Stolpersteine am Digital Workplace

Viele Unternehmen machen bei der Einführung des digitalen Arbeitsplatzes entscheidende Fehler. Wir sagen Ihnen, woran Digital-Workplace-Projekte am häufigsten scheitern. [...]

Eine von Forbes Insight im Auftrag von VMware durchgeführte Befragung von 2.158 CIOs und Nutzern aus 16 Ländern ergab unter anderen, dass Mitarbeiter mit einem modernen digitalen Arbeitsplatz und einem flexiblen mobilen Zugriff auf notwendige Anwendungen neunmal häufiger von einer Steigerung der persönlichen Produktivität berichten. Außerdem sind sie der Meinung, dass sie durch die richtigen Anwendungen am Arbeitsplatz rund 12 Prozent weniger Zeit für manuelle Prozesse aufwenden müssen.

Ebenso dokumentiert die Befragung, dass ein digitaler Arbeitsplatz und der flexible Zugriff auf Anwendungen die Effizienz in der Zusammenarbeit aus Sicht der befragten Mitarbeiter deutlich ansteigen lässt. Und das lässt sich nach Meinung der CIOs in ganz Europa auch monetär messen: Die meisten von ihnen (89 Prozent) rechnen mit einem durchschnittlichen Umsatzplus von fünf Prozent innerhalb von drei Jahren durch den Einsatz der richtigen Anwendungen im Unternehmen.

Und es gibt noch einen weiteren Grund für Unternehmen, die Digitalisierung am Arbeitsplatz in Angriff zu nehmen: Mitarbeiter, die an einem digitalen Arbeitsplatz mit den für sie nötigen Anwendungen arbeiten, bewerten ihr Unternehmen fast viermal so häufig als führend bei der digitalen Transformation als die Vergleichsgruppe ohne digitale Hilfsmittel (43 Prozent gegenüber 11 Prozent). Zudem bewerten sie die Attraktivität ihres Arbeitgebers rund drei Mal so hoch (43 Prozent gegenüber 15 Prozent).

Der Digital Workplace ist somit ein entscheidender Baustein der digitalen Transformation. Er verändert die Art und Weise, wie Mitarbeiter ihrer Tätigkeit nachgehen und mit anderen zusammenarbeiten. Das kann zu deutlich mehr Produktivität und Effizienz führen. Wenn es richtig gemacht wird. Wenn nicht, gefährden Unternehmen dadurch auch andere Transformationsprozesse. Entscheider tun also gut daran, die folgenden vier Hürden so gut es geht zu umschiffen. Denn an diesen scheitern Digital-Workplace-Projekte regelmäßig.

Zu viele Köche

Oft unterscheiden sich die Erwartungen an den digitalen Arbeitsplatz in den einzelnen Abteilungen deutlich, zum Beispiel in der Unternehmenskommunikation oder im Vertrieb. Während ein Bereich die Priorität auf mobile Lösungen setzt, wünscht sich eine andere Abteilung ein personalisiertes Intranet. So geschieht es schnell, dass jede Abteilung ihre eigenen Ziele verfolgt und individuelle Lösungen anschafft. Doch so kann kaum ein übergreifendes Gesamtergebnis erreicht werden, das alle Unternehmensbereiche berücksichtigt. Es ist daher zwingend erforderlich, dass eine zentrale Stelle die Transformation hin zum Digital Workplace übergreifend koordiniert.

Zu wenig Mut

Viele Unternehmen suchen nach dem Königsweg für die Transformation. Doch genau dieser ist so individuell und facettenreich wie das Unternehmen selbst. Darum lautet die Devise: Ausprobieren! Wenn Unternehmen sich scheuen, mit neuen Technologien oder Cloud-Services zu experimentieren, werden sie die für sich beste Lösung kaum finden können. Wichtig ist ein kontrolliertes Ausprobieren innerhalb überschaubarer Pilotprojekte. Bei der Umsetzung gibt die IT eine Stoßrichtung vor, welche Lösung in der Praxis jedoch am besten funktioniert, ist schwer vorherzusagen. Sicher wird das eine oder andere Experiment scheitern, aber dieses Risiko sollten Unternehmen in Kauf nehmen.

Zu viele Tools

Im Laufe der Jahre entsteht in jedem Unternehmen ein Wildwuchs an IT-Lösungen von unterschiedlichsten Anbietern. Dieser verschärft sich noch, wenn Fachabteilungen auf eigene Initiative Collaboration-Tools anschaffen. Die unternehmensweite Einführung des Digital Workplace ist daher immer auch eine große Chance zur IT-Konsolidierung. Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass sich die Anzahl der Tools dabei gut um die Hälfte reduzieren lässt. Gleichzeitig können die Lösungen unterschiedlicher Anbieter besser aufeinander abgestimmt werden. Auf diese Weise schaffen Unternehmen nicht nur eine einheitliche Plattform für die Zusammenarbeit, sondern sparen zusätzlich Lizenz- und Wartungskosten.

Zu wenig Gefühl

Viele Unternehmen konzentrieren sich bei der Einführung von Collaboration-Tools auf die Technik und vergessen, die Mitarbeiter mitzunehmen. Bei Digital-Workplace-Projekten geht es aber nicht in erster Linie um neue Technologien, sondern darum, wie Menschen arbeiten und vor allem zusammenarbeiten. Um herauszufinden, von welchen neuen Formen der Zusammenarbeit die Mitarbeiter am meisten profitieren, bieten sich Design Thinking und andere agile Methoden an. Eins zeigt die Erfahrung deutlich: Erfolgreiche Pilotprojekte machen die Vorteile schnell sichtbar und Lust, weitere Anwendungen umzusetzen. Zudem tragen Multiplikatoren innerhalb der Abteilungen, automatisierte Hilfesysteme, Erklärvideos oder auch Gamification-Lösungen dazu bei, Vorbehalte abzubauen. Nicht zuletzt muss der Wandel vom Management vorgelebt werden, denn das Verhalten der Führungskräfte hat in jedem Fall Vorbildcharakter.

Bewusste Transformation

Die Einführung des Digital Workplace ist nicht trivial. Unternehmen sollten nicht darauf warten, dass Abteilungen selbst aktiv werden, sondern die Transformation bewusst und ganzheitlich vorantreiben. Auf dem Weg dahin müssen Unternehmen die richtigen Schwerpunkte setzen und dafür Use Cases definieren, mutig neue Lösungen ausprobieren und nicht-funktionierende Ansätze konsequent verwerfen. Die eigene Belegschaft sollte dabei von Beginn an eingebunden sein. Nur so kann sich eine aktive Unternehmens-Community (weiter)entwickeln.

* Eric Schott ist CEO von Campana & Schott.