Tag der Abrechnung

2014 führt Österreich als zweites Land in Europa nach Dänemark die verpflichtende E-Rechnung an den Bund ein. Das heißt: Ab 1. Jänner 2014 müssen Unternehmen, die mit der Republik Österreich Geschäfte machen, auf E-Rechnung umstellen, um ihr Geld zu erhalten. Viele haben ihre IT aber noch nicht angepasst. [...]

2014 führt Österreich als zweites Land in Europa nach Dänemark die verpflichtende E-Rechnung an den Bund ein. Das heißt: Ab 1. Jänner 2014 können Rechnungen über Waren und Dienstleistungen an den Bund ausschließlich in strukturierter elektronischer Form eingebracht werden, die Bundesdienststellen akzeptieren ab dann weder Papierrechnungen noch Rechnungen im PDF-Format, da beides nicht für die automatische Weiterverarbeitung geeignet ist. „Aktuell sind 77.000 Unternehmen als Lieferanten des Bundes erfasst“, so Herwig Höllinger, General­sekretär-Stellvertreter der Wirtschaftskammer Österreich (WKO), und weiter: „Somit muss ungefähr jedes sechste Unternehmen in Österreich spätestens ab nächstem Jänner strukturierte E-Rechnungen stellen können.“

Das Thema elektronische Rechnung verspricht laut Gerhard Laga, Leiter des E-Center der WKO enorme Chancen für Unternehmen. Eine Studie im Auftrag der Wirtschaftskammer berechnet laut Laga Nutzenpotentiale von acht Milliarden Euro jährlich. „Dies gilt freilich nur, wenn elektronische Rechnungen in einem einheitlichen strukturierten Format erzeugt, übermittelt und automatisch in die Buchhaltung des Rechnungsempfängers übernommen werden“, so Laga im Gespräch mit der COMPUTERWELT. Das sei bereits seit Jahrzehnten im Zahlungsverkehr üblich, nun komme es auch für die Rechnungsübermittlung.

KOMMUNIKATIONSPROBLEM
„Wir haben die Studie bereits 2011 erstellt und veröffentlicht, aber leider hat sie nur wenig Interesse geweckt. Deshalb kommen manche Unternehmen ein wenig unter Zugzwang. Da gab und gibt es nach wie vor ein Kommunikationsproblem mit den Lieferanten“, so Laga weiter. Laut Schätzungen des Finanzministeriums haben fünf bis 20 Prozent der 77.000 Lieferanten des Bundes ihre Buchhaltung und das Rechnungswesen noch nicht umgestellt. Die gesetzliche Zwangsumstellung hat laut Laga aber viele Vorteile für die Unternehmen: „Sobald die Rechnung über den Computer verschickt wird, bekommt der Sender ein Mail zurückgeschickt, dass die Rechnung allen formalen Kriterien entspricht und auch bei der Bundesstelle angekommen ist.“ Auch die Zahlung erfolge deutlich schneller, da der elektronische Prozess automatisiert und menschliches Versagen auf ein Minimum reduziert wird. Die WKO will insbesondere die KMU bei der Umstellung unterstützen: Ihnen steht das von AUSTRIAPRO entwickelte Plugin für Microsoft Word kostenfrei zur Verfügung. Weiters entwickelt die WKO den E-Rechnungsstandard ebInterface ständig weiter. Das für die E-Rechnung in Österreich genutzte XML-Datenaustauschformat wurde gemeinsam mit der Softwarebranche entwickelt, von Wirtschaftskammer und Wirtschaftsministerium finanziert und ist offengelegt; Infos dazu können unter www.ebinterface.at eingesehen werden. „Die bei uns am meisten verwendeten Buchhaltungsprogramme können in ihren aktuellen Versionen meist schon ebInterface-XML-Dateien lesen und erzeugen“, so Laga.

AUFRUF AN DIE DIENSTLEISTER
Um eine E-Rechnung zu stellen gibt es mehrere Möglichkeiten: Entweder durch Eingabe der Rechnungsdaten in ein Online-Formular, per Upload oder mittels Koppelung der eigenen Software mit dem E-Rechnungssystem des Bundes. „Da sind auch die Finanz- oder Clouddienstleister aufgerufen, ihre Lösungen entsprechend zu erweitern“, sagt Laga, und weiter: „Das würde eine Vereinfachung für die Nutzer und eine Geschäftschance für die Betreiber mit sich bringen. Auch die Softwarehersteller könnten die entsprechende Verbindung in ihre Produkte einbauen“.

Gemeinsam mit der E-Rechnung an den Bund wird auch das Unternehmensserviceportal www.usp.gv.at weiterentwickelt. Das Unternehmensserviceportal erleichtert den Unternehmen Amtswege und wird auch für E-Rechnungen an den Bund genutzt. Die Registrierung am USP sorgt für die Identifizierung der Rechnungssteller und macht eine Rechnungseinlieferung möglich. „Mit der E-Rechnung an den Bund kommt Österreich eine Vorreiterrolle in Sachen elektronische Verwaltung zu“, so Höllinger, und weiter: „Der verpflichtende Einsatz der E-Rechnung könne auch dazu führen, dass das Service E-Rechnung nicht nur beim Business-2-Government eine neue Dimension bekommt. Wer sich einmal damit beschäftigt hat, kann und wird die E-Rechnung auch bei anderen Partnern zum Einsatz bringen“. (cb)