Bis zum 1. Februar 2014 müssen die Zahlungssysteme europäischer Unternehmen SEPA-tauglich sein. Da eine solche Umstellung alle Unternehmensbereiche betrifft und mit einigem Aufwand verbunden ist, sollte bereits jetzt mit der Planung begonnen werden. [...]
SEPA (Single Euro Payments Area) ist ein gemeinsames europäisches Projekt von EU-Kommission, Europäischer Zentralbank und dem European Payments Council. Ziel ist es, den europäischen Zahlungsverkehr zu vereinheitlichen und somit Schranken im Zahlungsverkehr abzubauen. Die EU-Kommission sieht SEPA nach der Einführung des Euro als weiteren wichtigen Schritt zur Vollendung des einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraumes.
Mittels EU-Verordnung wurde die Umstellungsfrist mit 1. Februar 2014 festgelegt. Das bedeutet für alle österreichischen Unternehmen, dass bis dahin ihre Systeme SEPA-tauglich sein müssen. Zwar ist seit Jänner 2008 die SEPA-Überweisung und seit November 2009 die SEPA-Lastschrift bereits Realität, aber beides wird von Unternehmen noch nicht wirklich genutzt. Doch die effizientere und schnellere Abwicklung des Zahlungsverkehrs birgt großes Einsparungspotenzial für europäische Unternehmen: Experten gehen von bis zu 100 Milliarden Euro pro Jahr aus. Auch der Sicherheitsaspekt von SEPA spielt eine wichtige Rolle. Vor allem bei Privatkunden soll die Höchstgrenze für Einzugsermächtigungen mehr Vertrauen schaffen.
Johannes Kröpfl, Manager bei GTW Management Consulting, über die Situation in Österreich: „Die heimischen Unternehmen kennen die SEPA-Umsetzungsfristen, können aber den Aufwand, der mit dem Umstellungsprozess einhergeht, nicht einschätzen. Je nach Branche, Geschäftsmodell und Ablauf des Zahlungsverkehrs kann der Anpassungsbedarf sehr hoch sein.“ Kröpfl begleitet derzeit mit seinem Team mehrere Unternehmen bei der SEPA-Umstellung. „Mit einem Software-Update ist es nicht getan. Unternehmen müssen auch ihre Geschäftsprozesse rund um den Zahlungsverkehr überprüfen und organisatorisch anpassen. Vor allem in der Kundenverwaltung sind neue Prozesse zu definieren und einzurichten.“
ALLE BEREICHE BETROFFEN
Zumeist erfordert die SEPA-Umstellung erhebliche Vorbereitungen und setzt fundierte unternehmerische Entscheidungen voraus. Denn die Umsetzung ist keineswegs trivial. Sie ist zeitintensiv und muss deshalb entsprechend im Vorhinein geplant werden. „Vor allem Unternehmen im Massenkundengeschäft wie Energieversorger, Versicherungsunternehmen oder auch das Medien- und Verlagswesen sind bei der SEPA-Umstellung mit großem Aufwand konfrontiert“, sagt Kröpfl. Deshalb sollte jedes SEPA-Projekt mit einer Machbarkeitsstudie begonnen werden. Erst wenn die Fakten auf dem Tisch liegen, kann der Aufwand richtig eingeschätzt werden.
Wer zudem glaubt, dass die SEPA-Umstellung nur IT-Abteilungen betrifft, der irrt sich. „Nahezu jeder Bereich hat sich mit den Auswirkungen der SEPA-Migration zu beschäftigen“, erklärt Kröpfl. „Die große Herausforderung besteht darin, alle erforderlichen Aktivitäten von Beginn an vollständig zu identifizieren.“ GTW setzt zu diesem Zweck auf ein Drei-Phasen-Modell: Phase eins beschäftigt sich mit der IST-Erhebung der System-Architektur und der Geschäftsprozesse. In Phase zwei dreht sich alles um den SOLL-Zustand und um die Erstellung eines Konzeptes zur Erreichung dieses Zustandes. Phase drei beinhaltet unter anderem die Qualitätssicherung, die Unterstützung bei der Go-live-Entscheidung und die Systemstabilisierung. Unterstützend wirkt GTW auch beim Projektmanagement mit: „Die SEPA-Umstellung ist mit den Euro- und Jahrtausendwende-Projekten vergleichbar. Auch diese haben eine detaillierte Vorbereitung erfordert“, so Kröpfl.
Erst durch die verpflichtende SEPA-Umstellung mit Februar 2014 wird es der Europäischen Union gelingen einen einheitlichen europäischen Zahlungsraum zu schaffen. Bereits seit Jahren laufen in Unternehmen entsprechende Vorbereitungen aber erst durch die gesetzte Frist müssen spätestens jetzt die konkreten Umsetzungsprojekte starten. (oli)
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