Prozessmanagement der nächsten Generation

Ein grundlegender Wandel in der produzierenden Industrie führt zu stärkerer Digitalisierung und Vernetzung als Produktivitätshebel und mündet in "Industrie 4.0", also der vierten und jüngsten Generation in der Industrialisierung. [...]

Informationsmanagement wird in der Fachliteratur unterschiedlich definiert. Das dynamische Umfeld der informationstechnischen Entwicklung und die verschiedenen wissenschaftlichen Disziplinen (insbesondere die Wirtschaftsinformatik), die sich mit Informationsmanagement (genauer: Informations- und Kommunikationsmanagement) beschäftigen sich mit unterschiedlichen Fragestellungen. Die Grenzen zwischen Informationsmanagement, Kommunikationsmanagement, Wissensmanagement, Dokumentation und Informationswirtschaft sowie Wirtschaftsinformatik sind nicht immer eindeutig zu ziehen.

Im Unterschied zu Wissensmanagement befasst sich Informationsmanagement nicht mit individuellem und organisationalem Lernen. Ähnlich verhält es sich mit der Abgrenzung zwischen Informationsmanagement und Controlling und Kommunikationsmanagement. Die Aufgaben der genannten Bereiche weisen häufig Überschneidungen auf.

FAKTOR MENSCH IST ENTSCHEIDEND
Neueste wissenschaftliche Erkenntnisse bestätigen, dass gerade der Mensch und sein spezifisches Wissen besonders ausschlaggebend für erfolgreiches Prozess­management sind. „Um diesem Wandel gerecht zu werden, wird eine vertiefende Beschreibung von Kompetenzfeldern und Wissenselementen zu den jeweiligen Geschäfts- und Produktionsprozessen in Unternehmen immer wichtiger“, führt Wolfgang Mathera, Geschäftsführer von Mathera Consulting und Experte für Prozessmanagement, aus.

Prozesse definieren das Wissen, das zu ihrer Umsetzung benötigt wird. „Das bedeutet, dass sie auch das Wissensprofil und damit das Anforderungsprofil an die jeweilige Person bzw. Personengruppe bestimmen“, so Mathera. Dadurch lässt sich punktgenau feststellen, ob das Unternehmen über die benötigten Zugriffspfade und Zugriffsgeschwindigkeit hinsichtlich gespeicherten Wissens verfügt.

Der Faktor Mensch wird hingegen – als wesentlicher Produktionsfaktor hinsichtlich seines Könnens und seiner spezifischen Wissensmerkmale – oft suboptimal eingesetzt. Dabei nimmt gerade der Mensch eine besonders wichtige Rolle im Prozessmanagement ein. Neueste wissenschaftliche Erkenntnisse bestätigen, dass gerade der Mensch und sein spezifisches Wissen besonders ausschlaggebend für erfolgreiches Prozessmanagement sind.

VISUALISIERUNG DES SPANNUNGSFELDES
„Um diesem Wandel gerecht zu werden, wird eine vertiefende Beschreibung von Kompetenzfeldern und Wissenselementen zu den jeweiligen Geschäfts- und Produktionsprozessen immer wichtiger“, so Mathera aus. Mit Hilfe spezifischer Prozessdarstellungen und Analysemethoden kann dieses Spannungsfeld – gemäß Definition Industrie 4.0 – Business Process Management  visualisiert und beschrieben werden. In der von Produktionstechnik getriebenen Industrie bestimmen oft fertigungstechnische Parameter die Leistungsfähigkeit von Produktionsprozessen.

Es geht um die aktuelle Wissensbereitstellung in Prozessen gemäß technologischen Randbedingungen. Das Data Life Cycle Management beschreibt Wissen als abgespeicherte Informationen (Daten), die einer natürlichen Halbwertszeit unterliegen. Daher werden exakt die Zugriffspfade auf gespeicherte Informationen permanent verifiziert und klassifiziert zu: Online Information – Near-line Information – Offline Information.

Welches spezifische Wissen und Zugriffspfade den in Prozess involvierten Personen zugeordnet werden kann, definieren Erfolgsfaktoren in den einzelnen Prozessschritten und geben damit spezifische Anweisungen (Rollen/Skills/Verantwortung/Wissensbreite/Wissenstiefe).

NOTWENDIGE WISSENSMESSUNG
Im Spannungsfeld Theorie – Praxis belegen auch wissenschaftliche Studien diesen Ansatz, dass Wissensmessung in Prozessen eine enorme Einflussgröße auf die Architektur von Enterprise-Content-Management darstellt. Wichtig ist der Einsatz neuer Methoden und Verfahren im Sinne der Kommunikationsinstrumente über alle Ebenen, das fördert damit eine Kultur des Prozessdenkens und der Prozesskommunikation im Unternehmen. Wesentlich ist dabei die Komplexitätsreduktion, sowohl in der Methode, als auch bei Sprache/Semantik.

Prozesse sind nicht mehr ausschließlich Mittel zum Zweck (ISO-Zertifizierung) der Qualitätsabteilungen, sondern sind lebende Modelle, die neben den betriebswirtschaftlichen Einflussgrößen auch das Potenzial Mensch und Wissen definieren.

KOMPLEXE ECM-PROJEKTE ERFOLGREICH REALISIEREN
Die meisten haben schon davon gehört oder es selber miterlebt. Viele ECM-Projekte scheitern! Dabei haben sich die Unternehmen auf diese Projekte bestens vorbereitet. Sie haben die IST-Prozesse analysiert und Lösungskonzepte entworfen, welche mit Wirtschaftlichkeitsberechnungen untermauert wurden. Darauf basierend wurden Lastenhefte erstellt, um die richtigen IT-Lösungen bzw. Lösungsanbieter auszuwählen. Viele haben dabei sogar auf die Erfahrung externer Berater zurückgegriffen.

Die Gründe für das Scheitern liegen aber nicht an der Undurchführbarkeit und der komplexen Technologie – dafür spricht die hohe Zahl erfolgreicher ECM-Projekte – sondern im sozialen Umfeld der Projekte. Beim Faktor Mensch. In der abteilungsübergreifenden Projektarbeit wird aufgrund des unterschiedlichen Wissenstands und verschiedener Anforderungen schon mal das ursprüngliche Ziel aus den Augen verloren. Mit der Einbindung externer Realisierungspartner in das Projekt werden noch weitere Interessen in das Projekt eingebracht, welche teilweise aus eigenen ­Vorstellungen oder nicht ausreichender Kenntnis über die Geschäftsprozesse resultieren. Eine Einführung der fachlich optimalen Lösung innerhalb der gesetzten Zeit und des geplanten Budgets wird dann oftmals nicht mehr erreicht.

FEHLER BEI EINFÜHRUNG ODER EINBINDUNG
Aber auch bei der Einbindung der Fachbereiche oder der Einführung der Lösung in die Geschäftsprozesse werden Fehler gemacht, die zu einer verminderten Akzeptanz führen und letztlich zu einem Scheitern führen.

Mit PentaGO bietet Pentadoc ein flexibles Beratungspaket an, welches Unternehmen bei der Umsetzung von ECM-Projekten unterstützt. Das Ziel von PentaGO ist es, in einem flexiblen, aber dennoch geplanten und abschätzbaren Projektvorgehen ein belastbares Controlling über den Projektfortschritt und einen direkten Einfluss auf den weiteren Projektverlauf ausüben zu können. Hierzu wurden die positiven Eigenschaften bekannter Projektvorgehensmodelle miteinander kombiniert. Das Angebot der Pentadoc reicht dabei vom Coaching des Projektteams, über die Übernahme der Projektleitung bis zur Unterstützung oder Durchführung einzelner Arbeitspakete wie

-Moderation von Workshops zur Anforderungsanalyse
-Erstellung und Qualitätssicherung von Pflichtenheften
-Bewertung von Change Requests
-Erstellung und Qualitätssicherung von Schulungskonzepten und -unterlagen
-Erstellung und Qualitätssicherung von Testkonzepten und Testfallbeschreibungen

Mit dem richtigen Blick auf die Dinge müssen auch komplexe ECM-Projekte nicht scheitern. (aw/pi)