Spielo: Globale Kommunikation made in Graz

17 Standorte über den Globus verteilt sind für die interne Zusammenarbeit eine nicht zu unterschätzende Herausforderung. Gaming-Spezialist Spielo hat zu diesem Zweck Microsofts Lync eingeführt – und die Lösung beim Grazer Partner Solvion veredeln lassen. [...]

Spielo International ist ein global agierender Hersteller von End-to-End-Gaming-Produkten und beschäftigt weltweit rund 2.100 Mitarbeiter. Die Hauptstandorte sind Graz, Belgrad, Gibraltar, Hyderabad, Las Vegas, Lima, London, Lübeck, Monaco, Moncton, Rom, Stockholm, Warschau und Växjö. So klingend diese Namen sind, so groß ist die Herausforderung wenn es darum geht, die alltägliche Kommunikation zwischen den Stützpunkten effizient zu gestalten, ohne die Mitarbeiter ständig im Flugzeug hin- und herschicken zu müssen.

Aus diesem und anderen Gründen startete das Unternehmen gemeinsam mit dem Lösungspartner Solvion Information Management im Frühjahr ein Microsoft Lync-Projekt. „Ich kannte die Firma und ihre Referenzen bereits. Wir haben auch mit Microsoft gesprochen, das Solvion empfohlen hat, weil dieses sich sehr stark auf das Thema Lync spezialisiert hat“, sagt Robert Picher, operativer IT-Leiter bei Spielo International Austria, im Gespräch mit der COMPUTERWELT. Ein weiterer Vorteil, der für den genannten Partner sprach: die örtliche Nähe. „Zunächst einmal muss die Qualität stimmen. Wenn die passt und wir vor der Wahl zwischen einem Unternehmen in der Nähe oder einem mit zwei bis drei Stunden Anfahrtszeit stehen, dann entscheiden wir uns meistens für einen Dienstleister aus dem Grazer Raum.“  

Das Projekt ist sehr zügig über die Bühne gegangen. „Wir haben uns im April das erste Mal mit Solvion zusammengesetzt und darüber gesprochen, wie wir das Projekt angehen können. Ein paar Wochen später gab es den ersten Workshop mit einem Techniker meines Teams und jenem von Solvion. Drei Monate später konnten wir Lync flächendeckend ausrollen und in Betrieb nehmen. Es hat alles trotz der kurzen Zeit sehr gut funktioniert.“
Um das Projekt überhaupt in drei Monaten stemmen zu können, musste der IT-Leiter pragmatisch an die Sache herangehen. Das hieß etwa, die alte Telefonanlage unberührt zu lassen: „Wir suchten nach einer Lösung, mit der wir Instant Masseging, Presence-Funktionen und Conferencing an unseren 17 Standorten abbilden können, ohne das Thema Telefonieintegration mit hineinzunehmen. In drei Monaten wäre es auch nicht möglich gewesen, die Telefonanlage in allen Ländern zu ersetzen“, argumentiert Picher. Warum es auch mittelfristig keinen Plan gibt, komplett auf IP-Telefonie umzusteigen, erklärt er so: „Wir haben an unseren Standorten unterschiedliche Telefonanlagen und -anbieter – und damit verschiedene Anforderungen. Weiters ist es notwendig, sich über die unterschiedlichen gesetzlichen Rahmenbedingungen in den Ländern Gedanken zu machen.“

Darüberhinaus seien folgende Fragen zu berücksichtigen: „Ist unser Netzwerk überhaupt in der Lage, den Voice-Traffic abzudecken? Was machen wir mit IT-Anlagen, die nach wie vor einen analogen oder ISDN-Anschluss haben? Das sind Fragen, die sich durch die Anzahl der Standorte potenzieren. Außerdem sehe ich Funktionen wie Telefonzentrale, Gruppenschaltung oder Ringschaltung bei Lync noch nicht implementiert.“

Davon abgesehen nutzt Spielo das volle Programm: „Sämtliche Standard-Funktionen wie Instant Messaging, Presence und Video Conferencing. Oft wird auch Desktop-Sharing verwendet, was für Meetings ein Vorteil ist. Eine Funktion, auf die wir bestanden haben: ein SIP-Gateway. Wir genießen damit die Möglichkeit, mit Lync reine Telefon-Konferenzen abzuhalten beziehungsweise eine Mischung. Das ist ideal, wenn sich Konferenzteilnehmer nur per Telefon dazuschalten können. Darüber hinaus liefert Microsoft die passenden Apps für Smartphones, mit deren Hilfe man sich mit einem iPhone oder Android-Gerät ähnlich verbinden kann wie mit einem PC“, so Picher.

Bei der Nutzung am Computer verwenden die Spielo-Mitarbeiter Headsets von Jabra. Zum Einsatz kommen auch Speaker desselben Herstellers, wenn mehrere Personen um einen Bildschirm sitzen. „Unsere Kollegen nutzen zudem die Kameras ihrer Laptops. Die Qualität ist nicht überragend, für unsere Zwecke benötigt man allerdings auch kein HD. Wichtiger ist die Tonqualität.“ Ein weiterer Hinweis auf Pichers Pragmatismus.   

KEINE GROSSE BUDGETÄRE BELASTUNG
Alles in allem zeigt sich der IT-Leiter mit der Lösung sehr zufrieden: „Lync integriert sich wunderbar in eine Windows-Umgebung. Es ist für mich sehr praktisch zu sehen, ob ein Kollege etwa aus Kanada momentan verfügbar ist oder ab wann er wieder frei ist. Lync holt sich diese Informationen aus dem Kalender.“ Auch budgetär war die Einführung des Tools ein Treffer ins Schwarze: „Dadurch, dass wir mit Microsoft ein Enterprise-Agreement haben, sind die Lync-Lizenzen Teil dieser Vereinbarung. Damit kommen keine hohen Kosten auf uns zu. Die Server-Implementierung hält sich auch in Grenzen. So gesehen war das Lync-Projekt budgetär gesehen keine große Belastung.“

Last but not least äußerten sich die Mitarbeiter durchaus zufrieden. Trainings wurden keine gemacht: „Wir stellten uns die Frage, ob es überhaupt notwendig sei, Mitarbeiter eines Unternehmens, das im Technologiesektor tätig ist, auf Lync einzuschulen. Die Funktionen sind selbsterklärend. Was wir sehr wohl gemacht haben, war, die Trainingsportale zu installieren, die Microsoft als fixfertige Pakete zur Verfügung stellt. Man findet hier eine Knowledge Base und Trainingsmaterial. Eigene Schulungen waren daher nicht notwendig.“  

Lob spricht Robert Picher auch in Richtung Lösungspartner aus: „Ich bin froh, dass wir das Projekt mit Solvion umgesetzt haben. Die Mitarbeiter sind professionell vorgegangen, man merkt, dass sie viel Erfahrung haben. Was mir persönlich sehr gefallen hat: Der SIP-Gateway, den wir unbedingt haben wollten, war etwas, das Solvion in der Form noch nicht gemacht hat. Der Lösungspartner hat sich unabhängig von uns mit unserem Provider Citycom  zusammengesetzt und gemeinsam die Lösung für uns entwickelt, die sehr gut funktioniert. Das zeigt, dass Solvion bereit ist, auch Dinge anzugehen, die Neuland sind.

Unterm Strich hilft die Lösung Spielo, die Reisekosten zu reduzieren, weil man sehr vieles über Lync-Konferenzen abwickeln kann. „Das heißt jedoch nicht, dass man sich alle Reisen und gemeinsame Workshops ersparen kann. Das wäre illusorisch“, so Picher. „Lync hilft uns vor allem, die alltägliche Kommunikation zwischen Kollegen an unterschiedlichen Standorten effizienter zu gestalten.“

Übrigens: Solvion präsentiert das Spielo International-Projekt und andere Case Studies der Kunden Tip Group, Stadt Weiz und Österreichische Kontrollbank am 7. November 2012 um 9:30 bei Microsoft Wien. Die Veranstaltung bietet Infos rund um Lync 2013 direkt vom Hersteller und eine eigens eingerichtete Teststrecke. (su)