Stiefkind Prozessoptimierung

Business-Manager haben erkannt, dass sich über Jahre gewachsene Prozesse mit Hilfe der richtigen IT-Tools einfacher und günstiger umsetzen lassen. Genutzt werden diese Möglichkeiten jedoch noch wenig. [...]

Der potenzielle Nutzen von konsequentem Geschäftsprozess-Managements liegt in vielen Unternehmen brach. Vor allem im Hinblick auf Prozessqualität und -kosten sehen viele Business-Manager erheblichen Bedarf für Verbesserungen. Zu diesem Ergebnis kommt die MID GmbH in ihrer „Business-Benefit-Studie“. Für die Untersuchung befragte der Nürnberger Prozessmodellierungsspezialist rund 320 Fachbereichsverantwortliche aus verschiedenen Unternehmen.

Das Prozess-Management vieler Unternehmen bewegt sich der Studie zufolge im Spannungsfeld zwischen erkannten Notwendigkeiten und dennoch einwirkenden Bremskräften. Für mehr als die Hälfte der Befragten hat die Prozessoptimierung „hohe strategische Bedeutung“ und für etwa ein Viertel ist dieses Thema sogar das derzeit wichtigste.

Auf der anderen Seite räumen die Business-Manager ein, dass die durchaus angestrebte Weiterentwicklung des Prozess-Managements vor teilweise hohen Hürden steht. Dazu zählen besonders das unzureichende Prozessverständnis sowohl der Mitarbeiter in den Fachbereichen als auch der IT-Abteilung. Als weitere Hindernisse kristallisierten sich im Rahmen der Business-Benefit-Studie eine oft geringe Veränderungsbereitschaft und Investitionsbeschränkungen im Betrieb heraus.

Doch der Wille zu Veränderungen und  mehr Budget sind nur die halbe Miete. Denn offenbar mangelt es in jedem zweiten Unternehmen an einer Gesamtstrategie für das Geschäftsprozess-Management. Wie die Studienteilnehmer andeuten, verfolgen die einzelnen Business-Bereiche oft ihre eigene Prozessstrategie, statt gemeinsam an einem Strang zu ziehen. Und Cloud-Services, die heutzutage ohne Wissen der IT-Abteilung von allen Mitarbeitern relativ leicht genutzt werden können, begünstigen dieses Vorgehen. Auf diese Weise entstehen vielfach Prozessinseln, die für die Gesamtorganisation letztendlich teuer und ineffizient sind.

Die Fachbereiche kochen also ihr eigenes Süppchen. Kein Wunder, denn wie die Umfrage ebenfalls gezeigt hat, ist eine ausreichende und aktive Unterstützung des Business-Process-Managements (BPM) auch auf der Geschäftsleitungsebene nicht selbstverständlich: In mehr als 40 Prozent der Firmen fehlt diese Unterstützung bzw. zentrale Vorgaben und dieser Mangel überträgt sich auch auf die Fachbereiche.

„Dabei ist die Prozessorientierung alles andere als ein Selbstzweck“, sagt MID-Geschäftsführer Bertram Geck. Und das ist laut der Business-Benefit-Studie auch den Business-Managern klar: Als treibende Faktoren für den Wunsch nach effizienteren Prozessen nennen zwei Drittel von ihnen die Notwendigkeit zur Kostenkontrolle und Produktivitätssteigerung, aber etwa genauso viele auch die steigenden Marktanforderungen. Geck zufolge ist es jedoch bisher den wenigsten Unternehmen gelungen, Einklang zwischen solchen Erfordernissen und dem tatsächlichen Handeln zu schaffen. „Diese Diskrepanz droht sich in einer dauerhaft begrenzten Prozess-Performance niederzuschlagen und die betriebliche Leistungsfähigkeit zu beeinträchtigen“, warnt der MID-Geschäftsführer.

KOSTENKONTROLLE
Es besteht also konkreter Handlungsbedarf, und zwar nicht nur aus der Sicht von MID. Das belegt das kritische Urteil der Business-Manager hinsichtlich des gegenwärtigen Geschäftsprozessnutzens in ihren Unternehmen. Im eigenen Zuständigkeitsbereich konstatieren 69 Prozent „erhebliche Optimierungsmöglichkeiten“, vor allem in qualitativer Hinsicht. Mit den Prozesskosten, die vielfach ohne Qualitätsverlust günstiger ausfallen könnten, sind ähnlich viele unzufrieden.

Raum für Verbesserungen sieht die Mehrzahl der Business-Manager aber auch hinsichtlich der prozessualen Produktivität und der Prozesstransparenz sowie der Prozessmodellierung: Nicht einmal das Compliance-Thema empfinden sie als ausreichend abgebildet, was nicht zuletzt an der zu wenig konsequent gepflegten Dokumentation von Prozessen liegt.

Eine Mitschuld an diesem Zustand trägt auch die unzureichende Software-Unterstützung: 38 Prozent der Befragten haben angegeben, dass sie nicht über adäquate Werkzeuge für Prozessmodellierung und -dokumentation verfügen. Weitere 52 Prozent haben gleichzeitig unterschiedliche Produkte im Einsatz, weshalb viele eine Vereinheitlichung anstreben. Davon versprechen sich die Manager in erster Linie mehr Prozessqualität und -integration sowie Kostenvorteile und allgemein agilere Prozessbedingungen.

MID-Geschäftsführer Geck hält das für eine gute Idee: „Aus meiner Sicht gehört die Verknüpfung der bestehenden Tools für die Unternehmen zum Pflichtprogramm der Zukunft.“ Und zwar nicht nur bei den BPM-Tools selbst, sondern in allen Bereichen. Je besser integriert die verschiedenen IT-Systeme sind, desto einfacher und kostengünstiger lassen sich auch die Prozesse auf Vordermann bringen. (idg/oli)