Smarte Verträge für smarte Prozesse

Produktbeschreibungen, Preistabellen, Lieferzeitpläne, produktspezifische Klauseln – das sind nur einige Beispiele für wichtige Bestandteile von Kundenverträgen. Das händische Aufsetzen und Warten solcher Vertragsdokumente stellt eine administrative Herausforderung dar. Vor allem aufgrund des hohen Zeitaufwands. Abhilfe schafft eine digitale Vertragsverwaltung. [...]

In einem digitalen, cloudbasierten Vertragsmanagement sind sämtliche Unterlagen gebündelt an einem Ort gespeichert. »Dadurch können alle berechtigten Personen jederzeit auf Dokumente zugreifen – egal, von wo aus sie arbeiten«, so Robin Schmeisser, Geschäftsführer von Fabasoft Contracts, einem Linzer Anbieter einer Vertragsmanagement-Software. »Das ist besonders für Vertriebsteams entscheidend, die viel unterwegs sind. Zudem spart es wertvolle Zeit: Mit wenig Aufwand lassen sich Vereinbarungen und Anhänge generieren, die bereits die richtigen, aktuellsten Produktbeschreibungen und tabellarischen Aufstellungen enthalten.« Eine smarte Vertragsmanagement-Software ermögliche dank Versionierung zudem das Aufrufen und Wiederherstellen aller alten Vertragsversionen und macet damit Duplikate sowie langwierige Suchen nach dem Letztstand eines Dokuments obsolet.

Bei der Vertragserstellung können die Vertriebsmitarbeiter auf von der Rechtsabteilung hinterlegte und geprüfte Vorlagen, Textbausteine und Klauseln zurückgreifen. Das reduziert nicht nur Fehlerpotenzial und Risiken wie etwa Vertragsstrafen, Umsatzentgang, Verlust von Zertifizierungen oder Schadenersatzleistungen, sondern sichert auch die Qualität der Verträge sowie die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Vorgaben. Nach Erzeugung des Kundenvertrags durch den Vertrieb gelangt dieser über automatisierte Workflows zur Freigabe an die verantwortlichen Ansprechpartner. »Im Anschluss startet der Zeichnungsprozess mit elektronischer Unterschrift, in den der Kunde direkt eingebunden ist. Digitale Signaturen gehören mittlerweile zu den Grundfunktionen eines modernen Vertragsmanagements«, so Schmeisser. Die Anforderungen seien allerdings hoch: »Die Signaturen müssen eindeutig, fälschungssicher und überprüfbar sein.« Fabasoft Contracts bietet dafür eine systemeigene elektronische Signatur oder die vollständige Integration einer »qualifizierten elektronischen Signatur« gemäß eIDAS-Verordnung der EU an.

Berichte auf Knopfdruck

Eine smarte Software für Vertragsmanagement unterstützt den Vertrieb auch beim laufenden Monitoring und Reporting. Nach einmaligem Einstellen der Parameter wie Produktart, Vertragssummen, Laufzeit oder anderer relevanter Metadaten, generiert das Tool auf Knopfdruck die gewünschten Berichte. »Damit müssen Vertriebsteams ihre Reportings nicht länger händisch warten und sparen sehr viel Zeit«, betont Schmeisser.

Neben den regelmäßigen Berichten ermöglicht eine digitale Vertragsverwaltung auch die Beantwortung von spontanen internen Anfragen. Möchte eine Führungskraft beispielsweise wissen, wie viele Kunden in einem bestimmten Zeitraum Produkte einer Kategorie gekauft haben, gelangen die Mitarbeiter in wenigen Sekunden an die gewünschte Information. Auch während eines Kundentermins können die Vertreter mobil auf sämtliche Verträge und Auswertungen zugreifen und sind damit stets über den aktuellen Stand der festgelegten Vereinbarungen und Konditionen auf dem Laufenden.