EDI- und ERP-Experte Christoph Rachlinger, Geschäftsführer von map7 Consulting, beantwortet im exklusiven COMPUTERWELT-Interview häufig gestellte Fragen zum Thema ERP und wagt dabei auch einen Blick in die Zukunft von ERP-Lösungen. [...]
Was sind aus Ihrer Sicht die drei wichtigsten Argumente für ein ERP-System?
Ganz klar: Effizienz, Transparenz und Zentralisierung. Durch die diversen Funktionen der ERP-Systeme können Prozesse optimiert und gesteuert werden und Ressourcen effizient eingesetzt werden. Dies hilft nicht nur bei der Planung sondern ermöglicht es auch sämtliche Daten jederzeit, unternehmensübergreifen und einheitlich abzurufen, wodurch Fehler vermieden werden und Zeit gespart wird.
Ganz klar: Effizienz, Transparenz und Zentralisierung. Durch die diversen Funktionen der ERP-Systeme können Prozesse optimiert und gesteuert werden und Ressourcen effizient eingesetzt werden. Dies hilft nicht nur bei der Planung sondern ermöglicht es auch sämtliche Daten jederzeit, unternehmensübergreifen und einheitlich abzurufen, wodurch Fehler vermieden werden und Zeit gespart wird.
Für welche Branchen und Unternehmensgrößen ist ein ERP System geeignet?
Ab einem Netto-Umsatz von circa 30.000 Euro. Abhängig von den Unternehmenszielen, kann ein Einsatz – eventuell auch nur von Teilpaketen – schon früher sinnvoll sein, damit ein fließender Übergang ohne große Überraschungen möglich ist. ERP Systeme tragen jedenfalls zur Effizienzsteigerung bei, unabhängig von der Branche. Natürlich werden je nach Branchen unterschiedliche Funktionen stärker genutzt. Im Dienstleistungsbereich sind Module für Vertrieb und CRM sowie Projektmanagement sehr gefragt. Im produzierenden Bereich nimmt natürlich das Thema Materialwirtschaft einen hohen Stellenwert ein.
Ab einem Netto-Umsatz von circa 30.000 Euro. Abhängig von den Unternehmenszielen, kann ein Einsatz – eventuell auch nur von Teilpaketen – schon früher sinnvoll sein, damit ein fließender Übergang ohne große Überraschungen möglich ist. ERP Systeme tragen jedenfalls zur Effizienzsteigerung bei, unabhängig von der Branche. Natürlich werden je nach Branchen unterschiedliche Funktionen stärker genutzt. Im Dienstleistungsbereich sind Module für Vertrieb und CRM sowie Projektmanagement sehr gefragt. Im produzierenden Bereich nimmt natürlich das Thema Materialwirtschaft einen hohen Stellenwert ein.
Kann ein ERP System zum strategischen Wettbewerbsvorteil werden?
Ja, weil viel Overhead in der Verwaltung eingespart wird. Alle Tagesgeschäft-relevanten Belege sind über ein System abrufbar. Wer hat welche Änderungen vorgenommen? Wie ist es zu der Auslieferung gekommen, etc. Das Tempo, mit dem Informationen zur Verfügung gestellt werden können, wird immer wichtiger und spielt gerade auch im globalen Wettbewerb eine Rolle. Ob ich eine Kundenanfrage ‚auf Knopfdruck‘ beantworten kann oder zuerst drei Kollegen fragen muss, macht einen wesentlichen Unterschied aus.
Ja, weil viel Overhead in der Verwaltung eingespart wird. Alle Tagesgeschäft-relevanten Belege sind über ein System abrufbar. Wer hat welche Änderungen vorgenommen? Wie ist es zu der Auslieferung gekommen, etc. Das Tempo, mit dem Informationen zur Verfügung gestellt werden können, wird immer wichtiger und spielt gerade auch im globalen Wettbewerb eine Rolle. Ob ich eine Kundenanfrage ‚auf Knopfdruck‘ beantworten kann oder zuerst drei Kollegen fragen muss, macht einen wesentlichen Unterschied aus.
Worauf ist bei der Auswahl einer ERP Lösung zu achten?
Kurzum: Das System muss zu den individuellen Anforderungen passen! Daher sollte man eine möglichst genaue Vorstellung haben, welche Aufgaben über das System laufen sollen und welche nicht. In Rücksprache mit dem ERP-Anbieter wird man dann schnell herausfinden, ob die bevorzugte ERP-Lösung die eignen Anforderungen erfüllen kann, beziehungsweise ob diese generell wirtschaftlich sinnvoll abbildbar sind. Empfehlenswert ist sicher dies in einem Pflichtenheft festzuhalten. Je nach Unternehmensgröße kann es auch eine Rolle spielen inwieweit das System erweiterbar ist – kann zum Beispiel nur mit Teilfunktionen begonnen werden und das System kontinuierlich ausgebaut werden? Ein wesentliches Kriterium ist auch das Support-Angebot des Anbieters.
Kurzum: Das System muss zu den individuellen Anforderungen passen! Daher sollte man eine möglichst genaue Vorstellung haben, welche Aufgaben über das System laufen sollen und welche nicht. In Rücksprache mit dem ERP-Anbieter wird man dann schnell herausfinden, ob die bevorzugte ERP-Lösung die eignen Anforderungen erfüllen kann, beziehungsweise ob diese generell wirtschaftlich sinnvoll abbildbar sind. Empfehlenswert ist sicher dies in einem Pflichtenheft festzuhalten. Je nach Unternehmensgröße kann es auch eine Rolle spielen inwieweit das System erweiterbar ist – kann zum Beispiel nur mit Teilfunktionen begonnen werden und das System kontinuierlich ausgebaut werden? Ein wesentliches Kriterium ist auch das Support-Angebot des Anbieters.
Von welchen Faktoren ist eine erfolgreiche Einführung eines ERP Systems abhängig?
Abgesehen von der Technik, ist hier die Kommunikation der wichtigste Aspekt. Um sich größere Enttäuschungen zu ersparen, sollte man sich bewusst sein, dass ein ERP-Projekt immer einen Einschnitt bedeutet und diese Veränderung nicht immer wohlwollend zur Kenntnis genommen wird. Um der ‚Das haben wir aber immer so gemacht‘-Mentalität vorzubeugen, empfiehlt es sich die Mitarbeiter frühzeitig einzubinden – zum Beispiel bereits bei der Definition der Anforderungen. Zudem sollte auch der Angst um den Verlust des Arbeitsplatzes vorgebeugt werden. In den seltensten Fällen führt ein ERP System dazu, dass Arbeitsplätze eingespart werden, vielmehr haben die Mitarbeiter durch den Wegfall von zeitraubenden administrativen Tätigkeiten mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben. Nicht nur bei der Einführung sondern auch im laufenden Betreib ist es natürlich wesentlich, dass das ERP-System ‚richtig‘ genutzt wird – wenn nur ‚Schlechtes‘ reinkommt, kann nichts ‚Gutes‘ rauskommen.
Abgesehen von der Technik, ist hier die Kommunikation der wichtigste Aspekt. Um sich größere Enttäuschungen zu ersparen, sollte man sich bewusst sein, dass ein ERP-Projekt immer einen Einschnitt bedeutet und diese Veränderung nicht immer wohlwollend zur Kenntnis genommen wird. Um der ‚Das haben wir aber immer so gemacht‘-Mentalität vorzubeugen, empfiehlt es sich die Mitarbeiter frühzeitig einzubinden – zum Beispiel bereits bei der Definition der Anforderungen. Zudem sollte auch der Angst um den Verlust des Arbeitsplatzes vorgebeugt werden. In den seltensten Fällen führt ein ERP System dazu, dass Arbeitsplätze eingespart werden, vielmehr haben die Mitarbeiter durch den Wegfall von zeitraubenden administrativen Tätigkeiten mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben. Nicht nur bei der Einführung sondern auch im laufenden Betreib ist es natürlich wesentlich, dass das ERP-System ‚richtig‘ genutzt wird – wenn nur ‚Schlechtes‘ reinkommt, kann nichts ‚Gutes‘ rauskommen.
Welche Rolle spielt Dokumenten-Management-Systemen (DMS) im Zusammenhang mit ERP?
Zu den meisten prozessauslösenden Vorgängen im ERP bestehen Rahmenverträge, Lieferantenvereinbarungen, etc. Ein DMS ist daher abhängig vom Auftrags-Gesamtvolumen und unter Berücksichtigung der Anzahl der unterschiedlichen Geschäftspartner auch eine sinnvolle Ergänzung zum ERP. Damit eine permanente Einsicht in alle auftragsrelevanten Unterlagen möglich ist.
Zu den meisten prozessauslösenden Vorgängen im ERP bestehen Rahmenverträge, Lieferantenvereinbarungen, etc. Ein DMS ist daher abhängig vom Auftrags-Gesamtvolumen und unter Berücksichtigung der Anzahl der unterschiedlichen Geschäftspartner auch eine sinnvolle Ergänzung zum ERP. Damit eine permanente Einsicht in alle auftragsrelevanten Unterlagen möglich ist.
Wie wichtig sind die ERP-Statistiken und Auswertungen als Basis für strategische Geschäftsentscheidungen?
Berichte und Statistiken bieten einen Überblick über den Geschäftserfolg und sind daher enorm wichtig für strategische Geschäftsentscheidungen. Zum Beispiel als Händler biete ich bestimmte Waren zum Verkauf an. Für mich wird daher interessant sein, wenn bei meinen verkauften Waren bei einzelnen Artikel Ertragsunterschreitungen unter einem bestimmten Prozentwert auftreten. Ich habe unter Umständen auch Verkäufer die eine erfolgsbasierte Prämie bekommen, dafür sollte ich mit geringem Aufwand die Verkaufszahlen erheben können. Als Unternehmer oder Geschäftsführer muss ich mir permanent folgende Fragen stellen: ‚Wie erfolgreich bin ich? Wie geht es dem Unternehmen? Wo kann oder muss ich gegensteuern?‘
Berichte und Statistiken bieten einen Überblick über den Geschäftserfolg und sind daher enorm wichtig für strategische Geschäftsentscheidungen. Zum Beispiel als Händler biete ich bestimmte Waren zum Verkauf an. Für mich wird daher interessant sein, wenn bei meinen verkauften Waren bei einzelnen Artikel Ertragsunterschreitungen unter einem bestimmten Prozentwert auftreten. Ich habe unter Umständen auch Verkäufer die eine erfolgsbasierte Prämie bekommen, dafür sollte ich mit geringem Aufwand die Verkaufszahlen erheben können. Als Unternehmer oder Geschäftsführer muss ich mir permanent folgende Fragen stellen: ‚Wie erfolgreich bin ich? Wie geht es dem Unternehmen? Wo kann oder muss ich gegensteuern?‘
Soll ERP inhouse oder aus der Cloud betrieben werden?
Ob das ERP-System Inhouse oder im Outsourcing betrieben wird, hängt nur von den bereits bestehenden und zukünftig geplanten Strukturen ab. Verfügen Sie ohnehin über eine eigene IT-Abteilung mit einer entsprechenden Mitarbeiterzahl, dann kann es kostensparender und flexibler sein, die Lösung selber zu betreiben. Wird überlegt die Infrastruktur zu verkleinern und die Kernkompetenz auf andere Aufgaben zu verlegen, dann macht es wohl eher Sinn die Verantwortung für den Betrieb auszulagern.
Ob das ERP-System Inhouse oder im Outsourcing betrieben wird, hängt nur von den bereits bestehenden und zukünftig geplanten Strukturen ab. Verfügen Sie ohnehin über eine eigene IT-Abteilung mit einer entsprechenden Mitarbeiterzahl, dann kann es kostensparender und flexibler sein, die Lösung selber zu betreiben. Wird überlegt die Infrastruktur zu verkleinern und die Kernkompetenz auf andere Aufgaben zu verlegen, dann macht es wohl eher Sinn die Verantwortung für den Betrieb auszulagern.
Wie sieht das ERP-System der Zukunft aus?
Es hat ja schon sehr viele überholte, korrigierte Aussagen zum Thema Informationstechnologie gegeben. Ich hatte vor ein paar Jahren die Diskussion mit einem Kollegen, wer will schon über ein Smartphone im ERP nachsehen, wie es um die Produktion steht? Heute ist dies state oft the art. Aber es ist so, Wissen ist Macht, auch wenn es um so flüchtige Daten wie aus dem ERP-System geht. Wer schnell auf wichtige Informationen zugreifen kann ist klar im Vorteil. Daher integrieren viele Anbieter auch bereits Informationen aus Social Media Netzwerken in ihr CRM-Tools.
Es hat ja schon sehr viele überholte, korrigierte Aussagen zum Thema Informationstechnologie gegeben. Ich hatte vor ein paar Jahren die Diskussion mit einem Kollegen, wer will schon über ein Smartphone im ERP nachsehen, wie es um die Produktion steht? Heute ist dies state oft the art. Aber es ist so, Wissen ist Macht, auch wenn es um so flüchtige Daten wie aus dem ERP-System geht. Wer schnell auf wichtige Informationen zugreifen kann ist klar im Vorteil. Daher integrieren viele Anbieter auch bereits Informationen aus Social Media Netzwerken in ihr CRM-Tools.
Was sind die Besonderheiten der ERP-Lösung von map7?
Unser ERP-System verfügt über eine integrierte EDI-Anbindung und ist Online verfügbar. Die Anbindung der Geschäftspartner ermöglicht auch einen noch höheren Grad der Automatisierung im Datenaustausch.
Unser ERP-System verfügt über eine integrierte EDI-Anbindung und ist Online verfügbar. Die Anbindung der Geschäftspartner ermöglicht auch einen noch höheren Grad der Automatisierung im Datenaustausch.
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