Sauberer Akten-Workflow bei Bundesforste

Dank einer elektronischen Aktenlösung stehen den Österreichischen Bundesforsten die Dokumente zu rund 4.200 Immobilien zentral zur Verfügung und bewirken mit der SAP-Integration und elektronischer Rechnungsbearbeitung eine deutliche Arbeitserleichterung. [...]

Die Österreichischen Bundesforste (ÖBf) betreuen jeden zehnten Quadratmeter der Staatsfläche Österreichs. Mit dem Management von rund 4.200 Gebäuden sind sie zudem einer der größten ­Immobilienbewirtschafter des Landes. Die Unterlagen zu diesen Immobilien stellen die Bundesforste seit einiger Zeit über eine elektronische Akten­lösung des Hamburger SAP-Partners nextevolution bereit. Denn gerade bei Verkaufstransaktionen oder im Falle von Rechtsangelegenheiten ist es von Vorteil, wenn die Papiere nicht landesweit in den ÖBf-Forstbetrieben verteilt sind, sondern zentral vorliegen.

Der Immobilienbestand der Bundesforste reicht von der kleinsten Jagdhütte über Büro- und Wohnhäuser, Lagergebäude bis hin zu Schlossanlagen. Als Einrichtung mit landesweitem Wirkungskreis ist das Unternehmen mit Sitz in Purkersdorf bei Wien in 16 ­lokale Einheiten aufgeteilt, die die ­Immobilienakten ihrer Region früher vor Ort für sich selbst verwaltet haben. Meistens waren es Papierakte, zum Teil auch schon elektronische Dokumente in einem Akten-Filesystem in Windows.

UMSTÄNDLICHE SUCHE
Eine betriebsübergreifende Gesamtstruktur fehlte dabei allerdings. Zusätzlich hinderlich war, dass es keine technische Verknüpfung zu den Stamm­daten in SAP Real Estate Management gab. „Wir mussten für unsere täglichen Geschäftsvorfälle mit den Immobilien früher permanent Akten aus den Betrieben zusammensuchen“, erzählt Gernot Strasser, Leiter des Geschäftsbereiches Immobilien-Tourismus-Wasser bei den ÖBf. Insbesondere für die Rechtsabteilung war es umständlich, wenn bei Rechtsdiskussionen Unterlagen nicht sofort zugänglich waren, sondern per Post oder Fax übermittelt werden mussten. Das gleiche war auch bei An- und Verkäufen der Fall.

Dieses dezentral vorliegende Wissen war der Ausgangspunkt des Akten­projektes. „Wir wollten eine Grundstruktur für unsere Immobilien, so dass alle Daten und Dokumente an zentraler Stelle einsehbar sind“, erklärt Strasser. Die technische Basis dafür stellt die Vertragsaktenlösung nextPCM Real Estate von nextevolution dar, das bei den ÖBf mit Referenzen wie ÖBB oder dem Allgemeinen Krankenhaus der Stadt Linz punkten konnte. Die Vertragsakte wurde für den aktuellen Zweck auf die Anforderungen des ÖBf-Immobilienmanagements hin angepasst und mit individuellen Aktentypen versehen. Die enge Integration in SAP als führendes System der ÖBf war ein ausschlaggebender Grund für die Produktentscheidung – nachdem zuvor in einer ausführlichen Evaluation verschiedene ECM-Systeme begutachtet wurden.

Mit SAP NetWeaver Folders Management ließe sich zwar eine Aktenlösung aufbauen, doch auch diese ohne Verknüpfung zu SAP Real Estate Management. Christian Kuschnig aus der Abteilung IT-Management der Bundesforste: „Wir halten unsere Immobilien-Stammdaten in SAP, also war es naheliegend, die Schnittstelle zu den Akten und Dokumenten so gering wie möglich zu halten. Jetzt können wir aus SAP heraus direkt mit der Akte kommunizieren und müssen keine doppelte Datenpflege betreiben.“ Ändert zum Beispiel ein Sachbearbeiter in den SAP-Stammdaten eines Mietvertrags den Geschäftspartner, geschieht dies automatisch auch in der dazu­gehörigen Akte, also im Aktenkopf mit seinen verschiedenen Attributen: ­Vertragsnummer, Gebäudenummer, Grundstück. Das wäre mit nicht SAP-integrierten Lösungen wesentlich aufwendiger.

Fünf Aktentypen wurden in dem System eingerichtet: Vertrags-, Gebäude-, Mietobjekts-, Liegenschaftstransaktions- und Allgemeine Akte. Dokumente und Urkunden zu rund 4.200 Gebäudeakten hatten die ÖBf-Betriebe nach Einführung der Lösung innerhalb eines Jahres zu scannen, zu beschlagworten und in die Akte einzupflegen. Mehr Alt-Dokumente wurden nicht nachträglich erfasst.

Die Stammdaten zu den Immobilien pflegt die ÖBf in SAP Real Estate, sämtliche Verträge und sonstige ­Gebäudedokumente werden in der Aktenlösung gehalten, die direkt auf SAP NetWeaver Folders Management aufsetzt. 32.000 Akten befinden sich inzwischen im System. Die Dokumente werden dort, wo sie in Papierform anfallen, gescannt und wiederum verschlagwortet in der jeweiligen Akte abgelegt.

Die Mitarbeiter des Immobilienbereiches haben nun zentralen Zugriff auf alle immobilienbezogenen Dokumente der Bundesforste. Wenn der Mitarbeiter etwas zum Gebäude wissen will, sucht er in der Gebäudeakte, geht es um Mietfragen, ist der Vertragsakt der richtige Suchort. Will jemand eine neue Akte anlegen, füllt sich der Aktenkopf automatisch mit den Attributen aus SAP Real Estate.

DIREKTER ZUGRIFF AUF DIE SAP-STAMMDATEN
Auch die Vertragserstellung hat sich dank des direkten Zugriffs auf die SAP-Stammdaten grundlegend geändert. Früher wurden Verträge in Microsoft Word erstellt und mussten per Hand um die Stammdaten aus SAP Real ­Estate ergänzt werden. Nun benutzten die ÖBf ein weiteres SAP-Addon von nextevolution, mit dem neue Mietverträge erstellt und die SAP-Daten automatisch in die Vertragsvorlagen übernommen werden.

Zusätzlich verwenden die Bundesforste noch eine weitere Lösung von next­evolution für die Rechnungseingangsbearbeitung. „Wir haben zentrale Aufgaben des Rechnungswesens vor einiger Zeit aus den Betrieben herausgelöst und in zwei zentralen Servicezentren in Ebensee und St. Johann konzentriert, die jetzt für zehn der 15 Betriebe die Buchhaltung erledigen“, erklärt Abteilungsleiter Manfred Fuchs. „Ohne digitale Verfügbarkeit von Rechnungen geht es da nicht. Wenn man Aufgaben räumlich konzentriert, braucht man, um das sinnvoll abbilden zu können, einheitlich strukturierte Workflows.“

Rund 50.000 Eingangsrechnungen zählen die Bundesforste im Jahr. Die Rechnungen gehen nun in einem der beiden Service-Zentren ein, werden gescannt und mit den SAP-Stammdaten abgeglichen. Anschließend durchlaufen sie innerhalb von SAP über den Workflow die verschiedenen Freigeber. Bis zu sechs Genehmigungsstufen hat die Fachabteilung in der Software einrichten lassen. Projektbedingt ist daher auch die Zahl der SAP-Lizenzen gestiegen. Für jene Beschäftigte, die nur sehr wenige Rechnungen abzeichnen, wurde aus diesem Grund auch ein Outlook-basierter Freigabeschritt konstruiert, bei dem die E-Mail als Genehmigung an den Workflow gehängt wird.

* Der Autor Frank Zscheile ist IT-Journalist in München.