Potenziale im Wissensmanagement

Laut Max Raber, Geschäftsbereichsleiter ELO Österreich, stehen Unternehmen vor einer Reorganisation. Es gilt zum Beispiel, das Wissen, das über Jahrzehnte aufgebaut worden ist, zu bewahren, auch wenn die Wissensträger in Pension gehen. Weitere Themen des COMPUTERWELT-Interviews: Die Rolle von KI und Low Code/No Code im ECM-Umfeld. [...]

Wie gut haben Unternehmen derzeit Ihr Informations- bzw. Wissensmanagement im Griff? Was sind aus Ihrer Sicht die größten Herausforderungen? 

Wir stehen am Anfang einer Reorganisation. Seit mehr als 20 Jahren haben Microsoft-Office-Produkte wie Outlook und Explorer das Verständnis von Organisation und Struktur im Arbeitsalltag geprägt. Zudem waren Prozesse stark papiergetrieben. Denken Sie als Beispiel an die Aufbewahrungspflicht, die sich bis vor fünf Jahren niemand ausschließlich in PDF-Formaten vorstellen wollte. Wissensmanagement ist ein Bereich, der vermutlich noch das größte Potenzial aufweist, da Generationen nun in Pension gehen werden, die das Wissen in Unternehmen aufgebaut haben. Produzierende Betriebe sind hier stärker betroffen, als beispielsweise Hausverwaltungen. 

Eine Hürde ist der Wille zur Veränderung des Menschen und die Geschwindigkeit, in der wir uns mittlerweile bewegen. Wo noch vor zehn Jahren eine Schaffung von Bewusstsein stattgefunden hat, um Mitarbeiter mit auf einen neuen digitalen Unternehmensweg zu nehmen, werden heute Software-Projekte während des Arbeitsalltags eingeführt.

In großen Unternehmen werden organisatorisches Wissen sowie Prozesse sichtbar. Sie wissen nun, ob ein Prozess funktioniert und wie dieser die Praxis beeinflusst oder der Form halber besteht. Dabei ist es eine riesige Chance für kleine und mittelgroße Betriebe, ihre Mitarbeiter an einen modernen und zielorientierten Arbeitsplatz einzusetzen. Die Konzentration kann wesentlich besser auf das Erreichen von gesteckten Zielen und Produktivität ausgerichtet werden.

Microsoft Teams erlebt seit der Pandemie einen Höhenflug. Welche Auswirkungen hat die Integration für Ihr Geschäft? Von welchen Vorteilen können Ihre Kunden profitieren?

MS Teams wurde von einem Großteil der User verständlicherweise sehr rasch angenommen, da es eine innovative und vorhandene Lösung darstellte. Damit gingen jedoch in der Kommunikation und Organisation von Dokumenten große Herausforderungen einher. In Teams geteilt und organisierte Dokumente stehen nicht allen zur Verfügung und sind zudem nicht organisiert. Suchen und nochmals Teilen wurden wieder zur gängigen Praxis. Mit der ELO Integration in MS Teams werden Dokumente in Teams geteilt und durch ELO organisiert, versioniert und gegebenenfalls Änderungen auch ohne weitere notwendige Schritte bereitgestellt. Wird ein Team geschlossen, sind die Dokumente in ELO nach wie vor gut aufgehoben.

Welche Rolle im ECM-Kontext spielt derzeit die künstliche Intelligenz? Was können User in den kommenden Jahren erwarten?

Wir haben bereits mit Business-Partnern Anwendungsmöglichkeiten im Bereich KI gefunden, diese werden zukünftig bestimmt eine tragende Rolle spielen. Aktuell ist jedoch auch zu erwähnen, dass speziell im Bereich ECM KI noch keine all zu große Rolle spielt. Dafür muss erst das Basisverständnis und ‐vertrauen für Dokumentendigitalisierung geschaffen werden. Ich denke aber, der erste spürbare Punkt wird, so die Entwicklungen, das Bereitstellen von Informationen auf Kunden oder Ansprechpartner bezogen sein.

Mail-Management ist ein Thema, das wir bei ELO in Angriff genommen haben. Da es uns gleich wie vor fünf Jahren ständig und immerwährend beschäftigt, hier sehe ich in weiter Zukunft KI‐Potenzial bei der automatisierten Ablage etc. Zu große Schritte am Arbeitsplatz darf man sich aber in einem Zeitraum von wenigen Jahren nicht erwarten.

Welche Rolle spielt bei Ihnen No Code/Low Code?

Wir setzen mit ELO FLOWS genau auf diesen Ansatz, sodass die Erstellung als auch Pflege von Prozessen für jeden Mitarbeiter einfach und anwendbar ist – und zwar durch Drag-and- Drop-Systematiken. Die Kurzbefehle bei einem iPhone möchte ich hier als Beispiel heranziehen. Es sind Consumer-Workflows, die für Begeisterte selbst anwendbar und verständlich zu konfigurieren sind und zusätzlich den einen oder anderen Alltag etwas einfacher gestalten. Wenn die Einfachheit der Workflows im Kopf des Konsumenten angekommen ist, kommt es auch in der Anwendung der Mitarbeiter an – in der Arbeit als auch privat.

Was sind bei ELO die nächsten Entwicklungsschritte?

In Österreich arbeiten wir momentan an der nahtlosen Integration der qualifizierten digitalen Signatur mit österreichischen als auch internationalen Standards in ELO. Ein sehr spannendes und unglaublich gefragtes Thema. Ein weiteres Thema: Microsoft-OneNote-Integration – ein Standard den man haben sollte, ähnlich der Teams-Integration. 

Thema ist auch der bereits bestehende und sich rasch entwickelnde ELO TeamRoom für das organisierte Teilen von Dokumenten & Informationen, sodass Kunden und Lieferanten in Prozesse eingebunden sind. So kann ich zum Beispiel für meinen Kunden einen TeamRoom anlegen, auf dessen Inhalte jeder lesend oder auch schreibend zugreifen kann – sehr praktisch, vor allem in Zeiten der Onlinemeetings.

Und auch ELO Meeting wird weiterentwickelt, das die Organisation von Besprechungen und ihren Mitschriften, als auch Terminkoordination und Aufgaben-Management verbinden soll. Es soll alles auf einen Blick erfassbar sein – vom Datum, bis zur Conclusio und den daraus resultierenden To‐Dos.

Wie ist Ihr Geschäftsjahr bis dato verlaufen und was erwarten Sie sich vom kommenden?

Die Steigerung, die wir seit 2019 erleben, ist ein klares Feedback auf die Notwendigkeit der Neuorganisation von Unternehmen und Abteilungen. Der Fachkräftemangel lässt uns in Organisationen auf wesentliche Effektivitätssteigerungen achten. So haben wir im letzten Jahr einen Anstieg von knapp einem Drittel verzeichnen dürfen und stehen nun selbst an der Limitierung der qualifizierten Arbeitskräfte an. Die kommenden Jahre werden ähnlich positive Entwicklungen für uns bereithalten und darüber hinaus zeigen, ob die Ausrichtung auf Fortschritt und Innovation als auch Mitarbeiterfreundlichkeit gelungen ist.