Sharepoint als ECM-Alternative

Mit Sharepoint stellt Microsoft eine Reihe von Dokumenten-Management-Funktionen bereit. Sharepoint-basierende Lösungen bieten sich damit in manchen Bereichen als Alternative zu den klassischen ECM-Systemen an. [...]

Der Erfolg von Sharepoint bringt ECM-Angebote eines ganz neuen Typs hervor und macht den Markt für das Dokumenten-Management bunter: Sharepoint-basierende Lösungen bieten sich als Alternative zu den herkömmlichen ECM-Systemen an. Klassische ECM-Lösungen überzeugen durch Spezialisierung in ihrem Funktions- und Einsatzprofil. Sie finden vor allem dort Anwendung, wo Unternehmen Strategien zur Digitalisierung ihrer vorrangig dokumentenbasierenden Prozesse anstreben. Ziel ist, Schnelligkeit und Produktivität in den papiergebundenen Geschäftsabläufen zu steigern und Prozesskosten zu senken. Anderer Content ist weitgehend unterrepräsentiert.

SHAREPOINT-COLLABORATION
Zwar verfolgen die Sharepoint-basierenden ECM-Lösungen ähnliche wirtschaftliche und effizienzsteigernde Nutzeneffekte wie die ECM-Spezialprodukte, aber ihre eigentliche Stoßrichtung sind Collaboration und das Teilen von Informationen in ihren vielfältigen Facetten. Diese Lösungen adressieren vor allem solche Unternehmen, die im Rahmen ihrer kollaborativen Ziele bereits über eine klare Sharepoint-Strategie – beispielsweise für ihr Intranet – verfügen und nun das Dokumenten-Management einbeziehen wollen.

Zudem stellt Sharepoint in Sachen Collaboration eine Multifunktionsplattform dar. Sie dient nicht nur ECM, sondern einer Vielzahl weiterer Anwendungen. Der übergreifende Gedanke ist, Informationen einfach auffindbar und auf transparentem Weg austauschbar zu machen. Diese Informationen müssen keineswegs Dokumente, sondern können ebenso Termine, Aufgaben, Reports oder ein Wiki innerhalb eines Projektraums sein. Diese multifunktionale Ausrichtung von Sharepoint kommt IT-Strategen entgegen, da für verschiedene Anforderungen nicht jeweils eigene Systeme aufwendig implementiert und betrieben werden müssen. Auch die damit verbundenen Kostenersparnisse und breitere Einsatzmöglichkeiten spielen eine Rolle bei der Entscheidung für eine Sharepoint-orientierte Strategie.

Überlegt ein Unternehmen, lediglich eine digitale Archivierung einzuführen, so ist dies sowohl über spezialisierte ECM-Software als auch über eine Sharepoint-Plattform möglich. Die Entscheidung für eine der beiden Alternativen wird zu keiner Grundsatzentscheidung für die eine oder andere Richtung führen, sondern sich aus der übergreifenden Strategie ableiten.
Was einen für ihn relevanten ECM-Teilaspekt betrifft, ist der Anwender möglicherweise mit einer klassischen ECM-Lösung besser bedient. Deren Entwickler wissen beispielsweise genau, wie man über drei Mausklicks an ein Dokument in einem ERP-System herankommt, während bei der Sharepoint-Variante möglicherweise fünf oder sechs Mausklicks notwendig sind. Es ist wie bei einem Schweizer Multifunktionsmesser: Es dient der universellen Nutzung als Messer, Schere, Korkenzieher, Schraubenzieher und mehr. Dabei haben die Einzelfunktionen nicht die Qualität des jeweiligen Spezialwerkzeugs. Ähnlich verhält es sich mit Sharepoint als multifunktionaler Plattform im Vergleich zu spezialisierten ECM-Lösungen.

Da Sharepoint nur einige ECM-nahe Basis­funktionen wie Archivierung oder Workflow-Gestaltung bietet, sind Zusatzlösungen notwendig. Deren Hersteller schlagen mit ihren gewachsenen Kompetenzen in den Fach- und Integrationsverfahren eine Brücke zwischen ECM und der Sharepoint-Welt.

Wo eine Sharepoint-Infrastruktur einschließlich der Sicherheitskonzepte samt Backup im Einsatz ist, reduzieren sich die Investitionen in die Systemtechnik für den Betrieb des Dokumenten-Management mit diesen Zusatzlösungen. Außerdem wird der Aufwand für die Schulung der Endanwender durch die Integration in die Microsoft-Welt, die den Desktop beherrscht und den meisten Anwendern vertraut ist, gemindert und die Einführung geht wesentlich schneller. (idg/oli)