New Work braucht ein neues ERP

New Work, ein neues Arbeiten, ist die logische Konsequenz aus der fortschreitenden Digitalisierung. Flexibleres Arbeiten und Homeoffice-Modelle nehmen immer mehr zu. Das ERP-System als Schaltzentrale darf da nicht hinterherhinken. [...]

Der Arbeitsplatz der Zukunft hat immer seltener einen festen Schreibtisch. Arbeit findet stattdessen überall und jederzeit statt. Denn webbasierte Software aus dem Internet ermöglicht ein orts- und zeitunabhängiges Arbeiten. Für eine erfolgreiche Einführung von ERP-Systemen aus der Cloud empfiehlt der Software-Hersteller proALPHA, folgende acht Punkte zu beachten:

Das richtige Cloud-Modell finden

Einige ERP-Lösungen sind ausschließlich als Software as a Service (SaaS) verfügbar. Manche Anbieter erwarten von ihren Kunden, sich auf eine Variante festzulegen, entweder on premise oder Cloud. Andere wiederum erlauben auch Mischmodelle. So ein hybrider Betrieb kann durchaus sinnvoll sein, etwa wenn kurzfristig eine Niederlassung im Ausland hinzukommt. Mit der Wahl des Providers stellen Unternehmen also früh wesentliche Weichen.

Bei Anbietern, die ein Hosting, ein SaaS zur Miete sowie eine Kombination aus Cloud und eigenem Rechenzentrum ermöglichen, finden Mittelständler die größtmögliche Flexibilität.

Anpassungsmöglichkeiten ausloten

Was on Premise funktioniert, muss nicht zwingend auch in der Cloud möglich sein. Unternehmen sollten deshalb explizit darauf achten, dass die ERP-Lösung aus der Wolke genauso flexibel anpassbar ist wie die Version fürs eigene Rechenzentrum. Dazu gehört auch, dass sich betriebsspezifische Erweiterungen am Standardsystem bei einem Transfer in die Cloud – etwa für einen neuen Produktionsstandort – problemlos übernehmen lassen.

Update-Zyklen beleuchten

SaaS-Lösungen werden von ihren Betreibern häufig automatisch aktualisiert. Dieser Service hat jedoch auch Schattenseiten: Denn Kunden haben oft keine Kontrolle mehr, wann die Updates eingespielt werden. Die Mitarbeiter finden sich dann nicht selten am Montagmorgen in einer ganz neuen Arbeitsumgebung wieder – und müssen sich erst einmal aufs Neue zurechtfinden. Um solchen Effizienzeinbußen vorzubeugen, sollten Unternehmen darauf achten, dass sie bei ihrem Anbieter für Cloud-ERP selbst bestimmen können, wann sie welche Updates übernehmen.

Sicherheit im Detail hinterfragen

Hackerangriffe, Viren, Spionage: Gerade weil der heimische Mittelstand technisch und qualitativ innerhalb Europas durchaus in der ersten Liga spielt, ist er ein attraktives Ziel für Cyberkriminelle. Laut einer aktuellen Studie wurden im Zeitraum 2017 bis 2018 sieben von zehn Unternehmen Opfer von Cyberattacken.

Aber gerade diese gestiegene Bedrohungslage macht die Cloud besonders attraktiv. Denn speziell kleinere IT-Abteilungen haben immer seltener das Knowhow und die Kapazität, sich um die immer ausgefeilteren Security-Anforderungen zu kümmern. Rechenzentrumsbetreiber, für die Datensicherheit zum Geschäftsmodell gehört, sind ihnen da klar voraus.

Verfügbarkeit prüfen

Ein so wichtiges System wie das ERP darf sich keinen Ausfall leisten. Schon ein“Schwächeln“ der Performance kann gravierende Folgen auf die Lieferfähigkeit haben. Umso wichtiger ist es, dass Server, Speicher und Datenleitungen des Service-Providers wirklich hochperformant sind.

Außerdem müssen im Fall der Fälle redundante Infrastrukturen mit Fail-Over oder Notfallstromversorgung den Betrieb aufrechterhalten können. Diese Backend-Faktoren sind genauso wichtig wie branchenspezifische Funktionalität und gehören daher zwingend in den Fragenkatalog zur Providerauswahl.

Auf Compliance achten

Mit der EU-Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, haben sich die Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten nochmals deutlich verschärft. Werden die Daten in einem zertifizierten Hochsicherheits-Rechenzentrum beispielsweise in Deutschland verarbeitet, ist der Betreiber zur Einhaltung aller in der EU und in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen verpflichtet.

Ferner sollten Unternehmen darauf achten, dass ihr Cloud-ERP auch die Anforderungen der GoBD erfüllt, am besten zertifiziert von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer. Hinzu kommen viele branchenspezifische Anforderungen, etwa zur lückenlosen Rückverfolgbarkeit. Unternehmen sind daher gut beraten, sämtliche relevanten Vorschriften zu dokumentieren und ihre potenziellen Cloud-Anbieter daraufhin gründlich abzuklopfen.

Support genau definieren

Mit dem Hosting des ERP-Systems geben Unternehmen die Kontrolle über ihre geschäftskritischste Software ab. Im Idealfall beziehen sie das Deployment der Software, die Anbindung der Arbeitsplätze sowie den First- und Second-Level-Support dann aus einer Hand. Denn ein einziger Ansprechpartner bedeutet auch klare Zuständigkeiten.

Gleichzeitig ist es sehr wichtig, detaillierte Service Level Agreements (SLA) abzuschließen. Die Wahl eines deutschsprachigen Anbieters auf Augenhöhe sorgt dabei für kurze Wege und hilft dabei, Missverständnisse zu vermeiden.

Total Cost of Ownership abwägen

Beim Betrieb einer Lösung aus der Cloud entfallen die hohen Anfangsinvestitionen in Lizenzen und Hardware. Inwieweit sich auf diesem Weg auch die Total Cost of Ownership senken lassen, hängt von vielen weiteren, betriebsspezifischen Faktoren ab. Sicher ist: Bei einem Cloud-Modell verteilen sich die Kosten gleichmäßig über den Nutzungszeitraum.

Das schafft einen Liquiditätsvorteil. Angebracht sind daher detaillierte Fragen nach Cloud-Optionen, Security und Servicelevels. Mit einem ERP aus der Wolke entlasten KMU zum einen ihre IT-Ressourcen, die sich ganz auf strategische Aufgaben konzentrieren können. Viel wichtiger noch: Sie ebnen ihrer Organisation den Weg in die neue Arbeitswelt und machen damit ihr Unternehmen zukunftsfit.