Mazda Austria steuert von Klagenfurt aus den Import von Fahrzeugen und Ersatzteilen für insgesamt 18 Länder in Mittel- und Osteuropa. Seit neuestem erfolgt dies mit einem modernen Self-Service Business Intelligence-System. [...]
Unter Self-Service BI versteht man grundsätzlich eine von der IT-Abteilung vorbereitete Business Intelligence-Plattform, die verschiedenen Fachabteilungen wie Verkauf, Finanzen oder Garantie die Möglichkeit verschafft, direkt und selbständig Datenanalysen durchzuführen und eigene Berichte zu erstellen. Große Vorteile sind die Entkoppelung des Business von der Verfügbarkeit der internen IT-Kapazitäten sowie ein direkter Zugang der Fachanwender zu einem interaktiven Berichtswesen und eine rasche Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen.
Bei Mazda Austria hat man erkannt, dass ein Business-Intelligence System nur dann sinnvoll ist, wenn die Benutzer die für ihre Arbeitsvorgänge notwendigen Daten eigenständig aufbereiten und analysieren können – und das alles vor einem zeitnahen Hintergrund. Lange Zeit arbeitete das Unternehmen mit einem auf Excel basierenden Reporting-System, das nur extern gewartet werden konnte. Wurde z. B. ein neues Fahrzeug-Modell bei Mazda eingeführt, mussten die entsprechenden Daten über einen externen Dienstleister eingespielt (integriert) werden. Das war natürlich entsprechend umständlich und zeitraubend.
Direkter Zugriff für alle Abteilungen
Daher implementierte der IT-Dienstleister Trivadis für Mazda Austria ein neues Datawarehouse- und BI-System mit den Standard-Softwareprodukten Oracle Data Integrator sowie Oracle Business Intelligence Enterprise Edition. In Intensiv-Workshops wurden die Zielarchitektur für die zentrale Datenhaltung und die Datenbewirtschaftung gemeinsam mit Mazda erarbeitet und von Trivadis in mehreren Ausbaustufen umgesetzt. Darauf konnte das BI-Reporting aufsetzen und die Metadatenmodelle, BI-Analysen und Dashboards wurden implementiert.
„Jetzt kann jede Abteilung eigenständig diejenigen Reports zusammenstellen, die sie benötigt – ganz ohne Einbindung der IT. Nur bei komplexeren Analysen stehen wir selbstverständlich unterstützend zur Seite“, erläutert Hans-Peter Petek, Manager Information Services bei Mazda Austria, die Vorteile der neuen Self-Service-BI-Lösung. „Das ist ein echter Mehrwert für Mazda Austria, denn nun können die Mitarbeiter Unternehmensdaten aus verschiedenen Perspektiven analysieren und daraus wichtige Entscheidungen ableiten.“
Um dies zu ermöglichen, wurden in den einzelnen Abteilungen sogenannte Analysten in Business Intelligence ausgebildet. Diese Analysten haben direkten Zugriff sowie die entsprechenden Berechtigungen und können sich Reports nach ihren Vorstellungen erstellen. So kann das BI-System effizient von allen Abteilungen genutzt werden – vom Fahrzeugverkauf, Ersatzteilwesen über die Garantie-, Finanz- oder Sales-Planning-Abteilung bis hin zur Marketingabteilung.
Um dies zu ermöglichen, wurden in den einzelnen Abteilungen sogenannte Analysten in Business Intelligence ausgebildet. Diese Analysten haben direkten Zugriff sowie die entsprechenden Berechtigungen und können sich Reports nach ihren Vorstellungen erstellen. So kann das BI-System effizient von allen Abteilungen genutzt werden – vom Fahrzeugverkauf, Ersatzteilwesen über die Garantie-, Finanz- oder Sales-Planning-Abteilung bis hin zur Marketingabteilung.
Eine moderne IT bedeutet für Mazda Austria, dass sie flexibel und effizient auf sich verändernde Bedingungen reagieren kann. „Das ist mit der neuen BI-Lösung möglich“, freut sich Petek. „Wenn für die Fachabteilungen neue Daten interessant werden, kann die IT-Abteilung diese schnell und reibungslos in das System integrieren und innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung stellen.“
Sukzessive Einführung
„Eine Self-Service-BI-Lösung ist von mehreren Erfolgsfaktoren geprägt. Eine zentrale und konsistente Datenbasis – auch ‚single point of truth‘ genannt – stellt sicher, dass berechtigte Mitarbeiter in einem Unternehmen schnell auf die richtigen Daten zugreifen können und vor allem von derselben Zahlenbasis sprechen. Ein nahezu selbsterklärendes Reporting Front End und ein solides Anwendertraining befähigt die Business-Abteilungen, relevante Daten im Selbstbedienungs-Modus auszuwerten und Ergebnisse auch richtig zu interpretieren“, berichtet Günther Krobath, BI-Verantwortlicher bei Trivadis in Wien.
Eingeführt wurde das BI-System zuerst in der Zentrale in Klagenfurt (bereits Ende 2012) und dann sukzessive Abteilung für Abteilung eingebunden. Anfang 2014 war dann ganz Österreich live, im Herbst 2015 erfolgte ein Rollout in 17 mittel- und zentraleuropäischen Ländern. Die einzelnen Länderorganisationen waren bei der Vorstellung der neuen Self-Service-BI-Lösung von den Möglichkeiten begeistert. Die Bedienung der Weboberfläche ist intuitiv, der Zugriff auf die Daten kann von überall erfolgen: vom Büro, von zu Hause oder mobil.
„Generell kann man nun viel schneller auf Daten zugreifen. Früher waren die Daten nicht aggregiert, sondern lagen verteilt in verschiedenen Systemen vor, z. B. Ersatzteildaten in System A, Fahrzeugdaten in System B. Jetzt sind alle Daten zentral vorhanden: Wir brauchen nur ein System, wir brauchen nur einen Zugang und die Benutzer müssen sich nur mit einem Tool auskennen. Die Benutzer sind nun nicht mehr mit der Suche nach Daten beschäftigt, sondern können die freigewordene Zeit mit der Datenanalyse und der Ableitung von Entscheidungen verwenden. Durch die zentrale Datenverwaltung können nun auch verschiedene Reports kombiniert werden. Wenn man wissen möchte, wie hoch der Ersatzteilumsatz pro Fahrzeugverkauf ist, ist das mit dem neuen System möglich“, so Hans-Peter Petek weiter.
Die Schnelligkeit des Systems lässt sich auch von folgender Kennzahl ableiten: Vorher hat die Beladung des Systems (mit relativ wenigen Daten) insgesamt acht Stunden gedauert, jetzt wird das BI-System mit massiv mehr Daten innerhalb von einer Stunde beladen.
Als nächster Schritt ist bei Mazda Austria angedacht, die einzelnen Händler der Region (das sind 220 Händler und 400 Lieferadressen für Ersatzteile) an die Self-Service-BI anzubinden. Jeder Händler in unserer Region soll pro Monat einen automatisierten Report aus unserem BI-System zugeschickt bekommen. Außerdem wollen wir SAP integrieren.“ Unterm Strich zeigen sich Hans-Peter Petek und seine Kollegen sehr zufrieden: „Wo wir die Lösung eingeführt haben, war die Reaktion äußerst positiv. Die Kollegen waren während der Roadshow hellauf begeistert.“
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