Sekundenschnell statt minutenlang

Das DMS von Saperion erleichtert den Mitarbeitern der Baugenossenschaft Frieden den standortübergreifenden Zugriff auf wichtige Dokumente und hat die Suche von zehn bis zwanzig Minuten auf wenige Sekunden verkürzt. [...]

Die Baugenossenschaft Frieden zählt zu den Top 10 der gemeinnützigen österreichischen Wohnbaugenossenschaften und verwaltet rund 36.500 Wohneinheiten in den Bundesländern Wien, Niederösterreich und Tirol. Dementsprechend hoch ist auch die Zahl der Dokumente, die die rund 110 Mitarbeiter handhaben müssen. Mit der Einführung des neuen ERP-Systems Microsoft Dynamics Navision im Jahr 2006 entstand daher der Wunsch, ERP-Prozesse wie zum Beispiel die Verarbeitung von Eingangsrechnungen oder die Betriebskostenabrechnung mit einem Dokumentenmanagementsystem zu unterstützen.

„Eine besondere Anforderung an das zukünftige DMS war dabei, die Indexwerte der Dokumente aus der Buchungslogik von Navision mit den gescannten Rechnungen zu verknüpfen und in allen ERP-Modulen verfügbar zu machen“, erklärt Alexander Bartonik von Steinringer WEB and IT solutions, der im Auftrag der Baugenossenschaft Frieden die Projektleitung der DMS-Einführung übernommen hat. Zudem sollten die Dokumente sowohl über einen Scanprozess als auch durch die Druckfunktionalität aus Navision im DMS abgelegt werden können.

Die Wahl fiel schließlich auf die Software  von Saperion bzw. den IT-Dienstleister Henrichsen AG, der mit dem besten Knowhow im Bereich Integration punkten konnte: Die eigens entwickelte Schnittstelle zwischen Dynamics Navision und dem DMS von Saperion bot die am besten integrierte Lösung. „Alle Anforderungen wurden hoch integrativ umgesetzt und ermöglichen es, auf Dokumente in allen Teilbereichen der ERP-Lösung zuzugreifen“, sagt Bartonik. Auch der Dokumentenzugriff über Workflows in der Portego Intranet/Extranet-Lösung wurde mit Unterstützung der Henrichsen AG realisiert. „Auf diese Weise sind wir in der Lage, Prozesse über mehrere Systeme hinweg konsistent zu Akten zusammenzufassen.“ Das erleichtert auch den Zugriff auf Dokumente von verschiedenen Standorten aus: „Saperion bietet die Möglichkeit, eine ausgereifte Systemstruktur in Form eines verteilten Systems umzusetzen. Dokumente, die an einem Standort entstehen, können dort abgelegt werden und sind trotzdem auch für andere Standorte verfügbar“, erklärt Bartonik.

Das Projekt lief über mehrere Jahre und wurde im Einklang mit der Organisationsstruktur der Baugenossenschaft Frieden in mehreren Schritten umgesetzt. Zuerst wurden die Eingangsrechnung und die Betriebskostenabrechnung realisiert – später folgten weitere Teilprojekte, in denen der Intranetzugriff und die Belegskontrolle abgebildet wurden. „Mittlerweile wird nahezu alles, was archivierungswürdig ist, über das DMS von Saperion archiviert und recherchiert“, sagt Bartonik. Auch Dokumente aus digitalen Quellen wie etwa E-Mails werden nun archiviert und in verschiedene Prozesse eingebunden. Jedes Dokument kann dabei sowohl über unterschiedliche Akten als auch über Prozesse zugeordnet werden: „Diese Funktionalität war für die Baugenossenschaft Frieden sehr wichtig, da nicht immer ein 1:1-Bezug besteht und zum Beispiel Rechnungen auf mehrere Kostenträger aufgeteilt werden müssen.“ So kann eine Rechnung zu mehreren Immobilienobjekten gehören und über mehrere Projekte gefunden werden.

MOTIVIERTE MITARBEITER
Die für die Suche nach einem Dokument aus der Aktenablage notwendige Zeit konnte durch die Einführung von Saperion von etwa zehn bis zwanzig Minuten auf wenige Sekunden reduziert werden. In der Buchhaltung werden Buchungen nun mit den entsprechenden Belegen aus dem DMS verknüpft und auch digital überprüft. „Diese Funktionalität verteilt die Arbeit, die normalerweise für die Betriebskostenabrechnung am Jahresende entstanden ist, auf das komplette Jahr“, erklärt Bartonik. Somit werden die Mitarbeiter entscheidend entlastet, was „zu einem enormen Motivationsschub“ geführt hat.

Dieser Motivationsschub wirkt sich letztendlich auch positiv auf das Kundenservice aus: „Durch die Archivierung von Dokumenten wurde den Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben, den Kunden schon am Telefon die nötigen Informationen zukommen zu lassen, oder ihnen mit einem Mausklick das digitale Dokument direkt per E-Mail zuzuschicken.“ Dementsprechend sind bereits weitere Teilprojekte für die Abbildung von Prozessen wie Schadensmeldungen und Mieterkorrespondenz  geplant, um in Zukunft auch die Suche nach prozessbezogenen Dokumenten zu vereinfachen. (oli)