Öfter als man glaubt, sind zu viele Lizenzen da

Als IT-Dienstleister beschäftigt sich ACP schon seit geraumer Zeit mit dem Thema Lizenzen und Software Asset Management (SAM). [...]

Als IT-Dienstleister beschäftigt sich ACP schon seit geraumer Zeit mit dem Thema Lizenzen und Software Asset Management (SAM). Bislang wurden diese Services in der Grundberatungstätigkeit „aufgefangen“. Dieses Jahr wurde die Entscheidung getroffen, den Bereich Software Asset Management als eigene Einheit abzutrennen, es existieren nun getrennte Teams für Lizenzverkauf und SAM. Rainer Kalkbrener, CFO und Vorstand der ACP-Gruppe, und Christian Scheffenacker, Leiter der Licensing Services der ACP IT Holding, sprechen im Interview mit Computerwelt.at über die Gründe für die neue Einheit und die Einsparungspotenziale, die SAM bietet.
Computerwelt: Was bieten Sie Ihren Kunden im Rahmen des Software Asset Management an? Scheffenacker: Grundsätzlich sehe ich mich als ACP in der Rolle als Anwalts beziehungsweise Steuerberaters des Kunden. Der Kunde soll möglichst gute Entscheidungen treffen können, wie er Software einsetzt und diese beschafft. Kalkbrener: Das interessante bei Software ist, dass man sie nicht angreifen kann. Wenn eine Firma 1.000 Notebooks zu viel hat fällt das auf. Bei Software fällt das nicht auf. Aber Lizenzkosten machen einen wesentlichen Teil der Budgetkosten aus.
Haben denn viele Unternehmen zu viele Lizenzen? Scheffenacker: Das Verhältnis liegt bei ungefähr 70 zu 30 für zu wenige Lizenzen. Aber öfter als man glauben möchte, sind wirklich zu viele Lizenzen da. Die Unternehmen bemerken das wenn sie zu messen beginnen, welche Software benutzt wird. Da kommt man rasch drauf, dass viele Installationen zwar sauber lizenziert sind, aber nicht benötigt werden
Wie weit ist das Bewusststein für Software Asset Management in Österreich fortgeschritten? Scheffenacker: Je größer das Unternehmen, desto bewusster ist es sich des Themas, je kleiner desto bewusster machen sie es nicht. Bei Banken und im Versicherungsbereich wird seit ungefähr zwei Jahren gesteigert Wert darauf gelegt. Das Government-Segment steht diesem Thema mittlerweile auch sehr offen gegenüber.
Wird bewusst unterlizenziert? Scheffenacker: Ein bisschen von „Ich werde schon nicht erwischt“ ist dabei. Ich will damit nicht sagen, dass Österreich ein Land der schwarzen Schafe ist. Es gibt Unternehmen, in denen das bewusst passiert, aber es gibt auch welche, die „hineintapsen“. Kalkbrener: Das Lizenzierungsthema betrifft alle Unternehmen. Die Frage ist: Will man sich proaktiv damit auseinandersetzen oder erst, wenn der Hersteller kommt. Wir glauben ein Unternehmen kann Geld sparen wenn es proaktiv handelt. Scheffenacker: Compliance-Richtlinien haben da auch etwas bewegt. Wenn Banken und Versicherungen geprüft, werden dann auch wegen ihrer Lizenzen.
Wie sehen Ihre Kunden in diesem Bereich aus? Scheffenacker: Bei der Beratung via Mail und Telefon beginnt es bei fünf bis zehn PCs, unsere größten Kunden haben 58.000 PCs. Die Masse liegt zwischen 200 und 1.500 PCs, die typische Größe für den österreichischen Markt. Diese Unternehmen sind jetzt offen und denken über Software Asset Management nach. Sie suchen zum Teil auch das aktiv das Gespräch mit uns.
Wie sieht es bei einem Neukunden meist aus? Müssen Sie auf der grünen Wiese anfangen? Scheffenacker: Die grüne Wiese ist ganz ganz selten. Es gibt ja Excel, Access oder SQL Datenbanken, die sehr oft manuell gepflegt sind. Die meisten Unternehmen haben zumindest ein technisches Tool mit dem wir auslesen können, was installiert ist. Wo der manuelle Prozess beginnt ist, welche Lizenzen gekauft wurden, welche Recht man daraus ableiten kann und wie das in Kombination mit der installierten Basis aussieht. Unsere Empfehlung ist, das nicht als „Einmalaufnahme“ zu machen, sondern kaufmännische Tools einzusetzen, die Verträge verwalten und die kaufmännischen Inputs so verarbeiten dass jederzeit klar ist, welche Lizenzen vorhanden sind. Der nächste Schritt ist die Prozessberatung: Wann wird Software wie bestellt, wie wird mit Lizenzen umgegangen, wer darf bestellen, wer darf installieren. Da geht das Thema dann eher in die Prozessberatung. Kalkbrener: Dabei beginnt ein Nachdenkprozess: Was brauche ich überhaupt und wie sieht eine optimierte Infrastruktur aus.
Abseits von Strafen bei Unterlizenzierungen: Kann man mit Software Asset Management Geld sparen? Scheffenacker: Ja, bei richtigem Einsatz. Es empfiehlt sich, Messungen über ein oder besser zwei Quartale zu machen, wie oft die Software von den Usern wirklich benutzt wird. Einer unser Kunden ist beispielsweise draufgekommen, dass von 150 Microsoft Project-Lizenzen nur rund 30 wirklich genutzt wurden. Hier sehe ich sehr wohl Möglichkeiten, massiv Geld zu sparen.
Ändert Cloud Computing etwas am Software Asset Management? Spüren Sie die Erleichterungen, die von den Anbietern diesbezüglich versprochen werden? Scheffenacker: Ich sehe es nicht ganz so. Es kann erleichtern. Es kann gewisse Flexibilität bringen. Im Zuge von Assetmanagement sehe ich es eher als weiteren Baustein, der das ganze Thema noch komplexer macht als es ohnehin ist. Kalkbrener: Cloud Computing ist prinzipiell flexibler. Für Kunden, die starke Bedarfsschwankungen haben, ist Cloud Computing eine gute Option.
Warum engagiert sich ACP gerade jetzt im Software Asset Management? Kalkbrener: Wir glauben, dass gerade ein Markt entsteht und viele Unternehmen überlegen, von der reaktiven Haltung in eine proaktive Haltung überzugehen. Warum wir das machen: Wir sind bis zu einem gewissen Grad in das „hineingerutscht“, aber es passt gut zu uns. Auf der einen Seite haben wir unsere Lizenzierungserfahrung, auf der anderen unser IT-Know-how. Deswegen haben wir beschlossen, aktiver in diesen Markt zu gehen.
Das Gespräch führte Rudolf N. Felser.
ZUR PERSON: Von 1999 bis November 2006 arbeitete Rainer Kalkbrener als Managing Director Business Solution bei der Telekom Austria. Seit Dezember 2006 ist er CFO und Vorstand der ACP-Gruppe
Christian Scheffenacker arbeitete von 1996 bis Anfang 2000 als Leiter des Competence Center Software/PC/Printer/Network und Apple bei Computer 2000, der heutigen Tech Data. Seit Juni 2000 ist er der Leiter des Licensing Service bei ACP.