ORLANDO-Workflow: Rechungs-Freigaben papierlos und nachvollziehbar

Die Software soll Aufwand und Kosten für die Einhaltung innerbetrieblicher Prozesse reduzieren, die Mitarbeiter für ihre eigentlichen Aufgaben freispielen und so so die Unternehmensproduktivität erhöhen. [...]

Hilfe bei der Optimierung und Beschleunigung von Unternehmensprozessen verspricht ORLANDO-Workflow zur papierlosen Beleglenkung und automatischen Unterstützung abteilungsübergreifender Abläufe. Die auch auf mobilen Endgeräten einsetzbare Software soll Aufwand und Kosten für die Einhaltung innerbetrieblicher Prozesse reduzieren, die Mitarbeiter für ihre eigentlichen Aufgaben freispielen und so so die Unternehmensproduktivität erhöhen.
Vom Posteingang bis zur Verbuchung gehen Rechnungen und andere buchhalterisch relevante Belege oft zur Gegenzeichnung oder Freigabe durch zahlreiche Hände. Traditionelle Methoden wie das Herumschicken in der Rundlaufmappe führen zu Verzögerungen und zu unbekanntem Status und Verbleib der Belege. Auch die Nutzung allgemeiner Büro-Softwareinstrumente wie E-Mail, Kalender und Aufgabenlisten bietet kaum Unterstützung. Die Folge sind nicht selten zeitraubende interne Klärungen unter Termindruck, etwa um nach Erhalt einer Mahnung festzustellen, warum die Rechnung nicht freigegeben wurde. Zur Vermeidung solcher ineffizienten Vorgänge setzen Unternehmen zunehmend mehr auf ein effektives, papierloses Management der Belege.
ROLLENBASIEREND Papierlos und digital, vor allem aber automatisiert erfolgt mit der Software ORLANDO-Workflow die Beleglenkung. Zudem sichert das die Nachvollziehbarkeit aller Belege und der mit ihnen verbundenen Bearbeitungsschritte von der Erstellung und Prüfung bis zur Freigabe und Verteilung sowie Verwaltung und Archivierung. Automatisch steuert der kundenindividuell einstellbare Workflow die Abläufe und regelt die Zuweisung der Aufgaben an die richtigen Mitarbeiter.
Diese werden vom System benachrichtigt und bei Bedarf erinnert, der Beleg wird ihnen angeboten und mit den Bearbeitungsvermerken versehen automatisch an die richtigen nachgeschalteten Empfänger weitergeleitet. So erfolgt etwa nach dem Belegscan im Sekretariat die Vorlage an die Buchhaltung zur Prüfung. Ist diese erfolgt, gehen die Belege an die jeweiligen Projektleiter zur Zuordnung der Rechnungsbeträge zu Kostenarten und Kostenstellen. Anschließend an die Belegfreigabe durch den Geschäftsführer erfolgt die Buchung des Beleges in der Buchhaltung und seine Archivierung.
Dazu sind im System Aufgaben und Prozesse sowie Methoden hinterlegt, ebenso Rollen für die erfassten Mitarbeiter. Da jedes Unternehmen eigene Arbeitsabläufe hat, werden diese individuell definiert. Dabei wird auch festgelegt, welche automatische Aktion systemseitig bei Überschreitung der vorgesehenen Dauer eines Schrittes erfolgt. Dabei läuft ORLANDO-Workflow auch auf mobilen Endgeräten wie dem iPad. (pi)