Schwere Störfälle in Dokumentenprozessen

Schlechtes Dokumentenmanagement bewirkt die Nichterfüllung von Richtlinien sowie den Verlust von Mitarbeitern und Kunden. [...]

Ineffektive dokumentengestützte Prozesse sind für viele Unternehmen ein blinder Fleck und werden kaum beachtet. Dabei haben sie in den letzten fünf Jahren in rund 75 Prozent der Unternehmen zu schwerwiegenden Störungen geführt. Dies ist das Ergebnis eines neuen Whitepapers, das IDC im Auftrag von Ricoh erstellt hat. Gestörte oder fehlerhafte Dokumentenprozesse verursachen erhebliche Probleme: 36 Prozent der befragten Unternehmen konnten aufgrund eines unzureichenden Dokumentenmanagements die nötigen Compliance-Anforderungen nicht erfüllen, 30 Prozent verloren wichtige Mitarbeiter und 25 Prozent der Unternehmen verloren wichtige Kunden. Weitere mögliche Auswirkungen sind Verstöße gegen Auflagen im Bereich IT-Sicherheit, eine nachträgliche, umfassende Rechnungsprüfung, Reputationsverlust oder Klagen.
Die gute Nachricht: Wirkt man Fehlern oder Störungen vorrausschauend entgegen, lassen sich größere finanzielle Schäden verhindern. IDC schätzt die Gesamtkosten von Prozessstörungen mindestens zehnmal so hoch ein wie die direkten Kosten, die beispielsweise durch Ausgleichs- oder Entschädigungsleistungen entstehen. Denn zu den Gesamtkosten zählen auch Mitarbeiterzeit und Zeitaufwand für die Kontrolle durch Führungskräfte bei Aufgaben wie Nachbesserungen und Prozessüberprüfungen sowie mit Kundenverlust verbundene Opportunitätskosten.
STÖRENDE KOSTEN
»Viele Führungskräfte erkennen nicht, wie dokumentengesteuerte Geschäftsprozesse das Risikoprofil ihres Unternehmens beeinflussen. Diese Prozesse sind äußerst störanfällig und können die unternehmerische Tätigkeit stark beeinträchtigen. Die Kosten, die mit Störungen oder Ausfällen verbunden sein können, sind höher als viele Führungskräfte annehmen«, erklärt IDC in dem von Ricoh in Auftrag gegebenen Bericht »It‘s Worse than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risks«. »Obwohl die meisten Unternehmen beträchtliche Investitionen tätigen, um die Gefahr unwahrscheinlicher, aber mit hohem Verlustpotenzial einhergehender Ereignisse zu reduzieren, lauern wahrscheinliche Ereignisse mit hohem Verlustpotenzial, die durch fehlerhafte Dokumentenprozesse verursacht werden, unbemerkt außerhalb des Aufmerksamkeitsradius von Führungskräften.«
Dokumentengesteuerte Geschäftsprozesse sind als Prozesse definiert, die durch in elektronischen oder gedruckten Dokumenten erfasste Informationen gesteuert werden. IDC zufolge wirken sich Ineffizienz und Ineffektivität dieser Dokumentenprozesse auf alle Branchen und Unternehmen jeder Größe aus. Störfälle in Bezug auf geschäftliche Abläufe oder Compliance-Fragen treten in ungefähr gleichem Maße in Nordamerika, Europa und Asien auf. Mehr als ein Drittel aller Befragten gab an, dass sie persönlich bereits auf ineffiziente oder ineffektive dokumentengesteuerte Prozesse gestoßen sind. Und obwohl 31 bis 39 Prozent der Dokumentenprozesse papierbasierend sind, ergab die Umfrage, dass Papier kein Risikofaktor ist. »Effektive Prozesse müssen auf reibungslosen Abläufen beruhen«, heißt es im Whitepaper. »Das Medium selbst ist nicht unbedingt das Problem.«
Die Umfrage ergab auch, dass Konzepte zur Verbesserung von Dokumentenprozessen es teilweise gar nicht auf die Tagesordnung der Geschäftsleitung schaffen. Dies ist eine entscheidende Hürde, denn Dokumentenprozesse können mehrere Teams, Abteilungen oder sogar ganze Unternehmen betreffen. Viele Mitarbeiter haben nicht die Befugnisse, um die erforderlichen und umfassenden Veränderungen zu erarbeiten und durchzuführen. »Wirksame Änderungen können nur mit Unterstützung der Geschäftsleitung durchgesetzt werden«, schreibt IDC im Whitepaper. (oli)

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