Eine einheitliche ECM-Plattform unterstützt bei TGW Logistics Group standortübergreifende Logistikprojekte. Die SER-Lösung bietet unter anderem die Integration von technischen Zeichnungen in Doxis4. [...]
Mit rund 2.500 Mitarbeitern weltweit realisiert die TGW Logistics Group mit Hauptsitz in Wels, Oberösterreich, maßgeschneiderte Intralogistik-Lösungen für führende Unternehmen, wie beispielsweise Adidas, Zalando, Esprit, Jack Wolfskin, Mango, Coop, Kaufland, Banner Batterien, Conrad, Thomann, Amazon oder Kärcher. Im Wirtschaftsjahr 2014/2015 generierte die TGW Logistics Group einen Umsatz von 475 Mio. Euro. Dies entspricht einem Wachstum von über 28 Prozent innerhalb eines Jahres. Mit hochentwickelten Fertigungsanlagen in Österreich, den USA und China produziert das 1969 gegründete Unternehmen von einzelnen Komponenten bis hin zu kompletten Förder-, Lager- und Kommissionierlösungen alles selbst. Darüber hinaus sorgen rund 350 Software und 220 Steuerungsexperten dafür, dass sich die Mechanik beim Kunden reibungslos bewegt.
WARENVERTEILUNG TRIFFT AUF INFORMATIONSTRANSFER
Die TGW Logistics Group ist stolz darauf, als Generalunternehmer Intralogistik-Komplettlösungen von kleinen Fördertechnik-Anwendungen bis zu komplexen Logistikzentren für die unterschiedlichsten Branchen aus einer Hand anbieten zu können. „Für unsere Komplettlösungen fertigen wir zudem unsere eigenen Komponenten und Produkte, entwickeln unsere eigene Software und kreieren somit individuelle Systeme für die Anforderungen unserer Kunden. Eine TGW-Lösung besteht von Grund auf aus reinstem TGW-Knowhow“, so Georg Kirchmayr, Präsident der TGW Logistics Group, die unter dem Motto „TGW – Wir leben Logistik“ eine globale Erfolgsgeschichte schreibt. Zu den zentralen Säulen des Erfolgs gehört, das Knowhow innerhalb des TGW-Konzerns rasch und sicher zu teilen. Denn bei Planung und Realisierung einer Anlage sind in der Regel eine Vielzahl an Mitarbeitern und Abteilungen involviert. Das beginnt beim örtlichen Sales Manager, der sehr nah an den lokalen Gegebenheiten und Kundenbedürfnissen agiert, egal ob in Europa, Asien oder Amerika. In der Niederlassung und in der Zentrale in Wels findet das sogenannte Applications Engineering statt, wo die Anlage projektiert und entwickelt wird. Zudem finden viele Prozesse Unit-übergreifend statt, wie beispielsweise in der Software-Entwicklung. Hier arbeiten die Niederlassungen in Wels mit den Kollegen in den USA, Spanien und England zusammen.
Last but not least kommen die Kunden in den Genuss von maßgeschneiderten Lösungen, die auf bereits international etablierten und erprobten Systemen basieren – Stichwort Best Practices –, was bedeutet, dass Projektteams auf die Informationen aus den unterschiedlichsten Ländern angewiesen sind. Unterm Strich: Der konstante und gesicherte Knowhow-Transfer, der über Abteilungs- und oft auch über Kontinentgrenzen hinweg notwendig ist, ist für den Geschäftserfolg der TGW Logistics Group sowie für deren Kunden essentiell.
Vor Einführung der unternehmensweiten ECM-Lösung Doxis4 von SER war die Zusammenarbeit der einzelnen Standorte und Units mit zahlreichen Herausforderungen verbunden. Die Abwicklung von Anlagenprojekten durch die weltweit verstreuten Mitarbeiter erfolgte traditionell in Outlook-Ordner und in den lokalen Filesystemen mit der für die Explorerwelt typischen individuellen Struktur und redundanter Datenhaltung. Man musste über viele Systeme hinweg nach Projekt- oder Produktdaten suchen, die weder einheitlich strukturiert noch standardisiert beschlagwortet waren. „Früher dauerte es durchaus einige Zeit, um eine bestimmte Information zu bekommen“, schildert Johannes Gebetsberger, Application Services Project Manager bei der TGW Logistics Group, die Situation in der Vergangenheit. „Man war von der Unterstützung seiner Kollegen abhängig, die manchmal bei der Suche helfen mussten und die benötigten Dokumente zuschickten.“ Die unterschiedlichen Zeitzonen erschwerten die Sache zusätzlich, vor allem wenn Mitarbeiter auf einer Baustelle im Ausland unterwegs waren und auf rasche Informationsübermittlung angewiesen waren.
Die größte Herausforderung bestand in der Vergangenheit laut Gebetsberger darin, dass sich die Mitarbeiter nie wirklich sicher sein konnten, im Besitz der letztgültigen Version eines Dokuments zu sein: „Wenn man sieht, wie schnell heute Anlagen-Layouts entwickelt werden, konnte es passieren, dass ein Team an einer nicht mehr aktuellen Zeichnung arbeitete“, so Gebetsberger im Gespräch mit der COMPUTERWELT. Die Situation wurde auch dadurch verschärft, dass TGW ein rasant wachsendes Unternehmen ist – die Mitarbeiterzahl hat sich in den vergangenen fünf Jahren nahezu verdoppelt und Projekte werden standortübergreifend bearbeitet. Damit wuchsen auch die Herausforderungen, den für den Geschäftserfolg unabdingbaren Informationstransfer sicherzustellen.
ALLE RELEVANTEN INFORMATIONEN AUF ZENTRALER PLATTFORM
Angesichts der rasch zunehmenden Herausforderungen entschloss sich die TGW Logistics Group, eine unternehmensweite ECM-Lösung einzuführen. Unter der Leitung von Johannes Gebetsberger, der den DMS -Bereich verantwortet, sowie Roland Gruijthuijsen, Application Services Project Manager, der für den CAD-Bereich zuständig ist, wurde ein Projektteam mit Mitarbeitern aus den unterschiedlichsten Unternehmenseinheiten zusammengestellt. In einem strukturierten Auswahlverfahren wurden aus sechs DMS-Anbietern zwei Unternehmen in die engere Wahl genommen. Im finalen Schritt, bei dem jeder Anbieter vorgegebene Use Cases praktisch darstellen musste, ging Doxis4 als die beste Lösung für TGW hervor.
„Neben der Qualität der Lösung sprach für SER, dass man dort die Anforderungen seitens TGW genau verstehen wollte. Sie haben uns vom ersten Tag an bis heute mit großer Sachkenntnis und Flexibilität bei der Umsetzung unserer ECM-Projekte begleitet.“ Die SER-Projektmitarbeiter reagierten schnell auf spezielle Anforderungen und ließen innovative Ideen in das Standardprodukt einfließen. „Wir wollten von Anfang an eine Funktion, die es dem Anwender erlaubt, Deskriptoren über mehrere Dokumente hinweg zu verändern. SER hat diese Idee weiterentwickelt und als Standardfunktion implementiert. So nahe an der Entwicklung sein zu können, war einwesentlicher Aspekt, der für die Entscheidung zugunsten von SER sprach“, so Gebetsberger. Der TGW-Projektleiter streicht zudem die örtliche Nähe hervor: „In der heißen Phase haben wir wöchentliche Projektmeetings entweder in der SER-Geschäftsstelle in Pasching bei Linz oder in der TGW-Zentrale in Wels abgehalten.“ Der Aufwand hat sich gelohnt: Mit Doxis4 verfügt die TGW Logistics Group heute über eine zukunftssichere Lösung, die alle Anforderungen an Logistik-Spezialisten ausgezeichnet erfüllt. Einen zentralen Baustein des erfolgreich eingeführten ECM-Systems stellt die Projektakte dar. Auf einer zentralen Plattform stehen nun Projektmitarbeitern alle relevanten Projekt-Dokumente weltweit zur Verfügung, beginnend bei Verkaufs- und Realisierungsdokumenten wie CAD-Zeichnungen, technische Auslegungen bis hin zum Schriftverkehr – alles vereint in einer elektronischen Akte. „Wir haben die Struktur der Projektakte so aufgebaut, dass der komplette Projektverlauf von der Angebotsphase bis zum Lifetime-Service in einer einzigen Akte abgebildet ist. Damit habe ich immer den Überblick über alle Informationen zu einem Projekt und jeder Mitarbeiter bekommt genau jene Informationen, die er braucht“, zeigt sich Gebetsberger mit der SER-Lösung zufrieden. Physisch liegen die Daten in der Zentrale in Wels, je nach Anforderung werden diese an die beim Projekt involvierten Standorte automatisiert repliziert. Mit diesem zentral-dezentralen Ansatz können die Zugriffszeiten auf die benötigten Daten minimiert werden.
Dank des Berechtigungssystems in Doxis4 können Zugriffsrechte auf Projektakten und Dokumente entsprechend gesteuert werden. Das Berechtigungssystem stellt auch sicher, dass das Knowhow in den richtigen Händen bleibt: Informationssicherheit ist für ein Unternehmen wie TGW eine Grundvoraussetzung für den nachhaltigen Geschäftserfolg.
IN REKORDZEIT VOM PROTOTYPEN ZUM PRODUKTIVEN SYSTEM
Das Einführungsprojekt der Doxis4 iECM-Suite begann im September 2011 mit der Aufgabenstellung, eine Projektakte zu konzipieren und weltweit auszurollen. Um eine optimale Lösung für die TGW Logistics Group zu entwickeln, wurden Workshops durchgeführt. Dazu hat Projektleiter Johannes Gebetsberger Mitarbeiter aus verschiedenen TGW-Standorten und unterschiedlichen Abteilungen wie Verkauf, Realisierung und Lifetime Services in die Zentrale nach Österreich eingeladen, um gemeinsam die Aktenstruktur zu definieren. „Um eine für die TGW-Gruppe praktikable Lösung zu finden, haben wir die prozessspezifischen Anforderungen an die Aktenstruktur in Kleingruppen erarbeitet“, beschreibt Gebetsberger die ersten Schritte.
In enger Zusammenarbeit zwischen TGW und SER Österreich wurde innerhalb weniger Monate eine fertige Lösung geschaffen. Da SER keine Individualsoftware entwickelt, sondern Standard-Software durch Customizing an kundenspezifische Anforderungen anpasst, wurde mit Agile Customizing ein hierfür geeignetes Modell gewählt, d.h. dass innerhalb von einer, maximal zwei Iterationen die Lösung zur Verfügung steht – im Fall von TGW wurde so in kurzer Zeit das Customizing abgeschlossen und Doxis4 nach einer ausgiebigen Testphase mit 1. Juli 2012 ausgerollt.
Neben der Projektakte führte TGW die Produktakte ein: „Als zweiten Meilenstein haben wir uns die Aufgabe gestellt, Produktinformationen weltweit zu teilen. Auch hier hatten wir in der Vergangenheit die unterschiedlichsten Versionsstände. Die Produktentwicklung schreitet sehr schnell voran, es kommen neue Lösungen auf den Markt, aber auch bestehende Produkte werden permanent weiterentwickelt. Informationen wie technische Daten oder Kundendienstinformationen in allen Niederlassung up-to-date zu halten, war in der Vorzeit mit sehr viel Aufwand verbunden“, beschreibt Gebetsberger die schwierige Situation vor Einführung von Doxis4. Heute profitiert das Logistik-Unternehmen auch in diesem Bereich von den Vorzügen der innovativen ECM-Lösung.
Ein weiteres wichtiges Modul der weltweit ausgerollten TGW-Lösung bildet die Kundenakte, in der die Zusammenarbeit mit dem Kunden abseits von Projekten abgebildet ist, wo immer wieder Abstimmungen mit dem Kunden erfolgen und Verbesserungen vereinbart werden. Die weiteren Bausteine der umfassenden ECM-Lösung sind begleitende interne Akten, wie unter anderen die Abteilungsakte, die Akte für interne organisatorische Projekte oder die Artikelakte, in der alle Unterlagen zu einem Artikel wie Zeichnungen, Spezifikationen, Kalkulationen und Fotos zusammengeführt und mit dem ERP-System gekoppelt sind. Ein Modul, das vor kurzem eingeführt wurde, ist das QM (Qualitätsmanagement)-Handbuch. „Wir haben eine Vielzahl an individuellen Anweisungen und Richtlinien in den einzelnen Niederlassungen . Daher galt es, die Altsysteme abzulösen und die Daten im zentralen Dokumenten-Management-System zu hinterlegen. Heute gibt es pro Niederlassung ein QM-Handbuch, das zentral verfügbar und immer auf dem neuesten Stand ist“, so Gebetsberger.
Mit dem QM-Handbuch wurde auch die Automatisierung und Standardisierung von Workflows in Angriff genommen, wo etwa die Freigabe- und Ablaufprozesse für QM-Dokumente unterstützt werden. Das hybride Doxis4 BPM ermöglichtmit seiner Technologie sowohl normatives als auch adaptives Prozessmanagement und somit optimale Voraussetzungen, Prozesse von TGW genau so stark wie nötig und so frei wie möglich zu designen und die Mitarbeiter dadurch spürbar zu entlasten. Auch hier zeigt sich: Doxis4 von SER hilft den Mitarbeitern der TGW Logistics Group, ihre Arbeitszeit und Energie ganz dem Geschäftserfolg zu widmen, indem der organisatorische Aufwand auf ein Minimum reduziert wird.
TECHNISCHE ZEICHNUNGEN STETS AUF DEM AKTUELLEN STAND
Wichtiger Bestandteil der Doxis4 iECM-Lösung bei der TGW Logistics Group ist der integrierte CAD Manager für technische Konstruktionszeichnungen und Anlagenlayouts. Er sorgt dafür, dass nicht nur die üblichen Dateiformate wie Office, PDF, Web und E-Mails unterstützt, sondern auch CAD-Formate verarbeitet und über den integrierten Viewer angezeigt werden können. Doxis4 agiert somit auch als PDM (Produktdatenmanagement)-System für 2D-Zeichnungen. Dazu Roland Gruijthuijsen, der für den CAD-Bereich bei TGW zuständig ist: „Früher waren CAD-Daten nur lokal verfügbar. Heute kann jeder Mitarbeiter mit der entsprechenden Berechtigung von jeder Niederlassung weltweit darauf zugreifen, ohne dass die Dateien verschickt und damit vervielfältigt werden. Das spart Speicherplatz und gewährleistet die Versionssicherheit.“
Ein weiterer Vorteil sei, dass der User dank des eingeführten CAD Managers Informationen direkt in Doxis4 ablegen beziehungsweise suchen kann und nicht zwischen den Systemen wechseln muss. Gruijthuijsen streicht zudem die von SER geschaffene Gelegenheit hervor, dass der CAD Manager im Zuge der Einführung optimal an die Anforderungen von TGW angepasst wurde. Schließlich wurden rund 500.000 Zeichnungen aus der zuvor verwendeten und in die Jahre gekommenen Datenbank sowie an die 200.000 Zeichnungen aus dem Filesystem in Doxis4 übernommen. (wf)
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