„Software kann keinen HR-Manager ersetzen“

Brother hat seine Prozesse in der Personalverwaltung im CEE-Raum mit Hilfe von Infoniqa länderübergreifend modernisiert und vereinfacht. Nun können Mitarbeiter beispielsweise auf ihre eigene Personalakte zugreifen [...]

Unter anderem mit der digitalen Personalakte oder dem elektronischen Kompetenzmanagement von Infoniqa hat Brother die Mitarbeiterverwaltung vereinfacht. Cristina Barcea, Senior Manager Business Operations Brother CEE, erklärt den Schritt.

Computerwelt: Wie haben Sie vor der Infoniqa-Lösung Ihr Personal verwaltet?
Cristina Barcea: Ich bin für die HR des ganzen CEE-Raums zuständig, aber wir haben auch lokal verantwortliche HR-Mitarbeiter. Vorher hatten wir die einzelnen Personalakten in Ordnern, manche sogar lokal und zusätzlich bei uns doppelt geordnet. Wir haben das jetzt optimiert, indem wir für jeden Mitarbeiter eine digitale Personalakte angelegt haben.

Warum haben Sie sich für die Infoniqa-Lösung entschieden?
Wir haben damals drei Anbieter verglichen, und die Infoniqa-Lösung war diejenige, die sehr übersichtlich war. Sie bietet uns an, dass wir die Autorisierungen, wer welchen Zugriff hat, zentral verwalten können. Es ist eine Lösung, mit der man zentral die Kontrolle hat, bei der aber auch jeder lokal darauf zugreifen kann.

Welche Anforderungen sollte die Lösung im Vorfeld erfüllen?
Dass sie relativ flexibel gestaltbar ist und dass wir eben jedem Mitarbeiter einen eigenen Zugriff geben können. Wichtig war auch, dass die Lösung ­modular aufgebaut ist, dass wir also in Zukunft auch andenken können, andere Module einzubauen. Das ist sehr gut gelöst. Und letztendlich gab es natürlich auch die Kostenfrage.

In welchem Bereich Ihrer Arbeit kann keine Software helfen?
Die Software kann nie einen HR-Manager ersetzen, der beurteilt, ob die Hard Facts, die der Bewerber eingibt, richtig sind. Man hat meistens eine Stunde Zeit, einen Bewerber zu beurteilen, und muss innerhalb kürzester Zeit herausfinden, ob diese Fakten dem Bewerber auch entsprechen. Das ist schwierig durch eine Software zu ­ersetzen.

Wie hat sich der HR-Bereich durch die Lösung verändert?
Es geht alles viel schneller. Wir haben dadurch nicht weniger Mitarbeiter, die lokalen Mitarbeiter brauche ich nach wie vor für die lokale HR. Die Dokumente zur Personalakte kann man lokal beispielsweise gleich uploaden, und ich sehe sie dann gleich. Ein Thema sind auch die Mitarbeitergespräche. Wir haben ein weltweites Beurteilungssystem und laden nach dem Gespräch das gesamte Formular hoch. Da kann ich gleich sehen, wo es Punkte gibt, die man bearbeiten oder wo man Verbesserungen machen könnte.

Gab es Schulungen für die Mitarbeiter?
Es gab eine generelle Information, wo man was findet, es gab aber keine speziellen Schulungen für die Mitarbeiter. Das Tool ist nicht so kompliziert aufgebaut, als dass man es nicht durchschauen würde. Man kann sich durch die Personalakte durchklicken, sie ist selbsterklärend.

Das Gespräch führte Michaela Holy.

Cristina Barcea:
Cristina Barcea hat an der WU Handelwissenschaften studiert. Sie ist seit Anfang 2003 bei Brother tätig. Zunächst war sie im Sales als Business Coordinator für einige CEE-Märkte mitverantwortlich und danach für Human Resources, IT & Logistik zuständig. Seit Anfang 2010 ist Barcea als Prokuristin des Unternehmens für alle „Business Operations“ im CEE-Raum zuständig.