Trend zu Backup-as-a-Service

Von zu wenigen Ressourcen, mangelhaften Lösungen bis zu fehlenden Backups bei Cloud-Diensten: Unternehmen müssen mit zahlreichen Herausforderungen kämpfen, um ihr »Datengedächtnis« zu schützen. Eine klare Backup- und Recovery-Strategie zusammen mit einer zuverlässigen Backup-Lösung vermeidet Ärger, lange Betriebsausfälle und hohe Umsatzverluste. [...]

Unternehmen müssen erst einmal die Vorgaben, die der Gesetzgeber für den Umgang mit Daten stellt, erfüllen. Gleich mehrere nationale und internationale Richtlinien und Gesetze regeln nämlich von der Verarbeitung von Daten bis hin zu deren Archivierung nahezu alles. Mit GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und EU-DSGVO seien hier nur die wichtigsten erwähnt. Zu diesen gesetzlichen Vorgaben kommen noch die internen Compliance-Richtlinien von Organisationen hinzu.

Geschäftskontinuität

Laut einer Studie von Dell managt ein einzelnes Unternehmen (mit über 250 Mitarbeitenden) im Durchschnitt schon 2019 gigantische 13,53 Petabytes an Daten. Mit diesen Datenmengen wächst auch die Zahl disruptiver Ereignisse: 82 Prozent der Unternehmen berichten von einem Ausfall in den vorangegangenen 12 Monaten. Die geschätzten Kosten dieser Ausfälle beliefen sich auf über eine Million Dollar im Jahr 2019. Die Pandemie brachte zusätzliche neue Herausforderungen für Gewährleistung der Datensicherheit durch den dramatisch angestiegenen Fernzugriff auf Unternehmensressourcen und eine Vielzahl verteilter Endpunkte aufgrund von Remote Work. Für Cyberkriminelle schuf Corona eine nochmal immens vergrößerte Angriffsfläche in Unternehmen.

Fehlende Backups von Cloud-Diensten

Leider hat sich eine Fehlannahme weit verbreitet, nämlich die, dass die Microsoft 365 Suite, die unter anderem die beliebten Kollaborationslösungen Outlook und Teams beinhaltet, von Haus aus gesichert sei. Wenngleich Public- Cloud-Anbieter grundsätzlich »Disaster Recovery«, also die Systemwiederherstellung nach Totalausfällen bieten, bedeutet das nicht, dass sie automatisch Backups genutzter Dienste erstellen. Die Wiederherstellungszusage bezieht sich lediglich auf den Ausfall der eigenen Rechenzentren im Falle eines Hardware-Versagens oder höherer Gewalt. Auf die konkreten Recovery-Anforderungen einzelner Unternehmensnutzer bieten sie per Standard keine Antwort. Die Anbieter operieren meist auf der Grundlage der geteilten Verantwortung, was meint, dass sie die grundsätzliche Ausfallsicherheit ihrer Dienste garantieren, während der Nutzer selbst für das individuelle Backup seiner Dateien und Applikationen Sorge trägt. Diese Erkenntnis erfolgt meist erst, wenn es bereits zu spät ist, also Daten versehentlich gelöscht oder korrumpiert wurden.

Mangelhafte Lösungen

Wie in jedem anderen Segment auch, sehen sich Unternehmen mit einer Unzahl an Anbietern und Lösungen konfrontiert, die alle mehr oder weniger vorgeben, einen ähnlichen Leistungsumfang zu bieten. Nicht selten lassen sich Unternehmen von Buzzwords oder Versprechungen einer Hochglanz-Roadmap blenden, deren Funktionalitäten dann doch nie umgesetzt werden. Somit stehen sie häufig mit einer Backup – und Recovery-Lösung da, die viele ihrer Anforderungen nicht erfüllt und Lücken in ihrer Datensicherung offenlässt. Kommt es einmal zum Anwendungsfall, können Backups allzu oft gar nicht wiederhergestellt werden, weil sie nicht funktionieren, was routinemäßige Tests der Backups hätten verhindern können. Die Nutzung der über hybride Cloud-Umgebungen verteilten Dienste und Speicher führen nicht selten dazu, dass Unternehmen gleich mehrere Backup-Lösungen im Einsatz haben. So keimte ein Flickenteppich von Backups mit neuen Datensilos. Die bereits zitierte Dell-Studie fand außerdem heraus, dass Unternehmen mit einer oder mehreren Datensicherungslösungen wesentlich höher gefährdet waren und auch höhere Kosten aufgrund des Datenverlusts schultern mussten.

Fehlende Ressourcen

Wurden die regelmäßige Wartung und Aktualisierung des Systems lange genug vernachlässigt, kommt ein Ernstfall dem entsprechenden Unternehmen wesentlich teurer zu stehen als der Impact des Updatevertrags auf die OPEX. Mit dem Datenwachstum und der zunehmenden Abhängigkeit der Unternehmen von ihrer IT steigt auch die Verantwortung und Anforderung an die IT-Abteilungen. Dies spiegelt sich leider zumeist nicht in den Budgets oder der Personaldecke wider. Es fehlt an Knowhow und Fachleuten, wie etwa Backup-Experten, aber auch an klaren Vorgaben aus den Führungsetagen. Die Thematiken Datensicherheit, Datensicherung und Betriebssicherheit werden vermischt und die strategische Ausrichtung der IT seitens der Unternehmensführung anhand von Buzzwords setzt falsche Prioritäten.
Hier drei Ratschläge für einen Ausweg aus dem Backup- und Recovery-

Albtraum: Überlegen Sie sich, was und wie sie es sichern müssen
Um sowohl eine geeignete Backup- und Recovery-Strategie zu entwickeln als auch die passende Lösung auszuwählen, lautet die simple Empfehlung: Erstellen Sie einen klaren Anforderungskatalog. Mag dieser Rat für jede Art von IT-Ausschreibung gelten, nehmen sich im hektischen Tagesgeschäft immer noch viel zu wenige Unternehmen Zeit dafür. Gerade bei KMU wäre das ein großer Fehler! Denn eine vorschnell eingeführte Lösung, die sich nach kurzer Zeit als ungenügend herausstellt, strapaziert ohnehin schmale Budgets unnötig. Falls Ihr Unternehmen dies noch nicht auf eine strukturierte Art und Weise getan haben sollte, geht es zunächst um die umfängliche Bestandsaufnahme: Wo werden überhaupt Daten erzeugt und gespeichert? Moderne Lösungen unterstützen dabei durch KI-basierte Erfassung und Kategorisierung der Daten und den typischen Lese-, Zugriffs- und Speichermustern im Unternehmensnetzwerk. Hier stellt sich vor allem die Frage, welche Workloads relevant sind und wie kritisch die zu speichernden Daten sind.

Backup-as-a-Service entlastet

Backup-as-a-Service (BaaS) ist ein junger und vielversprechender Trend, der Backup- und Recovery als Managed Service bereitstellt. BaaS erlaubt es Unternehmen, bedarfsgerecht skalierbare Backup-Kapazitäten vorzuhalten und die Kosten dafür vorausschauend zu planen. Automatisierte Backup-Tests garantieren die Integrität und Konsistenz der Backups. Auch wenn der Trend zur Cloud ungebrochen ist, erkennen die Hersteller an, dass wir auf unabsehbare Zeit in einer hybriden IT-Welt arbeiten. Deshalb bieten sie die wahlweise Speicherung in der Cloud, On Prem, entsprechend des Workloads und sichern On Prem Daten auf Wunsch zusätzlich in der Cloud. SLAs lassen sich mit Cloud-basierten BaaS-Diensten viel wahrscheinlicher einhalten, dank der quasi unbegrenzten Kapazität der dahinterstehenden Rechenzentren. Ausfallzeiten lassen sich drastisch minimieren und einen Großteil der Backup- und Recovery-Strategie auslagern, indem die Einhaltung rechtlicher Vorgaben durch integrierte Features vereinfacht wird. Nicht zuletzt wird die interne IT gleich in mehrfacher Hinsicht entlastet. Bereitstellung, Verwaltung und Wartung erfordern keine physische Anwesenheit in einem Rechenzentrum mehr, wodurch Remote-Work-Szenarien auch für IT-Mitarbeitende erleichtert werden.

Setzen Sie (ausnahmsweise) auf einen einzigen Anbieter
Wie weiter oben geschildert, sind Unternehmen, die zwei oder mehr Backup- und Recovery-Anbieter im Einsatz haben, stärker bedroht. Dies liegt nicht zuletzt an der fehlenden Kommunikation der Lösungen untereinander. Auf der Grundlage des Anforderungskataloges sollte die Wahl auf den Anbieter fallen, der alle Punkte bereits jetzt erfüllen kann und bestenfalls noch Raum für Entwicklung bietet. Auch wenn das Risiko eines Vendor-Lock-Ins hierbei steigt, überwiegen die Vorteile einer einheitlichen Lösung.

Zwar ist die Datensicherung nur ein Teil des vielfältigen Themenkomplexes Daten, jedoch bildet sie das Fundament für jegliche Nutzung von Daten. Die Datenspeicher eines Unternehmens sind so etwas wie das Gedächtnis eines Unternehmens und genau wie bei einem Gedächtnisverlust verlieren Unternehmen mit ihren Daten auch die Fähigkeit, sich zu orientieren. Statt lästiger Nebengedanke sollte mit der steigenden Relevanz von Daten auch die Frage ihrer Sicherung zentraler Fokus werden.

*Die Autoren Marcel Teupe und Oliver Kolb sind Consultants bei der ADN Group. Den Gastbeitrag in voller Länge lesen Sie unter www.itwelt.at.