
Nein, es ist nicht zwingend erforderlich, dass jeder Geschäftspartner die EDI-Lösung verwendet, um die Vorteile zu nutzen. Speziell kleinere Partner können via Webportal einfach am Prozess teilnehmen und dort ihre Dateien direkt hochladen oder abholen. Als alternativer Übertragungsweg steht aber auch E-Mail zur Verfügung. Wir setzen für unsere Kunden auch eine Implementierung über eine Scan- und Druckstraße um. Bei der Druckstraße werden Dokumente wie z.B. Rechnungen auf dem Briefpapier des Unternehmens gedruckt und mit der Post versendet. Und bei der Scanstraße werden Dokumente über ein Postfach direkt an unsere Druckstraße geleitet, vollautomatisch geöffnet und gescannt und direkt als EDI-Nachricht zugestellt.
Wo Daten im Spiel sind, kommt das Thema Sicherheit gleich auf. Auf was muss man bei der Automatisierung achten?
Bei der Automatisierung der Geschäftsprozesse ist es von entscheidender Bedeutung, dieselben Sicherheitsregeln zu beachten, die auch bei der bestehenden IT-Landschaft gelten. Die Zugriffskontrolle ist da ebenso zu beachten, wie die Verschlüsselung der Daten, die Datensicherung, die Überwachung der Prozesse und die Aktualität der zugrundeliegenden Systemlandschaft. All das wird dabei für das Unternehmen übernommen. Wir betreiben die EDI-Plattform natürlich in Österreich, in unseren eigenen, hochsicheren und zertifizierten A1-Rechenzentren.
Das Thema Nachhaltigkeit beschäftigt jedes Unternehmen. Inwieweit unterstützt der Einsatz von EDI bei der Erreichung der ESG-Ziele?
Durch die Verwendung von EDI können Unternehmen ihre Compliance-Verpflichtungen besser erfüllen, da der gesamte Austausch von Geschäftsdokumenten vollständig, konsistent und nachvollziehbar dokumentiert wird. Auf diese Weise können Unternehmen sicherstellen, dass sie gesetzliche und regulatorische Anforderungen einhalten und Risiken im Zusammenhang mit der Nichterfüllung reduzieren. Zusätzlich wird durch die Vermeidung von Papierdokumenten der CO2-Fußabdruck reduziert. Es wird weniger Papier verbraucht und weder physisch gelagert noch versendet. Und zuletzt hilft EDI Unternehmen dabei, die Einhaltung von Arbeitsstandards und -richtlinien sicherzustellen, indem es die Genauigkeit und Konsistenz der Daten verbessert und dadurch die Qualität der Arbeit erhöht. Dadurch wird die Effizienz gesteigert und das Risiko von Fehlern und Missverständnissen minimiert.
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